प्रशासनिक ऑडिट: पृष्ठभूमि, विशेषताओं और उदाहरण - दुदास

प्रशासनिक लेखा परीक्षा दक्षता और प्रशासनिक प्रक्रियाओं की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया गया है। इसमें विभिन्न प्रशासनिक विभागों की नीतियों, रणनीतियों और कार्यों का मूल्यांकन, सामान्य रूप से प्रशासनिक प्रणाली का नियंत्रण आदि शामिल हैं।

यह एक संगठन की पुस्तकों, खातों, कानूनी रिकॉर्ड, दस्तावेजों और प्राप्तियों की एक व्यवस्थित और स्वतंत्र परीक्षा है। यह इस बात को निर्धारित करता है कि वित्तीय विवरण और गैर-वित्तीय खुलासे प्रबंधन का सही और निष्पक्ष दृष्टिकोण प्रस्तुत करते हैं। यह यह सुनिश्चित करने की भी कोशिश करता है कि कानून द्वारा अपेक्षित खातों की पुस्तकों को ठीक से बनाए रखा जाए।

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ऑडिटर उनकी परीक्षा के लिए प्रस्तुत किए गए प्रस्तावों को देखता है और उन्हें स्वीकार करता है, सबूत प्राप्त करता है, उसी का मूल्यांकन करता है और उनकी तर्कशीलता के आधार पर एक राय तैयार करता है, जिसे एक ऑडिट रिपोर्ट के माध्यम से सूचित किया जाता है।

प्रशासनिक ऑडिट एक तृतीय पक्ष आश्वासन देता है कि प्रबंधन सामग्री त्रुटि से मुक्त है। यह शब्द अक्सर कानूनी इकाई से संबंधित वित्तीय जानकारी के ऑडिट के लिए लागू किया जाता है।

ऑडिट का नतीजा

ऑडिट के परिणामस्वरूप, हितधारक प्रभावी रूप से जोखिम प्रबंधन, नियंत्रण और प्रबंधन पर प्रबंधन प्रक्रिया की प्रभावशीलता का मूल्यांकन और सुधार कर सकते हैं।

परंपरागत रूप से, ऑडिट मुख्य रूप से वित्तीय प्रणालियों और किसी कंपनी या व्यवसाय के वित्तीय रिकॉर्ड की जानकारी प्राप्त करने से जुड़े थे।

सूचना की वैधता और विश्वसनीयता निर्धारित करने के लिए प्रशासनिक ऑडिट किए जाते हैं। एक प्रशासनिक प्रणाली के आंतरिक नियंत्रण का आकलन प्रदान करने के लिए भी।

इसके परिणामस्वरूप, एक तीसरा पक्ष संगठन के बारे में एक राय व्यक्त कर सकता है। जारी की गई राय ऑडिट के साथ प्राप्त साक्ष्यों पर निर्भर करेगी।

मौजूदा प्रतिबंधों के कारण, एक ऑडिट केवल उचित आश्वासन देता है कि कथन सामग्री के गलत विवरण से मुक्त हैं। इसलिए, सांख्यिकीय नमूना अक्सर उनमें अपनाया जाता है।

पृष्ठभूमि

लेखांकन के इतिहासकारों ने सामान्य ऑडिटिंग प्रथाओं के बाइबिल संदर्भों का उल्लेख किया है। इन प्रथाओं के बीच संपत्ति की दोहरी हिरासत और कर्तव्यों का अलगाव है।

उदाहरण के लिए, बुक ऑफ एक्सोडस (38:21) में पहला ऑडिटर दिखाया गया है। यह तब होता है जब मूसा ने अपनी यात्रा पर उपयोग की जाने वाली तबर्रुक के निर्माण के योगदान के ऑडिट के लिए ईतामार को काम पर रखा था, जो 40 वर्षों तक चली थी।

दूसरी ओर, इस बात के सबूत हैं कि चीन में सरकारी लेखा प्रणाली, झाओ राजवंश (1122-256 ईसा पूर्व) के दौरान, आधिकारिक विभागों के ऑडिट शामिल थे।

5 वीं और 4 वीं शताब्दी ईसा पूर्व में, रोमन और यूनानी दोनों ने अपनी रिपोर्ट की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए नियंत्रण प्रणाली तैयार की। प्राचीन मिस्र और बेबीलोनियों ने ऑडिटिंग सिस्टम की स्थापना की, जिसमें गोदामों में और बाहर जाने वाली हर चीज़ की दोहरी जाँच की गई।

अंग्रेजी बोलने वाले देशों में, इंग्लैंड और स्कॉटलैंड के राजस्व रजिस्टरों (1130) ने ऑडिट के लिए पहला लिखित संदर्भ प्रदान किया है।

1789 में, संयुक्त राज्य अमेरिका की सरकार ने ट्रेजरी विभाग बनाया। इसमें एक नियंत्रक और एक ऑडिटर शामिल था, जिसके साथ ओलिवर वोल्कोट द्वितीय उसका पहला ऑडिटर था।

19 वीं और 20 वीं शताब्दी

1841 से 1850 तक, विस्तार करने वाले रेलवे के अधिकारियों ने लेखाकारों को प्रशासन के स्वतंत्र लेखा परीक्षक के रूप में नियुक्त किया।

यह 1800 के दशक के उत्तरार्ध तक नहीं था, निगमों के नवाचार (जिनके प्रबंधक आवश्यक रूप से कंपनी के मालिक नहीं थे) और रेलवे की वृद्धि के साथ, यह ऑडिटिंग आधुनिक व्यवसाय का एक आवश्यक हिस्सा बन गया।

इस बढ़ती ज़रूरत को पूरा करने के लिए ऑडिटिंग प्रोफेशन विकसित हुआ और 1892 में लॉरेंस आर। डिक्सी ने ऑडिटर्स के लिए प्रैक्टिकल मैनुअल, ऑडिटिंग की पहली पाठ्यपुस्तक प्रकाशित की।

1933 में ऑस्कर के लिए मतदान की देखरेख के लिए अकादमी ऑफ़ मोशन पिक्चर आर्ट्स ने प्राइस वॉटरहाउस को चुना। यह व्यापक विश्वास के जवाब में किया गया था कि पुरस्कार मिलावटी थे।

1938 में, एक कंपनी ने अपने गोदामों में प्राप्य और गैर-मौजूद इन्वेंट्री में काल्पनिक खातों को पोस्ट किया। इसने सूची के भौतिक अवलोकन और प्राप्य खातों की प्रत्यक्ष पुष्टि के लिए एक ऑडिटिंग मानक की आवश्यकता उत्पन्न की।

1941 में, प्रतिभूति और विनिमय आयोग ने कहा कि ऑडिटर की रिपोर्ट से पता चलता है कि परीक्षा आम तौर पर स्वीकृत लेखांकन मानकों के अनुसार आयोजित की गई थी।

विशेषताएँ

प्रबंधन ऑडिट में कई विशेषताएं या मानक हैं, जिनका उन्हें पालन करना होगा। आमतौर पर इन विशेषताओं को उन कार्यों के संदर्भ में वर्णित किया जाता है जो ऑडिटर को ऑडिट का संचालन करते समय लेना चाहिए।

इन बुनियादी मानकों का पालन करके, ऑडिटर यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि वे जो ऑडिट करते हैं, वे विश्वसनीय हैं और क्लाइंट की जरूरतों को पूरा करते हैं।

प्रशिक्षण

प्रबंधन ऑडिट के लिए एक बुनियादी विशेषता यह है कि ऑडिटर को ऑडिट को सही ढंग से करने के लिए प्रशिक्षित किया जाना चाहिए।

सभी लेखापरीक्षा उन व्यक्तियों द्वारा की जानी चाहिए जिनके पास पर्याप्त तकनीकी प्रशिक्षण है। इसमें औपचारिक शिक्षा, क्षेत्र का अनुभव और निरंतर व्यावसायिक प्रशिक्षण शामिल है।

आपको लेखांकन के सिद्धांतों के साथ-साथ व्यवसाय प्रबंधन और प्रशासन से परिचित होना चाहिए।

ज्यादातर मामलों में, एक व्यवसाय या लेखा डिग्री, प्रमाणित सार्वजनिक लेखाकार संस्थान जैसे संगठनों से प्रमाणीकरण के साथ, लेखा परीक्षक की क्षमताओं का एक अच्छा परीक्षण प्रदान करता है।

आजादी

लेखा परीक्षकों को स्वतंत्र रूप से प्रबंधन ऑडिट करना चाहिए। इसका मतलब है कि उन्हें पूरी प्रक्रिया के दौरान उद्देश्य बना रहना चाहिए।

उन्हें अपने मानसिक रवैये में स्वतंत्रता का प्रदर्शन करना चाहिए। इस सुविधा के लिए ऑडिटर्स को अपने ग्राहकों के प्रति उदासीन रुख बनाए रखने की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, इसका तात्पर्य है कि आम जनता ऑडिटरों को स्वतंत्र मानती है।

यही है, यह वास्तव में और उपस्थिति में स्वतंत्रता की मांग करता है। इसलिए, ग्राहक की गतिविधियों में पर्याप्त वित्तीय रुचि वाले किसी भी ऑडिटर को स्वतंत्र नहीं माना जाता है, भले ही ऑडिटर निष्पक्ष हो।

यदि ऑडिटर उद्देश्यपूर्ण नहीं है, तो ऑडिट के परिणाम उसकी प्राथमिकताओं या विश्वासों के आधार पर पूर्वाग्रहित हो सकते हैं। इसलिए, वे प्रतिनिधित्व नहीं करेंगे कि वास्तव में क्या हो रहा है या कंपनी के लिए सबसे अच्छा क्या है।

कारण पेशेवर देखभाल

लेखा परीक्षक आवश्यक जानकारी एकत्र करने के लिए अपने सभी व्यावसायिक और लेखा ज्ञान का उपयोग करता है। इसके साथ आप यह निर्धारित करते हैं कि प्रबंधकों के लिए एक तार्किक और निष्पक्ष राय प्रदान करने के लिए कंपनी के भीतर क्या हो रहा है।

आप इस बात से भी सावधान हैं कि अनधिकृत पार्टियों को गोपनीय जानकारी न दें। इस विशेषता में कंपनी के प्रति लेखा परीक्षकों के कर्तव्य का वर्णन है जो उनकी सेवाओं का उपयोग करता है।

योजना, पर्यवेक्षण और पर्याप्तता

योजना सभी प्रशासनिक अंकेक्षण का पहला चरण है। यह ऑडिट की एक महत्वपूर्ण विशेषता है, क्योंकि नियोजन में विफलता ऑडिटर को कम कुशल बनाती है।

जैसा कि लेखा परीक्षक और उनके सहायक अपनी ऑडिट योजना के माध्यम से आगे बढ़ते हैं, उन्हें ऑडिट उद्देश्यों को पूरा करने और व्यक्त की गई राय का समर्थन करने के लिए पर्याप्त जानकारी एकत्र करनी चाहिए।

रिपोर्ट good

यदि कोई ऑडिट सफल होता है, तो ऑडिटर अपनी रिपोर्ट में बताएगा कि क्या प्राप्त जानकारी वर्तमान लेखा मानकों का पालन करती है।

यह किसी भी परिस्थिति का विस्तार करेगा जिसने कंपनी को उन मानकों से विचलित करने का नेतृत्व किया, यदि कोई विचलन मौजूद है।

ऑडिटर संचार करता है कि प्राप्त जानकारी सटीक है, ऑडिट के परिणामों पर औपचारिक राय व्यक्त करते हुए। अन्यथा, यह दर्शाता है कि आप किसी निष्कर्ष पर क्यों नहीं आ सकते हैं।

के लिए एक प्रशासनिक लेखा परीक्षा क्या है?

एक प्रबंधन ऑडिट का उद्देश्य एक स्वतंत्र तीसरे पक्ष के लिए एक इकाई के वित्तीय विवरणों की जांच करना है।

प्रबंधन ऑडिट कंपनी के वित्तीय व्यवहार से संबंधित प्रशासनिक लेनदेन, वित्तीय रिपोर्ट, नीतियों और प्रक्रियाओं और प्रशासनिक कार्यों का एक उद्देश्य तृतीय-पक्ष मूल्यांकन प्रदान करता है।

यह परीक्षा एक ऑडिट राय तैयार करती है कि क्या यह जानकारी निष्पक्ष और लागू वित्तीय रिपोर्टिंग ढांचे के अनुसार प्रस्तुत की गई है।

यह राय अपने उपयोगकर्ताओं, जैसे उधारदाताओं, लेनदारों और निवेशकों के लिए वित्तीय विवरणों की विश्वसनीयता को बहुत बढ़ा देती है।

प्रशासनिक ऑडिट से वित्तीय जानकारी की विश्वसनीयता बढ़ती है। नतीजतन, वे पूंजी बाजारों की दक्षता में सुधार करते हैं।

इस दृष्टिकोण के आधार पर, वित्तीय विवरणों के उपयोगकर्ता किसी व्यवसाय को ऋण और वित्तपोषण प्रदान करने की अधिक संभावना रखते हैं। इससे संभवतः इकाई के लिए पूंजी की लागत में कमी आएगी।

यद्यपि यह धोखाधड़ी की अनुपस्थिति या उपस्थिति की जांच या सत्यापन करने के लिए डिज़ाइन नहीं किया जा सकता है, लेकिन यह उन नीतियों और प्रक्रियाओं को अलग करने की कोशिश करता है जो किसी संगठन को संभावित धोखाधड़ी गतिविधि को उजागर करते हैं।

अचूक नहीं

किसी कंपनी के एकाउंटेंट मुख्य रूप से वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए जिम्मेदार होते हैं। इसके विपरीत, लेखा परीक्षक का उद्देश्य प्रबंधन के बयानों पर एक राय व्यक्त करना है जो वित्तीय विवरणों में हैं।

पेशेवर ऑडिटिंग मानकों के अनुसार व्यवस्थित रूप से प्रमाण प्राप्त करने और मूल्यांकन करने से ऑडिटर एक उद्देश्य राय पर पहुंचता है।

हालांकि, कोई ऑडिटिंग तकनीक मूर्खतापूर्ण नहीं हो सकती है, और ऑडिटर उचित तकनीकों को लागू करने पर भी त्रुटियों का अस्तित्व हो सकता है। ऑडिटर की राय, आखिरकार, डेटा नमूनों पर आधारित है।

एक प्रबंधन टीम जो संगठित धोखाधड़ी में भाग लेती है, दस्तावेजों को छुपाती है और गलत बताती है, ऑडिटरों और अन्य उपयोगकर्ताओं को धोखा दे सकती है, किसी का ध्यान नहीं जा सकता है।

सबसे अनुकूल परिस्थितियों में भी, कोई भी ऑडिटर जो सबसे अच्छी पेशकश कर सकता है, वह है वित्तीय रिपोर्ट की सटीकता का एक उचित आश्वासन।

सामान्य तौर पर, स्टॉक एक्सचेंज में सूचीबद्ध सभी कंपनियां प्रत्येक वर्ष एक प्रशासनिक ऑडिट के अधीन होती हैं। अन्य संगठनों को उनकी संरचना और स्वामित्व के आधार पर ऑडिट की आवश्यकता या अनुरोध कर सकते हैं।

लक्ष्य

प्रबंधन ऑडिट का उद्देश्य लेखा परीक्षक के लिए वित्तीय विवरणों की सच्चाई और निष्पक्षता पर एक राय व्यक्त करना है।

यह इस बात पर एक राय बनाने के लिए है कि क्या वित्तीय रिपोर्ट में प्रस्तुत जानकारी, एक पूरे के रूप में ली गई है, उदाहरण के लिए, एक निश्चित तिथि पर संगठन की वित्तीय स्थिति को दर्शाती है:

- क्या जानकारी है कि क्या स्वामित्व है और क्या संगठन बकाया राशि पर उल्लिखित है?

- क्या लाभ या हानि का पर्याप्त आकलन किया गया है?

वित्तीय रिपोर्टों की जांच करते समय, लेखा परीक्षकों को एक सरकारी निकाय द्वारा स्थापित ऑडिटिंग मानकों का पालन करना चाहिए। ऑडिटरों ने अपना काम पूरा करने के बाद, वे एक ऑडिट रिपोर्ट लिखते हैं। इस तरह, वे समझाते हैं कि उन्होंने क्या किया है और अपने काम से एक राय दी है।

उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य अमेरिका में, ऑडिटिंग मानकों को ऑडिटर को यह घोषित करने की आवश्यकता होती है कि क्या वित्तीय रिपोर्ट आम तौर पर स्वीकृत लेखांकन सिद्धांतों के अनुसार प्रस्तुत की जाती है।

मुख्य उद्देश्य

- मौजूदा प्रणाली को समझना, विभागों और प्रशासनिक इकाइयों की ताकत और कमजोरियों का मूल्यांकन करना। इस प्रकार, कमजोरियों को सुधारने और दूर करने के लिए तरीकों का सुझाव दिया जा सकता है।

- मौजूदा प्रशासनिक तंत्र में बाधाओं को पहचानें, इस प्रकार प्रक्रियाओं में सुधार, प्रशासनिक सुधार आदि के अवसरों को पहचानना।

- वित्तीय और अन्य संसाधनों के इष्टतम उपयोग का मूल्यांकन करें।

- मूल्यांकन और प्रत्यायन और अन्य संगठनों के लिए राष्ट्रीय परिषद के मानदंडों और रिपोर्टों को ध्यान में रखते हुए, गुणवत्ता में निरंतर सुधार के लिए तरीकों का सुझाव दें।

उदाहरण

-बारिश का मामला

गलत वित्तीय जानकारी जानबूझकर गलत बयानी का परिणाम हो सकती है, या यह अवांछित त्रुटियों का परिणाम हो सकती है।

एक वित्तीय रिपोर्टिंग विफलता के सबसे अहंकारी हाल के उदाहरणों में से एक 1995 में सिंगापुर के बैरिंग्स स्थित कार्यालय में एक 233 वर्षीय ब्रिटिश बैंक था।

धोखाधड़ी पांच साल की अवधि में बारिंग्स में पर्याप्त आंतरिक नियंत्रण की कमी के कारण हुई थी। इस समय के दौरान लेन-देन लेखांकन और निपटान के लिए जिम्मेदार क्लर्क निकोलस लेसन को बारिंग्स के सिंगापुर कार्यालय में प्रबंधक के रूप में पदोन्नत किया गया था।

अपने प्रचार के साथ, लेसन ने स्वतंत्रता की एक असामान्य डिग्री का आनंद लिया। वह प्रबंधक होने और सभी कार्यों को चलाने के लिए जिम्मेदार होने की अनूठी स्थिति में था। इसने उसे अनधिकृत संचालन में भाग लेने की अनुमति दी, जिसका पता नहीं चला।

ढहने

हालांकि लेसन बैंक को भारी रकम का नुकसान हो रहा था, लेकिन उनकी दोहरी जिम्मेदारियों ने उन्हें अपने नुकसान को छिपाने और संचालन जारी रखने की अनुमति दी।

जब जापानी शेयर बाजार के पतन के कारण बारिंग्स के लिए $ 1 बिलियन का नुकसान हुआ, तो लेसन के शेयरों को अंततः खोज लिया गया।

हालांकि, बारिंग कभी भी नुकसान से उबर नहीं पाया और 1995 में डच बीमा कंपनी आईएनजी ग्रूप एनवी द्वारा अधिग्रहित कर लिया गया। बाद में इसे 2004 में फिर से बेच दिया गया।

दिलचस्प बात यह है कि इस मामले में प्रबंधन लेखा परीक्षकों ने सिंगापुर कार्यालय के पतन के महीनों पहले जोखिम के बारे में प्रबंधन को चेतावनी दी। हालांकि, चेतावनी को वरिष्ठ अधिकारियों द्वारा नजरअंदाज कर दिया गया था, और ऑडिट रिपोर्ट को नजरअंदाज कर दिया गया था।

-एरन-आर्थर एंडरसन केस

एनर्जी ट्रेडिंग कंपनी एनरॉन कॉर्प, जिसने ऑफ-द-बुक भागीदारी में नुकसान छिपाया था और दिसंबर 2002 में दिवालियापन के लिए दायर की गई अपमानजनक मूल्य निर्धारण योजनाओं में शामिल थी।

एनरॉन सिक्योरिटीज एंड एक्सचेंज कमीशन द्वारा एक जांच का विषय बनने के तुरंत बाद, ऑडिटिंग फर्म, आर्थर एंडरसन को भी आयोग की जांच में नामित किया गया था। आर्थर एंडरसन ने आखिरकार 2002 में अपने संचालन को बंद कर दिया।

लगभग उसी अवधि में, दूरसंचार कंपनी वर्ल्डकॉम इंक ने खर्चों को छिपाने और $ 11 बिलियन से लाभ बढ़ाने के लिए भ्रामक लेखांकन तकनीकों का उपयोग किया।

संदर्भ

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