- निर्वहन के प्रमाण के लक्षण
- - कौन बनाता है?
- - सुरक्षा
- - भुगतान की विधि
- - स्रोत दस्तावेज़
- नकद नोट
- प्राप्तियां
- स्टाफ द्वारा तैयार विवरण
- ये किसके लिये है?
- डिस्चार्ज के प्रमाण का उदाहरण
- नियंत्रण क्षेत्रों
- संदर्भ
मुक्ति का सबूत एक लेखा दस्तावेज है कि है कि एक आर्थिक इकाई अर्जित विभिन्न प्रतिबद्धताओं के भुगतान रिकॉर्ड करने के लिए कार्य करता है। ये श्रम दायित्वों, आपूर्तिकर्ताओं, व्यापार लेनदेन, विभिन्न परिचालन खर्चों (स्टेशनरी, सेवाओं आदि), अग्रिमों आदि के लिए देय खाते हो सकते हैं।
इस दस्तावेज़ को प्रमाण के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है कि दो पक्षों के बीच एक मौद्रिक लेनदेन हुआ है। व्यवसाय में, रसीद का उपयोग विभिन्न उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है: कभी-कभी लेनदेन में नकद के लिए स्थानापन्न करने के लिए, रसीद के रूप में कार्य करना, या यह भी इंगित करने के लिए कि भुगतान के लिए एक चालान को मंजूरी दी गई है।
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इसका उपयोग चेक के माध्यम से एक निश्चित राशि के भुगतान का समर्थन करने के लिए किया जाता है। सामान्य तौर पर, एक कंपनी में यह डुप्लिकेट में किया जाता है, इस तरह से कि मूल को दैनिक लेखांकन वाउचर और प्रतिलिपि को लगातार फ़ाइल में दर्ज किया जा सके।
सारांश में, इस दस्तावेज़ का उपयोग चेक जारी करने के साथ भुगतान के अनुरूप संचालन को रिकॉर्ड करने में सक्षम होने के लिए किया जाता है। उन्हें चेक पॉलिसी भी कहा जाता है। बदले में, यह एक दस्तावेज है जो एक कंपनी को अपने खर्चों को बेहतर ढंग से नियंत्रित करने में मदद करता है।
निर्वहन के प्रमाण के लक्षण
- कौन बनाता है?
सामान्य तौर पर, कंपनी द्वारा डिस्चार्ज का प्रमाण तैयार किया जाता है, जो एक डुप्लिकेट बनाता है:
- मूल रसीद, जो कंपनी द्वारा रखी जाती है और जिसका उपयोग इसे लेखांकन द्वारा नियंत्रित दैनिक व्यय से संलग्न करने के लिए किया जाता है।
- लगातार फाइल के लिए कॉपी।
- सुरक्षा
ट्रैक रखने और धोखाधड़ी से बचने के लिए, यह सिफारिश की जाती है कि भुगतान के लाभार्थी द्वारा निर्वहन का प्रमाण प्राप्त किया जाए और विधिवत मुहर लगाई जाए, हालांकि यह कानूनी बाध्यता नहीं है।
अधिक नियंत्रण रखने के लिए, चेक की एक प्रति भुगतान के प्रमाण से जुड़ी होती है, क्योंकि सुरक्षा लाभार्थी को दी जाती है।
लेखांकन समर्थन को संक्षेप और क्रमबद्ध तरीके से दर्ज किया जाना चाहिए, इस तरह से कि किसी कंपनी में प्रतिदिन किए जाने वाले लेनदेन को स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जा सके।
- भुगतान की विधि
निर्वहन का प्रमाण कंपनी द्वारा सीधे किए गए सभी भुगतानों के लिए तैयार किया जाता है। सभी व्यावसायिक संगठनों में, अधिकांश भुगतान निम्नलिखित तरीकों से किए जाते हैं:
- नकद भुगतान।
- चेक द्वारा भुगतान।
- मनी ऑर्डर या मनी ऑर्डर के लिए भुगतान।
- व्यापारिक ग्राहकों की ओर से बैंक द्वारा सीधे भुगतान।
यह कंपनी की ओर से किसी तीसरे पक्ष द्वारा भी किया जा सकता है। हालांकि, इस मामले में किसी भी तरह का निर्वहन नहीं किया जाएगा। इस प्रकार के लेन-देन के लिए, एक प्रारंभिक दस्तावेज तैयार किया जाएगा।
- स्रोत दस्तावेज़
कोई वाउचर उपलब्ध कुछ स्रोत दस्तावेज़ के बिना तैयार नहीं किया जा सकता है। इन स्रोत दस्तावेजों को निर्वहन के सबूत के लिए प्रस्तुत किया जाता है।
नकद नोट
नकद नोट आधिकारिक उद्देश्यों के लिए खरीदी गई किसी भी सामग्री का प्रमाण हैं। यह एक चालान के समान एक दस्तावेज है।
प्राप्तियां
रसीद या तो सेवा प्रदाताओं या उन लोगों द्वारा वितरित की जाती है जो अपने खाते के खिलाफ व्यवसाय से भुगतान प्राप्त करते हैं।
व्यवहार में, जब कोई संगठन क्रेडिट आधार पर सामग्री या सेवाओं की खरीद करता है और बाद में वस्तुओं या सेवाओं के आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करता है, तो यह कंपनी द्वारा किए गए भुगतान के प्रमाण के रूप में एक रसीद जारी करता है।
रसीद विभिन्न प्रकार के जमा और अग्रिमों, यानी सुरक्षा जमाओं, किए गए अग्रिमों आदि का प्रमाण है।
स्टाफ द्वारा तैयार विवरण
कई प्रकार के लेन-देन हैं, जिनके खिलाफ पैसा खर्च करने वाले को रसीदें, चालान या नकद नोट नहीं मिल सकते हैं। इस प्रकार के भुगतान के लिए, व्यक्ति को व्यय का विवरण तैयार करना होगा और भुगतान करने के लिए सक्षम प्राधिकारी द्वारा अधिकृत होना चाहिए।
उदाहरण के लिए, परिवहन लागत के लिए कर्मचारी एक रसीद नहीं दे सकते। इस प्रकार, कई अन्य छोटे लेनदेन हो सकते हैं जिनके खिलाफ कोई सबूत नहीं दिखाया गया है, सिवाय कर्मचारियों द्वारा तैयार किए गए विवरण के।
ये किसके लिये है?
डिस्चार्ज का प्रमाण महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपको चेक या नकद द्वारा किए गए भुगतानों का रिकॉर्ड और नियंत्रण रखने की अनुमति देता है, इस प्रकार जिस तरह से भुगतान किया गया था, उसी जानकारी के साथ भेदभाव करता है।
दस्तावेज़ में भुगतान की गई राशि, जारी करने और वितरण की तारीख, लाभार्थी का नाम जिसे भुगतान किया गया था और जिस अवधारणा के लिए इसे बनाया गया था, उसका एक रिकॉर्ड है।
इसके अतिरिक्त, यह एक उत्कृष्ट नियंत्रण प्रणाली है जिसमें नाम उन लोगों के संबंधित हस्ताक्षरों के साथ इंगित किए जाते हैं जो भुगतान में शामिल थे। न केवल चेक और रसीद बनाने वाला व्यक्ति, बल्कि इसकी समीक्षा करने वाले जिम्मेदार व्यक्ति भी।
सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि डिस्चार्ज का प्रमाण उस व्यक्ति के नाम और हस्ताक्षर को दर्शाता है जो भुगतान को अधिकृत करता है, इस प्रकार किए गए निपटान कार्यों की कुल ट्रेसबिलिटी पैदा करता है।
दूसरी ओर, वाउचर आपको संबंधित डेटा, जैसे अकाउंटिंग अकाउंट कोड, राशि, अवधारणा आदि को रखने की अनुमति देता है, ताकि बाद में अकाउंटिंग बुक में प्रत्येक भुगतान रिकॉर्ड कर सकें।
डिस्चार्ज के प्रमाण का उदाहरण
नीचे एक विशिष्ट ईग्रेस रसीद की छवि दी गई है, जो विभिन्न स्थानों में संख्याओं को इंगित करती है कि उनमें रखी जाने वाली सामग्री:
- 1: कार्बन पेपर का उपयोग करते हुए, चेक की प्रति इस स्थान पर परिलक्षित होगी।
- 2: यदि एक निरंतर संख्या को ले जाया जा रहा है, तो रसीद की संबंधित संख्या दर्ज की जाती है।
- 3: लेखा खाते का कोड एकल चार्ट के अनुसार दर्ज किया जाता है।
- 4: भुगतान किए जाने का कारण बताया गया है।
- 5: वाउचर से संबंधित प्रत्येक भुगतान की राशि।
- 6: यह केवल तभी भरा जाता है, जब कोई स्पष्टीकरण देना हो।
- 7: भुगतान की अंतिम राशि जो की जा रही है।
- 8: चेक की संख्या जिसके साथ भुगतान किया जाता है, इंगित किया गया है।
- 9: यदि भुगतान नकद में किया जाता है, तो इसे X के साथ चिह्नित किया जाता है। इस स्थिति में, 1 और 8 में इंगित रिक्त स्थान का उपयोग नहीं किया जाएगा।
- 10: यदि भुगतान चेक द्वारा किया जाता है, तो चेक के अनुरूप बैंक का नाम दर्ज किया जाता है।
- 11: चेक जारी करने वाली बैंक की शाखा का नाम।
नियंत्रण क्षेत्रों
- 12: भुगतान करने के लिए प्राकृतिक या कानूनी व्यक्ति का नाम।
- 13: रसीद और चेक तैयार करने वाले व्यक्ति का नाम।
- 14: उस व्यक्ति का नाम जिसने चेक और रसीद की समीक्षा की।
- 15: अधिकृत व्यक्ति का नाम जिसने चेक और रसीद को मंजूरी दी।
- 16: भुगतान का लेखा रिकॉर्ड बनाने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का नाम।
- 17: चेक प्राप्त करने वाले व्यक्ति का हस्ताक्षर। यदि यह एक कानूनी व्यक्ति है, तो इसे विधिवत सील भी होना चाहिए।
- 18: चेक प्राप्त करने वाले व्यक्ति की पहचान दस्तावेज संख्या दर्ज की जाती है। यदि आप एक कानूनी व्यक्ति हैं, तो आपको कंपनी का Nif नंबर जोड़ना होगा।
- 19: लेन-देन की तारीख (दिन, महीने और साल)।
संदर्भ
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- विकी हाउ (2019)। कैसे करें भुगतान वाउचर से लिया गया: wikihow.com