लिखित संचार: विशेषताएँ, प्रकार, तत्व - साहित्य - 2025

लिखित संचार कि लिखे कोड का उपयोग करता है बातचीत के किसी भी प्रकार है। यद्यपि यह मौखिकता की एक ही भाषाई प्रणाली पर आधारित है, इसके गुण भिन्न हैं। इस प्रकार, दूसरों के विपरीत, लिखित रूप पूरी तरह से पारंपरिक है। इसे भाषा द्वारा स्थापित नियमों के अनुसार परिभाषित पैटर्न का पालन करना चाहिए।

दूसरी ओर, लिखित संचार मनुष्य के बीच औपचारिक संचार का सबसे सामान्य रूप है, और विभिन्न प्रकार के सामाजिक कार्य करता है। इसके उपयोगों के बीच, यह अक्सर विभिन्न प्रकार की घटनाओं का दस्तावेजीकरण करने और पारस्परिक बातचीत करने के लिए उपयोग किया जाता है।

इसके अलावा, इसकी सबसे प्रासंगिक विशेषताओं में से एक यह है कि इसे एक ही स्थान और समय में प्रेषक और रिसीवर की उपस्थिति की आवश्यकता नहीं है। इसलिए, संदेश आलसी है और लेखक (प्रेषक) और पाठक (रिसीवर) की बातचीत बहुत सीमित है।

दूसरी ओर, लिखित संचार अनिवार्य रूप से एक रचनात्मक गतिविधि है जिसके लिए सचेत प्रयास की आवश्यकता होती है। यह प्रयास मन द्वारा उत्पादित उत्तेजनाओं से आता है।

इसमें यह मौखिक एक से भिन्न होता है, जहां वे संवेदी रिसेप्टर्स द्वारा बाहर से एकत्र किए जाते हैं। दूसरी ओर, वे लेखन, आंतरिक बौद्धिक गतिविधि से आते हैं।

विशेषताएँ

संदेश का विलंबित स्वागत

लिखित संचार की विशेषताओं में से एक समय कारक से संबंधित है। आमने-सामने की संचार स्थिति में, प्रेषक के एन्क्रिप्टेड संदेश तुरन्त रिसीवर को प्राप्त हो जाते हैं।

लेकिन, एक लिखित संचार में हमेशा देरी होती है। सामान्य तौर पर, इस देरी के लिए कोई निश्चित समय सीमा नहीं है।

सीमित चक्र

संचार चक्र में चार बुनियादी संचार तत्व शामिल हैं: प्रेषक, संचार चैनल, रिसीवर और प्रतिक्रिया या प्रतिक्रिया के साथ संदेश। चूंकि संदेश के स्वागत में देरी हो रही है, लिखित संचार का चक्र अधिक सीमित है।

हालांकि, संचार और सूचना में नई प्रगति के कारण, कई चैनल चक्र के अंतिम चरण (प्रतिक्रिया या प्रतिक्रिया) को लगभग उसी समय में पूरा करने की अनुमति देते हैं, जैसा कि आमने-सामने संचार में होता है। इनका एक उदाहरण त्वरित संदेश सेवा है।

अतिरेक के लिए बहुत कम जगह

लिखित रिकॉर्ड अतिरेक की संभावना को सीमित करता है। मौखिक संचार में, इशारों और paraverbal तत्वों - जैसे कि इंटोनेशन - मौखिक भाषा का समर्थन करते हैं।

लिखित संचार में ऐसा नहीं है। इस कारण से, मांग का स्तर अधिक है, जारीकर्ता को अधिक सटीकता के साथ शब्दों का उपयोग करने के लिए मजबूर किया जाता है।

वास्तव में, लिखित संचार का एक उच्च सामाजिक मूल्य है। यह मूल्यांकन शब्दों की पुनरावृत्ति और समान वाक्य-विन्यास पैटर्न के उपयोग से घटता है। यहां मौलिकता और यहां तक ​​कि औपचारिक नवाचार भी प्रबल है।

अग्रिम योजना

आम तौर पर, लिखित संचार एक प्रेरक कार्य नहीं है। लेखन अक्सर कई शर्तों या आवश्यकताओं को पूरा करता है। उनमें से, यदि प्रभावी संचार की मांग की जाती है, तो संपूर्ण रूप से संदेश की सामग्री और इसके आंतरिक अभिव्यक्ति के बारे में स्पष्ट होना आवश्यक है।

ऐसा करने के लिए, जारीकर्ता के पास एक पाठ संगठन योजना होनी चाहिए। जैसे-जैसे पाठ आगे बढ़ता है, संदेश के सभी तत्व अर्थ के साथ प्रासंगिक विचार प्राप्त करने तक संक्षिप्त हो जाते हैं।

प्रकार

लिखित संचार के प्रकारों के लिए, मानव कार्रवाई के कई और विविध क्षेत्रों के रूप में कई हैं। इस तरह, हर बार कुछ (टेलीग्राम) गायब हो जाते हैं और अन्य दिखाई देते हैं (उदाहरण के लिए ई-मेल)। इनमें से केवल कुछ का वर्णन नीचे किया जाएगा।

मेमो

एक मेमो एक संगठन के सदस्यों के बीच आंतरिक लिखित संचार का एक लोकप्रिय साधन है। यह एक संक्षिप्त रूप पत्र है जिसमें शिष्टाचार के न्यूनतम रूपों और संदेश के विशिष्ट विषय तक तत्काल पहुंच है।

इस प्रकार के संचार में, आमतौर पर पूर्व-स्थापित प्रारूप होते हैं। अनुपालन करने के लिए मुख्य नियम में सही शब्दांकन और व्यक्तिगत और श्रेणीबद्ध सम्मान शामिल हैं। लेखन का तरीका प्रत्यक्ष और बिना किसी प्रकार के परिचित के होना चाहिए।

रिपोर्ट

रिपोर्ट एक अन्य प्रकार का लिखित संचार है। उनका उपयोग वाणिज्यिक, शैक्षिक, कानूनी या वैज्ञानिक उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है।

रिपोर्ट की प्रकृति और उद्देश्य के आधार पर, पहले से ही स्थापित प्रारूप हो सकते हैं। हालांकि, सामान्य शब्दों में, एक रिपोर्ट में एक संक्षिप्त परिचय, मुख्य उद्देश्य और परिणाम शामिल होने चाहिए।

कुछ मामलों में, परिणामों की समझ को सुविधाजनक बनाने के लिए ग्राफ़ और तालिकाओं को शामिल किया जाता है। इसी तरह, कई रिपोर्टों में सिफारिशों की एक सूची है।

ब्रोशर

ब्रोशर प्रकाशन हैं जिसमें कंपनियां अपने उत्पादों और सेवाओं को प्रस्तुत करती हैं। वे अपनी ग्राहक यात्राओं में बिक्री प्रतिनिधियों की सहायता के लिए भी तैनात हैं।

कंपनियां कई आकार और आकारों में ब्रोशर का उत्पादन करती हैं। कुछ ब्रोशर अक्षर के आकार के होते हैं, जबकि अन्य आधे या तीन खंडों में मुड़े होते हैं।

दूसरी ओर, वे अपने मुख्य उत्पादों या सेवाओं में बहुत रंगीन होने और छवियों की प्रचुरता के साथ विशेषता रखते हैं। ग्रंथ कुछ हैं और बहुत सारे सफेद स्थान के साथ हैं ताकि ब्रोशर को आसानी से पढ़ा जा सके।

ईमेल

ईमेल वर्तमान में संचार का एक बहुत ही सामान्य रूप है। उनका उपयोग दस्तावेज़ भेजने, बैठकें आयोजित करने, नियुक्तियों की पुष्टि करने और नौकरी के उम्मीदवारों से संपर्क करने के लिए किया जाता है। इसके अलावा, उनका उपयोग व्यक्तिगत मामलों से निपटने के लिए किया जाता है।

अपनी सापेक्ष अनौपचारिकता के बावजूद, ईमेल को कुछ पारंपरिक नियमों का पालन करना चाहिए। इस प्रयोजन के लिए, इसका प्रारूप प्रेषक, प्राप्तकर्ता, विषय और एक स्थान के लिए स्थान प्रदान करता है जहां संदेश लिखा जाना चाहिए।

भले ही उनका उपयोग गैर-वाणिज्यिक उद्देश्यों के लिए किया जाता है, लेकिन कुछ निश्चित परंपराएं हैं जिनका नकारात्मक प्रतिक्रियाओं से बचने के लिए पालन किया जाना चाहिए। उनमें से, हम नामों और शीर्षकों के सही लेखन, विराम चिह्नों के सही उपयोग और वाक्यों और पैराग्राफों के सही संकलन का उल्लेख कर सकते हैं।

प्रस्ताव

प्रस्ताव ऐसे दस्तावेज हैं जो भविष्य की परियोजनाओं का वर्णन करते हैं। ये आमतौर पर केवल एक या दो पृष्ठ लंबे होते हैं। इनमें परियोजना के प्रत्येक विशिष्ट कार्य की संबद्ध लागतें शामिल हैं।

परियोजना के लिए प्रत्यक्ष अन्य लागतों को शामिल नहीं किया जा सकता है जैसे कि मुद्रण, डाक और मेल लागत, अन्य।

पत्र

पत्र लिखित संचार के सबसे पुराने रूपों में से एक हैं। अक्षरों का विषय व्यक्तिगत या व्यावसायिक हो सकता है। इलेक्ट्रॉनिक रूपों के आगमन से पहले, ये संचार के बहुत लोकप्रिय साधन थे। ई-मेल के रूप में, शिष्टाचार और संक्षिप्त संदेशों के व्यावसायिक रूप से शांत रूपों का उपयोग किया गया था।

हालांकि, व्यक्तिगत पत्रों ने अपने लेखन में कम पारंपरिकता दिखाई। मानार्थ उपचार न्यूनतम थे। विषय का विकास संदेश भेजने वाले और प्राप्त करने वाले की सुविधा पर था। पृष्ठों की संख्या दोनों की क्षमता से सीमित थी। प्रगतिशील रूप से, इनका स्थान इलेक्ट्रॉनिक संदेशों ने ले लिया है।

टेलीग्राम

तार एक पत्र का एक छोटा, सरलीकृत संस्करण है। यहां शिष्टाचार के सूत्र न्यूनतम और कभी-कभी छोड़े जाते हैं। संदेश का पाठ संभव के रूप में कई शब्दों को छोड़ कर लिखा गया है और इसका अर्थ बनाने के लिए न्यूनतम आवश्यक रखा गया है।

इसके अलावा, शिष्टाचार के रूप आम तौर पर मानक और संक्षिप्त रूप थे (श्री के लिए श्री, श्रीमती, श्रीमती के लिए, और इसी तरह)। पत्रों की तरह, इलेक्ट्रॉनिक मीडिया की उन्नति के साथ इसका उपयोग कम हो रहा है।

फैक्स

यह इलेक्ट्रॉनिक रूप से लिखित संदेशों को प्रसारित करने का अग्रणी तरीका था। यद्यपि इसका लेखन और इसका वाचन दोनों लिखित कागज पर किया गया था, लेकिन इसका प्रसारण इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों द्वारा किया गया था। इलेक्ट्रॉनिक मीडिया के बढ़ते उपयोग के कारण इसके उपयोग में गिरावट आई है।

लिखित संचार के तत्व

सामान्य शब्दों में, लिखित संचार के तीन मुख्य तत्व संरचना (सामग्री का रूप), शैली (लेखन), और सामग्री (विषय) माना जाता है।

संरचना के संदर्भ में, यह पाठकों को विषय को समझने में मदद करता है। इसीलिए लिखना शुरू करने से पहले उद्देश्यों के बारे में स्पष्ट होने की सिफारिश की जाती है।

शैली के संबंध में, यह पहली बार जारीकर्ता से संबंधित है। हालांकि, लिखित सामग्री के संभावित प्राप्तकर्ताओं पर विचार करना भी महत्वपूर्ण है। कभी-कभी, एक सरल शब्दावली के साथ छोटे वाक्यों या पैराग्राफों के उपयोग की आवश्यकता होती है। कभी-कभी संदेश को थोड़ा लंबा और विस्तृत करने की आवश्यकता होती है।

अंत में, विषय के संदर्भ में, यह एक महान विविधता हो सकती है। मानव संपर्क के सभी क्षेत्र एक लिखित संचार का उद्देश्य हो सकते हैं। इसमें कानूनों और प्रक्रियाओं के माध्यम से वैज्ञानिक से लेकर व्यक्तिगत तक सब कुछ शामिल है।

फायदा

समय में स्थायीता

लिखित संचार सूचना का एक स्थायी साधन है। इसलिए, यह उपयोगी है जब रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है। इसी तरह, जिम्मेदारियों के सही प्रतिनिधिमंडल में और नियमों और प्रक्रियाओं की स्थापना में यह बहुत महत्वपूर्ण है। दूसरी ओर, यह संदेशों की पुनरावृत्ति क्वेरी की अनुमति देता है।

नियंत्रण तंत्र

समय में स्थायित्व की इसकी संभावना के लिए धन्यवाद, लिखित संचार एक नियंत्रण उपकरण के रूप में आदर्श है। नियंत्रण या परिणाम पत्रक, कानून, समझौते, दूसरों के बीच, संचार के इस मोड के माध्यम से सबसे अधिक संसाधित दस्तावेज हैं।

संरक्षण

लिखित संचार में उच्च स्तर का संरक्षण होता है। यह इसे सुरक्षित और टिकाऊ बनाने की अनुमति देता है। तकनीकी विकास ने सूचना के संरक्षण के अन्य साधनों को संभव बनाया है। हालाँकि, वर्तमान समय तक, मूल लिखित दस्तावेज़ इसके अस्तित्व और मौलिकता का अंतिम प्रमाण बना हुआ है।

उच्च चिंतनशील स्तर

जो लोग इस माध्यम का कुशलता से उपयोग करते हैं, वे लिखने से पहले प्रतिबिंबित करते हैं। एक संदेश लिखने की क्रिया हमेशा विचार की एक प्रक्रिया से पहले होती है और जिसे आप व्यक्त करना चाहते हैं उसकी परिभाषा। यहां तक ​​कि लेखन स्वयं एक चिंतनशील प्रक्रिया है। इसलिए, यह संचार मोड सटीकता और परिशुद्धता संचारित करने के लिए आदर्श है।

विरूपण और व्याख्या की कम संभावना

लिखित संचार के माध्यम से प्रेषित संदेशों में, विरूपण की संभावना कम होती है। इस संचार प्रणाली में, जानकारी स्थायी रूप से दर्ज की जाती है और इसे किसी भी समय सत्यापित किया जा सकता है। इस प्रकार, सूचना विरूपण या परिवर्तन की संभावना कम है।

दूसरी ओर, संदेशों के गलत होने की संभावना कम होती है। किसी भी संदेह के मामले में, संदेश को पूरी तरह से समझा जाने तक आवश्यक रूप से कई बार पुन: व्यवस्थित किया जा सकता है।

इसी तरह, पढ़ने या पुन: व्यवस्थित करने की गति को संदेश के रिसीवर की समझ के स्तर पर समायोजित किया जा सकता है। इस तरह, यह गारंटी दी जा सकती है कि यदि प्रेषक और रिसीवर दोनों समान कोड संभालते हैं, तो संदेश वांछित के रूप में आ जाएगा।

नुकसान

लागत

लिखित संचार किफायती नहीं है। सामग्री (कागज और स्याही, अन्य चीजों के बीच) और लेखन को लिखने और वितरित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले श्रम से संबंधित लागतें हैं। प्रेषक और रिसीवर के बीच भौतिक दूरी के आधार पर ये लागत बढ़ सकती है।

प्रभावी समझ के लिए योग्यता

लिखित संचार के उपयोग के लिए भाषा और शब्दावली के उपयोग में महान कौशल और दक्षता की आवश्यकता होती है। लेखन कौशल की कमी और ग्रंथों की खराब गुणवत्ता संदेश पर नकारात्मक प्रभाव डालती है और अपनी प्रभावी समझ को जोखिम में डालती है।

प्रतिपुष्टि

लिखित संचार में संदेश पर प्रतिक्रिया तत्काल नहीं है। इस प्रकार के संचार में, एन्कोडिंग और डिकोडिंग की प्रक्रिया धीमी होती है।

उपयोग किए गए कोड के आधार पर, समझ वांछित से अधिक समय ले सकती है। किसी भी मामले में, प्रतिक्रिया संदेश भेजने वाले की सुविधा पर है, प्रेषक की नहीं।

भावुकता व्यक्त करने में कठिनाई

एक चिंतनशील माध्यम होने के नाते, लिखित संचार में भावुकता व्यक्त करना अधिक कठिन है। वास्तव में, कवि और कलाकार इस माध्यम का उपयोग सौंदर्य और भावनाओं को व्यक्त करने के लिए करते हैं, ऐसी तकनीकों का उपयोग करते हैं जिन्हें संभालना मुश्किल है। कुछ अवसरों पर वे सफल होते हैं, लेकिन दूसरों पर वे कलाकार की भावनात्मकता को प्रसारित करने के उद्देश्य को पूरा नहीं करते हैं।

इस प्रकार के संचार को ठंड, अवैयक्तिक और संचार के अन्य रूपों के साथ विरोधाभासों के रूप में जाना जाता है जिसमें मौखिक और गर्भकालीन विशेषताएं शामिल हो सकती हैं। इस कारण से यह सूचना के प्रसारण में अधिक बार उपयोग किया जाता है जिसमें तथ्यों की सटीकता महत्वपूर्ण होती है।

विलंबित या अनिश्चित स्वीकार्यता

लिखित संचार विधि से संदेश की प्राप्ति की तुरंत पुष्टि करना मुश्किल हो जाता है। कुछ मामलों में, यह निर्धारित करना भी संभव नहीं है कि संदेश इच्छित प्राप्तकर्ता तक पहुंचा या नहीं।

लचीलेपन की कमी

लचीलेपन का अभाव लिखित संचार का एक और नुकसान है। एक बार एक मूल संदेश जारी होने के बाद, त्वरित सामग्री सुधार की कोई संभावना नहीं है।

किसी भी परिवर्तन की आवश्यकता है जो संदेश के प्राप्तकर्ता द्वारा समर्थित होना चाहिए। इसी तरह, प्रत्येक सुधार, यहां तक ​​कि आंशिक भी, पूरे संदेश को प्रभावित करता है।

संदर्भ

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