प्रशासनिक नियंत्रण: नियंत्रण प्रणाली, उद्देश्य, उदाहरण - दुदास - 2025

प्रशासनिक नियंत्रण प्रक्रिया है जिसके द्वारा प्रबंधकों संगठन के अन्य सदस्यों को प्रभावित रणनीतियों को लागू करने के रूप में परिभाषित किया गया है। यह प्रबंधकों द्वारा प्राप्त जानकारी के आधार पर निष्पादित किया जाता है।

यह समन्वय, संसाधन आवंटन, प्रेरणा और प्रदर्शन माप से संबंधित है। प्रबंधन नियंत्रण का अभ्यास और प्रबंधन नियंत्रण प्रणालियों का डिज़ाइन कई शैक्षणिक विषयों पर आधारित है।

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प्रशासनिक नियंत्रण में व्यापक माप शामिल हैं। इसलिए, यह संबंधित है और लेखांकन से इनपुट की आवश्यकता है, विशेष रूप से प्रबंधन लेखांकन। दूसरा, इसमें संसाधन आवंटन निर्णय शामिल हैं। इसलिए, यह संबंधित है और अर्थशास्त्र से योगदान की आवश्यकता है, विशेष रूप से प्रबंधकीय अर्थशास्त्र से।

तीसरा, इसमें संचार और काम की प्रेरणा शामिल है। इसका मतलब यह है कि यह संबंधित है और सामाजिक मनोविज्ञान से योगदान की आवश्यकता है, विशेष रूप से संगठनात्मक व्यवहार से।

एक व्यापार के भीतर खराब नियंत्रण महत्वपूर्ण खतरा पैदा करता है, जैसे कि संसाधनों का अक्षम उपयोग, प्रसंस्करण त्रुटियां, लाभप्रदता में कमी, विनियामक अनुपालन की कमी, और कर्मचारियों द्वारा संपत्ति की चोरी या दुरुपयोग।

नियोजन और नियंत्रण

नियोजन और नियंत्रण के बीच एक करीबी संबंध है। नियोजन एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके द्वारा किसी संगठन के उद्देश्यों और उद्देश्यों को प्राप्त करने के तरीकों की स्थापना की जाती है। नियंत्रण एक प्रक्रिया है जो संगठन के नियोजित उद्देश्यों के खिलाफ वास्तविक प्रदर्शन को मापता है और निर्देशित करता है।

एक बार रणनीति स्थापित हो जाने और योजनाएं बनाने के बाद, प्रबंधन का मुख्य कार्य यह सुनिश्चित करने के लिए कदम उठाना है कि इन योजनाओं को किया जाता है या, यदि शर्तों की आवश्यकता होती है, तो योजनाएं संशोधित हो जाती हैं।

प्रशासनिक नियंत्रण प्रबंधकीय कार्यों में से एक है, जैसा कि नियोजन, संगठन, पर्यवेक्षण और दिशा है।

यह एक महत्वपूर्ण कार्य है, क्योंकि यह त्रुटियों को सत्यापित करने और मानकों से विचलन को कम करने और वांछित तरीके से संगठन के घोषित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए सुधारात्मक कार्रवाई करने में मदद करता है।

प्रशासनिक नियंत्रण को उस प्रणाली के कार्य के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जो योजना को प्राप्त करने के लिए या समायोजन की सीमा के भीतर प्रणाली के उद्देश्यों में भिन्नता रखने के लिए संचालन को समायोजित करता है।

प्रशासनिक नियंत्रण प्रणाली

वे सिस्टम हैं जो विभिन्न व्यावसायिक संसाधनों के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए जानकारी एकत्र करते हैं और उपयोग करते हैं, जैसे कि मानव, शारीरिक, वित्तीय और सामान्य रूप से संगठन, जिसके परिणामस्वरूप प्रबंधन रणनीतियों का अनुसरण किया जाता है।

इसलिए, वे प्रशासनिक और आर्थिक दक्षता के लिए आवश्यक औपचारिक प्रक्रियाओं का समूह हैं। प्रबंधक संगठन की गतिविधियों में मानकों को बनाए रखने या बदलने के लिए इसका उपयोग करते हैं।

किसी कंपनी के संपूर्ण नियंत्रण प्रणाली का एक अभिन्न अंग होने के नाते, इसका उद्देश्य प्रबंधन की योजनाओं और नीतियों के पूर्ण और समय पर कार्यान्वयन की गारंटी देना है।

वे सब कुछ शामिल कर सकते हैं कि कैसे आपूर्ति का आदेश दिया जाता है कि कैसे संपत्ति का उपयोग करने के लिए निर्धारित किया जाता है, नौकरी सौंपी जाती है, या इन्वेंट्री का प्रबंधन किया जाता है।

एक प्रबंधन नियंत्रण प्रणाली वह तरीका है जिससे प्रबंधक अपनी संगठनात्मक रणनीतियों या नीतियों का दस्तावेजीकरण कर सकते हैं। इसी तरह, यह घोषित उद्देश्यों और नीतियों के साथ तुलना करते हुए, आंतरिक कॉर्पोरेट प्रक्रियाओं के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने का एक तरीका है।

व्यवसाय का उपकरण

प्रबंधन नियंत्रण प्रणाली एक व्यावसायिक उपकरण है जो इस बात का संकेत दे सकता है कि संगठन अपने उद्देश्यों के अनुसार कितना अच्छा प्रदर्शन कर रहा है।

हालांकि, प्रशासनिक नियंत्रण केवल एक उपकरण है जिसका उपयोग प्रबंधक वांछित रणनीतियों को लागू करने के लिए करते हैं।

रणनीतियों को न केवल प्रशासनिक नियंत्रणों के माध्यम से लागू किया जाता है, बल्कि संगठनात्मक संरचना, मानव संसाधन प्रबंधन और संगठनात्मक संस्कृति के साथ भी लागू किया जाता है।

अवयव

प्रशासनिक नियंत्रण प्रणाली एक ऐसा उपकरण है जो प्रबंधन को अपने रणनीतिक उद्देश्यों और उसके प्रतिस्पर्धी लाभ के प्रति संगठन को निर्देशित करने में मदद करता है। यह आमतौर पर तीन घटकों के लिए समझा जाता है:

- मानकों की स्थापना।

- इन मानकों के खिलाफ वास्तविक प्रदर्शन का मापन।

- नियमों और योजनाओं से विचलन के खिलाफ सुधारात्मक उपाय करना।

कठिनाइयाँ

कंपनियों में प्रशासनिक नियंत्रण प्रणाली को घेरने वाली दो सामान्य कठिनाइयाँ हैं।

- उन क्षेत्रों को पहचानने में सक्षम हों जहां अधिक नियंत्रण की आवश्यकता है।

- मौजूदा नियंत्रण अक्षम या दोषपूर्ण होने पर पहचानने में सक्षम होना।

लक्ष्य

प्रशासनिक नियंत्रण उद्देश्य वित्तीय जानकारी की विश्वसनीयता, परिचालन या रणनीतिक उद्देश्यों की उपलब्धि पर समय पर प्रतिक्रिया और कानूनों और नियमों के अनुपालन का उल्लेख करते हैं।

गलती पहचानना

कंपनी के प्रबंधन में एक अनियमितता एक कंपनी के सामान्य उद्देश्यों की उपलब्धि को खतरे में डाल सकती है, जिससे यह प्रतियोगिता के लिए जमीन खो सकती है और जब तक कि अपने स्वयं के अस्तित्व से समझौता नहीं किया जाता है।

इसलिए, असामान्यताओं का जल्दी से पता लगाना महत्वपूर्ण हो जाता है। उसी तरह, विभिन्न सर्किट और क्षेत्रों की पहचान की जा सकती है, हालांकि विसंगतियों या गंभीर विफलताओं से प्रभावित नहीं, कंपनी के सामान्य कल्याण के लिए अनुकूलित किया जा सकता है।

दिखाएँ कि सब कुछ सही ढंग से काम करता है

प्रशासनिक नियंत्रण यह सत्यापित करता है कि सब कुछ अच्छी तरह से काम कर रहा है और दोनों प्रस्तावित उद्देश्य और प्रशासनिक स्तर पर मुनाफे, बिक्री, सुरक्षा आदि के संबंध में स्थापित स्तर महत्वपूर्ण संशोधनों के बिना मिलते हैं।

इस तरह, कंपनी अधिक सुरक्षित हो जाती है, इसके मानक और परिचालन निर्णय लेने की प्रक्रिया अधिक ठोस हो जाती है।

आवश्यक होने पर कार्य करें

एक स्थिति का पता लगाना बहुत उपयोगी नहीं है यदि विशिष्ट परिस्थितियों को एक नकारात्मक परिस्थिति को पुनर्निर्देशित करने के लिए नहीं लिया जाता है, प्रशासनिक नियंत्रण द्वारा प्रदान की गई विस्तृत और ठोस जानकारी के लिए धन्यवाद।

कार्यकर्ताओं को संवाद और प्रेरित करना

कंपनी की स्थिति का सही ज्ञान, इसकी त्रुटियों, समस्याओं और सही ढंग से नियंत्रित पहलुओं सहित, श्रमिकों के साथ बेहतर संचार को बढ़ावा देता है, उन्हें यह गारंटी देने के लिए प्रेरित करता है कि आवश्यक पहलुओं में सुधार हुआ है, या कि सही लाइन का पालन किया जाता है।

निवारक उपायों को लागू करें

प्रशासनिक नियंत्रण से जिन विशिष्ट समस्याओं का पता लगाया जाता है, उनका समयपूर्व निदान सुधारात्मक कार्रवाइयों को अनावश्यक बनाता है, क्योंकि उन्हें केवल निवारक कार्यों द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है।

फायदा

प्रबंधकीय नियंत्रण का सबसे बड़ा लाभ यह है कि यह व्यावसायिक नेतृत्व के लिए दिशा और नियंत्रण का एक चक्र बनाता है। निर्णय लेने को सुव्यवस्थित किया जाता है क्योंकि कम व्यक्ति शामिल होते हैं।

यह प्रबंधकों को वास्तविक प्रदर्शन को मापने और उद्देश्यों की प्राप्ति के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में मदद करता है।

विकेंद्रीकरण में मदद करता है

व्यावसायिक संगठनों में आधुनिक प्रवृत्ति विकेंद्रीकरण की ओर है, जिसके लिए नियंत्रण प्रणाली की आवश्यकता है।

विकेंद्रीकरण में, निर्णय लेने का अधिकार पूरे संगठन में बिखरा हुआ है।

प्रबंधन को यह देखने के लिए अपने हाथों पर नियंत्रण रखना चाहिए कि क्या अधिकार का सही उपयोग किया जा रहा है। उचित प्रशासनिक नियंत्रण के बिना, विकेंद्रीकरण सफल नहीं हो सकता।

समन्वय के साथ मदद करता है

आधुनिक कंपनियों का आकार बढ़ रहा है। बड़ी मात्रा में पूंजी और बड़ी संख्या में लोग उनमें कार्यरत हैं।

यह उचित नियंत्रण की समस्या पैदा करता है, क्योंकि कई विभाजन हैं जो विभिन्न उत्पादों का उत्पादन और वितरण करते हैं। उनकी गतिविधियों का समन्वय करने के लिए, एक नियंत्रण प्रणाली की आवश्यकता होती है।

पर्यवेक्षण को सरल बनाएं

महत्वपूर्ण विचलन को इंगित करके निगरानी को सरल बनाएं। कर्मचारियों को नियंत्रण में रखता है।

एक अच्छा नियंत्रण प्रणाली बहुत जल्दी कमजोर बिंदुओं का पता लगाती है। यह सभी स्तरों पर नियंत्रण के दायरे का विस्तार करने में मदद करता है।

प्रेरणा बढ़ाएँ

नियंत्रण तकनीक संगठन में विचलन और उनके लिए जिम्मेदार कारकों की पहचान करके, आदेश और अनुशासन का वातावरण बनाती है।

इससे कर्मचारी प्रेरणा बढ़ जाती है, क्योंकि वे उस नौकरी को जानते हैं जिसके लिए उन्हें जिम्मेदार ठहराया जाता है।

नुकसान

प्रशासनिक नियंत्रण का एक नुकसान यह है कि यह कंपनी को अधिक मानकीकृत और कम लचीला बनाकर रचनात्मकता और नवीनता को हतोत्साहित कर सकता है।

तंग प्रशासनिक नियंत्रण वाले संगठन अक्सर बाजार, उनके उद्योग या कानूनी वातावरण में बदलाव के अनुकूल होने में सक्षम होते हैं, संभव विचारों और योजनाओं के दायरे को सीमित करके

मात्रात्मक मानकों को स्थापित करने में कठिनाई

प्रशासनिक नियंत्रण अपनी प्रभावशीलता खो देता है जब प्रदर्शन मानक को मात्रात्मक शब्दों में परिभाषित नहीं किया जा सकता है।

मानव व्यवहार, दक्षता का स्तर, नौकरी की संतुष्टि, कर्मचारी प्रेरणा आदि के लिए एक मात्रात्मक मानक स्थापित करना बहुत मुश्किल है। ऐसे मामलों में, निर्णय प्रबंधक के विवेक पर है।

बाहरी कारकों पर कोई नियंत्रण नहीं है

एक कंपनी बाहरी कारकों जैसे सरकारी नीति, तकनीकी परिवर्तन, फैशन में बदलाव, प्रतिस्पर्धा नीति में परिवर्तन आदि को नियंत्रित नहीं कर सकती है।

कर्मचारी प्रतिरोध

जमीनी स्तर के कर्मचारी अपने आप को कम और असंतुष्ट महसूस कर सकते हैं क्योंकि उन्हें अपने विचारों को प्रस्तुत करने की अनुमति नहीं है। कर्मचारियों को लगता है कि नियंत्रण उनकी कार्रवाई की स्वतंत्रता को कम करता है। इससे भारी कर्मचारियों का कारोबार हो सकता है।

कर्मचारी अक्सर नियंत्रण का विरोध करते हैं। नतीजतन, इसकी प्रभावशीलता कम हो जाती है।

महंगा मामला

प्रशासनिक नियंत्रण प्रणाली को स्थापित करने के लिए संगठनों को बहुत समय और धन खर्च करना पड़ता है।

लाभ शामिल लागत से अधिक होना चाहिए, तभी नियंत्रण प्रभावी होगा, अन्यथा यह अक्षमता का कारण होगा।

महत्त्व

प्रशासनिक नियंत्रण के बिना, प्रबंधन प्रक्रिया अधूरी है। कंपनियों में, कई कारकों के कारण नियंत्रण की आवश्यकता उत्पन्न होती है:

- बड़े संगठनों में पूरी तरह से सटीक प्रदर्शन मानकों को स्थापित करना मुश्किल है। दूसरी ओर, एक प्रबंधक को सभी प्रकार की सामयिक जानकारी की आवश्यकता होती है, जो हमेशा उपलब्ध नहीं होती है। मानकों की सटीकता का आकलन करने के लिए नियंत्रण आवश्यक है।

- कर्मचारियों को बड़ी रकम और मूल्यवान संसाधन सौंपे जाते हैं। हालांकि, नियंत्रण के अभाव में, कर्मचारी प्रलोभन में दे सकते हैं। एक कुशल नियंत्रण प्रणाली कर्मचारियों की ओर से बेईमान व्यवहार को कम करने में मदद करती है।

- नियंत्रण के अभाव में, कर्मचारी अपने प्रयास में आराम कर सकते हैं और उनका प्रदर्शन सामान्य से नीचे आ सकता है।

नियंत्रण के माध्यम से, यह सुनिश्चित किया जाता है कि किसी संगठन के संसाधनों को वांछित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए प्रभावी ढंग से प्राप्त किया जाता है और उनका उपयोग किया जाता है। प्रशासनिक नियंत्रण निम्नलिखित लाभ प्रदान करता है:

नीति सत्यापन

यह प्रबंधन को विभिन्न योजनाओं की गुणवत्ता को सत्यापित करने की अनुमति देता है। इस प्रकार, यह प्रकट कर सकता है कि किन योजनाओं को पुन: डिज़ाइन करने की आवश्यकता है या किन लक्ष्यों को संशोधित करने की आवश्यकता है।

वातावरण में परिवर्तन मूल योजनाओं को असाध्य या कमनीय बना सकता है। नियंत्रण योजनाओं की समीक्षा और अद्यतन करने में मदद करता है।

प्रबंधकीय जिम्मेदारी

यहां तक ​​कि जब एक प्रबंधक कुछ गतिविधियों को सौंपता है और अपने अधीनस्थों को अधिकार सौंपता है, तब भी वह अंतिम प्रदर्शन के लिए जिम्मेदार होता है।

इसलिए, एक प्रबंधक को यह सुनिश्चित करने के लिए अपने अधीनस्थों के प्रदर्शन की जांच करनी चाहिए कि वे वांछित तरीके से प्रतिनिधि प्राधिकरण का उपयोग कर रहे हैं।

प्रशासनिक नियंत्रण प्रबंधकों को उनकी जिम्मेदारियों को पूरा करने और एक ही समय में अधिकार सौंपने की अनुमति देता है।

प्रेरक

कर्मचारियों को कड़ी मेहनत करने और बेहतर प्रदर्शन करने के लिए प्रेरित करें। जब वे जानते हैं कि उनके प्रदर्शन को महत्व दिया जा रहा है और उनके पुरस्कारों को उस मूल्यांकन से जोड़ा गया है, तो वे अपने सर्वोत्तम प्रयासों में योगदान देने का प्रयास करेंगे।

दक्षता

नियंत्रण उद्देश्यों की उपलब्धि पर ध्यान केंद्रित करके, संचालन की दक्षता में योगदान देता है। इसलिए, यह अपशिष्टों और नुकसानों को कम करने में मदद करने से पहले प्रबंधकों को त्रुटियों का पता लगाने और उन्हें सही करने की अनुमति देता है।

उदाहरण

एक प्रशासनिक नियंत्रण किसी भी प्रक्रिया, अभ्यास, नीति, उपकरण, माप, या प्रणाली है जो किसी संगठन के संसाधनों को निर्देशित करने के लिए प्रबंधन को लागू करने के लिए लागू किया जाता है। निम्नलिखित उदाहरण उदाहरण हैं:

आवश्यकताएँ नियंत्रित करती हैं

औपचारिक रूप से योजनाओं को आवश्यकताओं के रूप में दस्तावेजित करें और इन योजनाओं के परिवर्तन का प्रबंधन करें।

वित्तीय नियंत्रण

वित्तीय नियंत्रण जैसे कि बजट के विकास, निगरानी और लेखांकन का अभ्यास।

प्रदर्शन की निगरानी

कर्मचारियों के साथ लक्ष्यों के एक सेट पर सहमत होने और उन लक्ष्यों के खिलाफ प्रदर्शन का मूल्यांकन करने की प्रक्रिया।

पर्यवेक्षण

उत्पादकता, दक्षता और काम की गुणवत्ता में सुधार के लिए कर्मचारी के प्रदर्शन की निगरानी।

परिवर्तन नियंत्रण

किसी संगठन में परिवर्तन प्रस्तुत करने, मूल्यांकन करने, अनुमोदन करने, प्राथमिकता देने, लागू करने, संचार करने और समीक्षा करने की प्रक्रिया।

सुरक्षा नियंत्रण

लोगों, संपत्ति और सूचना के जोखिम से बचने के लिए सुरक्षा उपायों और काउंटरमेशर्स को लागू करें।

अनुपालन जांच

कानूनों, विनियमों, मानकों और आंतरिक नीतियों का पालन करने के लिए प्रक्रियाओं, प्रक्रियाओं, प्रणालियों, नियंत्रण, माप और रिपोर्ट का कार्यान्वयन।

बेंचमार्किंग

यह मौजूदा उद्योग, प्रतियोगिता, या सर्वोत्तम प्रथाओं के खिलाफ कंपनी के प्रदर्शन की बेंचमार्किंग प्रक्रिया है।

निरंतर सुधार

यह चीजों की माप लेने, उन्हें सुधारने और उन्हें फिर से मापने की दोहराव प्रक्रिया है।

क्यूए

सुनिश्चित करें कि आउटपुट विनिर्देश के भीतर हैं। उदाहरण के लिए, उत्पादन लाइन पर उत्पादों के परीक्षण के लिए एक प्रक्रिया को लागू करें।

गुणवत्ता की गारंटी

यह भविष्य की गुणवत्ता विफलताओं को रोकने की प्रक्रिया है। उदाहरण के लिए, सुधारों की पहचान करने के लिए सभी गुणवत्ता विफलताओं के मूल कारण की जांच करने का अभ्यास।

स्वचालन

स्वचालन के साथ काम को प्रतिस्थापित करके उत्पादकता, दक्षता और गुणवत्ता में सुधार करें।

डेटा नियंत्रण

डेटा गुणवत्ता, डेटा वंश, सुरक्षा, एकीकरण और अनुपालन जैसे क्षेत्रों में डेटा नियंत्रण।

सूची नियंत्रण

एक कमी या ओवरसुप्ली से बचने के लिए इन्वेंट्री के लिए विनियमन और खाता।

एसेट कंट्रोल

सुविधाओं, बुनियादी सुविधाओं, मशीनों, सॉफ्टवेयर और बौद्धिक संपदा जैसी परिसंपत्तियों का नियंत्रण।

उदाहरण के लिए, एक परिसंपत्ति लेखा प्रणाली संपत्ति के बारे में चिंता का एक उपयुक्त अलगाव लागू करता है।

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