- आंतरिक लेखा नियंत्रण के तत्व
- कार्य अलग करना
- अभिगम नियंत्रण
- भौतिक आडिट
- मानकीकृत प्रलेखन
- परीक्षण संतुलन
- आवधिक सामंजस्य
- अनुमोदन के लिए प्राधिकरण
- लक्ष्य
- कंपनी की संपत्ति की सुरक्षा करें
- वित्तीय जानकारी की विश्वसनीयता और अखंडता की गारंटी दें
- कानूनों का अनुपालन सुनिश्चित करें
- कुशल और प्रभावी संचालन को बढ़ावा देना
- लक्ष्यों और उद्देश्यों का अनुपालन
- उदाहरण
- संदर्भ
आंतरिक लेखा नियंत्रण संगठन में तरीकों एक कंपनी द्वारा कार्यान्वित वित्तीय और लेखांकन जानकारी, मिलने परिचालन उद्देश्यों और लाभप्रदता की अखंडता को सुनिश्चित करने के लिए, और संचारित प्रबंधन नीतियों को शामिल किया गया। ये एक कंपनी के सामान्य परिचालन प्रक्रियाओं के साथ ओवरलैप होते हैं।
इस ओवरलैप का उद्देश्य परिसंपत्तियों की सुरक्षा करना, त्रुटियों को कम करना और यह सुनिश्चित करना है कि संचालन स्वीकृत तरीके से किया जाए। कोई समान आंतरिक नियंत्रण प्रणाली नहीं हैं, लेकिन वित्तीय अखंडता और लेखांकन प्रथाओं के बारे में कई नियंत्रण दर्शन मानक प्रबंधन अभ्यास बन गए हैं।
आंतरिक नियंत्रण एक मूल्य पर आता है, जो यह है कि नियंत्रण गतिविधियां अक्सर किसी कंपनी की प्रक्रियाओं के प्राकृतिक प्रवाह को धीमा कर देती हैं, जिससे इसकी समग्र दक्षता कम हो सकती है। एक प्रमुख अवधारणा यह है कि आंतरिक नियंत्रण की सबसे व्यापक प्रणाली भी धोखाधड़ी या त्रुटि के जोखिम को पूरी तरह से समाप्त नहीं करेगी।
हमेशा कुछ घटनाएं होंगी, आमतौर पर अप्रत्याशित परिस्थितियों के कारण या किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा अत्यधिक निर्धारित प्रयास जो धोखाधड़ी करना चाहता है।
आंतरिक लेखा नियंत्रण के तत्व
कार्य अलग करना
कर्तव्यों के पृथक्करण में लेखांकन, जमा, रिपोर्टिंग और लेखा परीक्षा के लिए जिम्मेदारी को विभाजित करना शामिल है। अतिरिक्त कर्तव्यों को अलग किया जाता है, एक कर्मचारी द्वारा धोखाधड़ी कृत्यों की संभावना कम होती है।
केवल कुछ लेखा कर्मचारियों के साथ छोटे व्यवसायों के लिए, दो या दो से अधिक लोगों के बीच जिम्मेदारियों को साझा करना, या सहकर्मियों द्वारा समीक्षा किए जाने वाले महत्वपूर्ण कार्यों की आवश्यकता को पूरा करना एक ही उद्देश्य हो सकता है।
अभिगम नियंत्रण
पासवर्ड, ताले और इलेक्ट्रॉनिक एक्सेस रिकॉर्ड के माध्यम से एक अकाउंटिंग सिस्टम के विभिन्न हिस्सों तक पहुंच को नियंत्रित करना, अनधिकृत उपयोगकर्ताओं को सिस्टम से बाहर रख सकता है, जबकि स्रोत की पहचान करने के लिए सिस्टम उपयोग का ऑडिट करने का एक तरीका भी प्रदान करता है। त्रुटियों या विसंगतियों की।
भौतिक आडिट
भौतिक ऑडिट में नकदी की मैन्युअल गिनती और लेखा प्रणाली में दर्ज किसी भी भौतिक संपत्ति शामिल हैं; उदाहरण के लिए, माल, माल और उपकरण।
भौतिक गणना खाता शेष में अच्छी तरह से छिपी हुई विसंगतियों को प्रकट कर सकती है, जिन्हें इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड में अनदेखा किया गया है।
बिक्री के बिंदुओं पर नकद गणना दैनिक या यहां तक कि दिन में कई बार की जा सकती है। मैनुअल इन्वेंट्री काउंटिंग जैसी बड़ी परियोजनाओं को, शायद त्रैमासिक रूप से कम बार किया जाना चाहिए।
मानकीकृत प्रलेखन
वित्तीय लेनदेन के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों को मानकीकृत करना - जैसे कि चालान, आंतरिक सामग्री की आवश्यकताएं, इन्वेंट्री रसीदें, और यात्रा व्यय रिपोर्ट - समय के साथ रिकॉर्ड बनाए रखने में मदद कर सकते हैं।
मानक दस्तावेज़ स्वरूपों का उपयोग सिस्टम में किसी भी विसंगतियों के स्रोत की तलाश में अतीत से रिकॉर्ड की समीक्षा करना आसान बना सकता है। मानकीकरण की कमी से ऐसी समीक्षा में वस्तुओं की अनदेखी या गलत व्याख्या हो सकती है।
परीक्षण संतुलन
डबल एंट्री बहीखाता पद्धति का उपयोग करके यह सुनिश्चित करना विश्वसनीयता सुनिश्चित करता है कि किताबें हमेशा संतुलित रहें। फिर भी, किसी भी समय सिस्टम को संतुलन से बाहर फेंकना त्रुटियों के लिए संभव है।
दैनिक या साप्ताहिक परीक्षण संतुलन की गणना प्रणाली के स्वास्थ्य पर आवधिक जानकारी प्रदान कर सकती है। यह विसंगतियों को जल्द से जल्द खोजा और जांच करने में सक्षम बनाता है।
आवधिक सामंजस्य
लेखांकन सामंजस्य यह सुनिश्चित कर सकता है कि लेखा प्रणाली की शेष राशि अन्य संस्थाओं, जैसे बैंक, आपूर्तिकर्ता और क्रेडिट ग्राहकों के खातों की शेष राशि से मेल खाती है।
उदाहरण के लिए, एक बैंक सुलह में लेखांकन प्रणाली और बैंक विवरणों के बीच नकदी शेष और जमा और प्राप्तियों के रिकॉर्ड की तुलना करना शामिल है।
इस प्रकार के पूरक खातों के बीच अंतर स्वयं खातों में त्रुटियों या विसंगतियों को प्रकट कर सकते हैं। वे यह भी दिखा सकते हैं कि त्रुटियां अन्य संस्थाओं के साथ उत्पन्न हो सकती हैं।
अनुमोदन के लिए प्राधिकरण
विशिष्ट प्रबंधकों को कुछ प्रकार के लेनदेन को अधिकृत करने के लिए लेखांकन रिकॉर्ड में जवाबदेही की एक परत जोड़ सकते हैं। इससे पता चलता है कि लेनदेन को संबंधित अधिकारियों द्वारा देखा, विश्लेषण और अनुमोदित किया गया है।
बड़े खर्च और भुगतान करने के लिए अनुमोदन की आवश्यकता से बेईमान कर्मचारियों को कंपनी के धन के साथ बड़े धोखाधड़ी लेनदेन को निष्पादित करने से रोकता है।
लक्ष्य
कंपनी की संपत्ति की सुरक्षा करें
अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए आंतरिक नियंत्रण परिसंपत्तियों को नुकसान से बचाते हैं। नुकसान एक आकस्मिक नुकसान हो सकता है, जो लोगों द्वारा की गई ईमानदार गलतियों से आता है। यह एक जानबूझकर नुकसान भी हो सकता है, जो जानबूझकर धोखाधड़ी गतिविधियों से उत्पन्न होता है।
वित्तीय जानकारी की विश्वसनीयता और अखंडता की गारंटी दें
आंतरिक नियंत्रण सुनिश्चित करते हैं कि प्रबंधन के पास सटीक, समय पर और पूरी जानकारी है - जिसमें लेखांकन रिकॉर्ड - योजना से लेकर नियंत्रण और रिपोर्ट संचालन शामिल हैं।
कानूनों का अनुपालन सुनिश्चित करें
आंतरिक नियंत्रण यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि कंपनी कई राष्ट्रीय, राज्य और स्थानीय कानूनों और विनियमों का अनुपालन करती है जो व्यवसाय के संचालन को प्रभावित करते हैं।
कुशल और प्रभावी संचालन को बढ़ावा देना
आंतरिक नियंत्रण एक वातावरण प्रदान करते हैं जिसमें प्रबंधक और कर्मचारी संचालन की दक्षता और प्रभावशीलता को अधिकतम कर सकते हैं।
लक्ष्यों और उद्देश्यों का अनुपालन
आंतरिक नियंत्रण की प्रणाली परिचालन लक्ष्यों और उद्देश्यों की उपलब्धि की निगरानी के लिए प्रबंधन के लिए एक तंत्र प्रदान करती है।
उदाहरण
तरल संपत्ति को हमेशा अवैध संपत्ति की तुलना में अधिक सुरक्षा की आवश्यकता होती है, क्योंकि वे चोरी करना आसान होते हैं; उदाहरण के लिए, नकदी लेना।
नकद सबसे अधिक तरल संपत्ति है और इसे संभालने वाले किसी भी कर्मचारी द्वारा आसानी से चुराया जा सकता है। कंपनी की नकदी की सुरक्षा के लिए विशेष आंतरिक नियंत्रण लागू किया जाता है।
कर्तव्यों के पृथक्करण का आंतरिक नियंत्रण अक्सर नकदी के साथ उपयोग किया जाता है। इस नियंत्रण के लिए आवश्यक है कि जो व्यक्ति ग्राहक से नकदी प्राप्त करता है और वह व्यक्ति जो लेखा प्रणाली में नकद रसीद रिकॉर्ड करता है, कभी भी एक ही कर्मचारी नहीं होता है।
वास्तव में, कुछ आंतरिक नियंत्रण प्रणाली एक कदम आगे जाती हैं और एक कर्मचारी को नकदी इकट्ठा करने की आवश्यकता होती है, दूसरा इसे बैंक में जमा करने के लिए और दूसरा इसे लेखा प्रणाली में रिकॉर्ड करने के लिए।
प्रत्येक कर्मचारी के कर्तव्यों को विभाजित करके, कोई भी व्यक्ति नकद जमा नहीं कर सकता है, इसे जमा कर सकता है, और बिक्री को लेखांकन में रिकॉर्ड कर सकता है। यह धोखाधड़ी को रोकता है, क्योंकि इस प्रकार एक व्यक्ति एकत्र किए गए नकदी के हिस्से को जेब में नहीं डाल सकता है और लेखा प्रणाली में नकद रसीद की एक छोटी राशि रिकॉर्ड कर सकता है।
संदर्भ
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- मेरा लेखा पाठ्यक्रम (2018)। आंतरिक नियंत्रण क्या हैं? से लिया गया: myaccountingcourse.com