- विशेषताएँ
- वरिष्ठ प्रबंधन के विश्वसनीय सलाहकार के रूप में कार्य करें
- आपूर्तिकर्ता नवाचार ड्राइव
- मुख्य विक्रेता डेटा में अंतर्दृष्टि प्रदान करें
- आपूर्ति श्रृंखला जोखिम को प्रबंधित और कम करें
- चुस्त स्टाफिंग और प्रतिभा विकास को बढ़ावा देना
- विशेषताएं
- सामग्री प्राप्त करना
- कीमतों का मूल्यांकन करें
- विक्रेता की पूर्व-स्वीकृति
- अपने आदेश ट्रैक करें
- कार्यालय का काम
- नीति अनुपालन
- महत्त्व
- कम लागत प्राप्त करें
- अपर्याप्त सामग्री को रोकें
- गुणवत्ता सुधारो
- रिश्तों को प्रबंधित करें
- नवाचार की तलाश करें
- संदर्भ
क्रय विभाग के रूप में संगठन के लिए आवश्यक, एक कंपनी कच्चे माल, स्पेयर पार्ट्स, सेवाओं, आदि के अधिग्रहण के लिए सभी गतिविधियों के लिए जिम्मेदार की धारा है। यह एक सेवा प्रदान करता है जो कई औद्योगिक, खुदरा और सैन्य संगठनों की रीढ़ है।
सुनिश्चित करता है कि व्यापार को संचालित करने के लिए आवश्यक आपूर्ति का आदेश दिया गया है और इन्वेंट्री में रखा गया है। यह विभाग सफल आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन के केंद्र में है, और आदेशित उत्पादों की लागत को कम करने, इन्वेंट्री स्तर को नियंत्रित करने और आपूर्तिकर्ताओं के साथ मजबूत संबंध स्थापित करने के लिए जिम्मेदार है।
एक अच्छा क्रय विभाग आपूर्तिकर्ताओं से गुणवत्ता की मांग करेगा और शुरू से लेकर रिसेप्शन तक के आदेशों का पालन करेगा। अन्य विभागों की आवश्यकताओं की पहचान करने, अपेक्षित प्रक्रिया का प्रबंधन करने और प्रतिस्पर्धी मूल्य प्राप्त करने में सहायता करें। वे आमतौर पर बजट का अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए नियंत्रक के रूप में कार्य करते हैं।
विशेषताएँ
वरिष्ठ प्रबंधन के विश्वसनीय सलाहकार के रूप में कार्य करें
क्रय विभाग उच्च स्तर पर कॉर्पोरेट योजना और बजट में शामिल है। यह रिवर्स इंजीनियरिंग लागतों को डिजाइन करना और संभावित रूप से कम महंगी और / या उच्च गुणवत्ता वाले विकल्पों का पता लगाना संभव बनाता है।
आपूर्तिकर्ता नवाचार ड्राइव
केवल सबसे कम कीमत की मांग से अधिक, क्रय विभाग अपने उत्पादों और सेवाओं की अंतर्निहित लागत को कम करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करता है।
प्रारंभिक विचार से लेकर विनिर्माण और निरंतर सुधार तक वे "नवाचार के जीवन चक्र" के साथ अंतरंग रूप से जुड़े हुए हैं।
मुख्य विक्रेता डेटा में अंतर्दृष्टि प्रदान करें
बाजार में गहन अंतर्दृष्टि प्रदान करते हुए, भविष्य कहनेवाला विश्लेषिकी बनाने के लिए कंपनियां इस जानकारी को आकर्षित कर सकती हैं।
आपूर्ति श्रृंखला जोखिम को प्रबंधित और कम करें
आर्थिक संकटों ने आपूर्तिकर्ताओं की स्थिरता के बारे में जागरूक होने का मूल्य सिखाया है। क्रय विभाग के पास संगठन के किसी अन्य भाग की तुलना में उस क्षेत्र का अधिक स्पष्ट दृष्टिकोण है।
चुस्त स्टाफिंग और प्रतिभा विकास को बढ़ावा देना
क्रय विभाग के लिए सही उम्मीदवारों को खोजने के लिए कार्यात्मक और भौगोलिक सीमाओं को पार करना आवश्यक है।
कुछ मामलों में, उत्तर आउटसोर्सिंग या साझा सेवा संगठनों का उपयोग करने में है।
विशेषताएं
सामग्री प्राप्त करना
एक निर्माण कंपनी के लिए इसमें कच्चे माल शामिल हो सकते हैं, लेकिन इसमें उपकरण, मशीनरी, या यहां तक कि बिक्री टीम और सचिवों के लिए आवश्यक कार्यालय सामग्री भी शामिल हो सकती है।
एक खुदरा व्यवसाय में, क्रय विभाग को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि स्टोर को अच्छी तरह से रखने के लिए अलमारियों या गोदामों पर हमेशा पर्याप्त उत्पाद हों।
अपनी इन्वेंट्री वेयरहाउस को उचित स्तर पर रखना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। इन्वेंट्री में बड़ी मात्रा में धन जमा करने से स्टॉक की समस्या और अन्य प्रकार के खर्चों के लिए पूंजी की कमी हो सकती है, जैसे कि अनुसंधान और विकास, या विज्ञापन।
कीमतों का मूल्यांकन करें
एक क्रय विभाग निरंतर मूल्यांकन के प्रभारी है यदि आप लाभ को अधिकतम करने के लिए सर्वोत्तम संभव मूल्य पर सामग्री प्राप्त कर रहे हैं।
आपको कीमतों की तुलना करने की आवश्यकता है ताकि आप कंपनी-विशिष्ट आकार के आदेशों के लिए सबसे समझदार कीमतों के साथ सर्वश्रेष्ठ आपूर्तिकर्ताओं को पा सकें।
क्रय विभाग वैकल्पिक आपूर्तिकर्ताओं के साथ संवाद कर सकता है, उच्च मात्रा के आदेशों के लिए बेहतर कीमतों पर बातचीत कर सकता है, या विभिन्न स्रोतों से कम कीमत वाले उत्पादों को प्राप्त करने की संभावना के बारे में पूछताछ कर सकता है।
विक्रेता की पूर्व-स्वीकृति
क्रय विभाग अनुमोदित आपूर्तिकर्ताओं की सूची तैयार करने, आदेशों को पूरा करने के लिए मूल्य, गुणवत्ता, ग्राहक राय और समय के संदर्भ में आपूर्तिकर्ताओं का मूल्यांकन करता है।
अपने आदेश ट्रैक करें
आदेश खरीद प्रपत्रों के साथ प्रलेखित किए जाते हैं। इनमें बताई गई सामग्री के साथ-साथ आदेशित मात्रा के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी दी गई है।
इन रूपों का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि ऑर्डर किए गए उत्पाद प्राप्त किए जाते हैं और ऑर्डर पूरा करने के लिए समय लगता है।
कार्यालय का काम
क्रय विभाग सामग्रियों की खरीद और वितरण से संबंधित सभी दस्तावेज संभालता है।
इसका मतलब यह है कि आपके लेखांकन विभाग के साथ मिलकर काम करना यह सुनिश्चित करने के लिए कि आइटम खरीदने के लिए पर्याप्त पैसा है, कि नकदी आसानी से बहती है, और यह कि सभी भुगतान समय पर किए जाते हैं।
नीति अनुपालन
खरीदारी करने से पहले, क्रय विभाग को यह सुनिश्चित करना होता है कि वह बजट के अधिग्रहण और अनुमोदन के लिए औपचारिकताओं का अनुपालन करता है, और यह सुनिश्चित करना होगा कि सामग्री संगठन की सामान्य नीति का पालन करके खरीदी जाए।
महत्त्व
कम लागत प्राप्त करें
क्रय विभाग व्यावसायिक मुनाफे को अधिकतम करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। कीमतों की तुलना करें और आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत करें ताकि कंपनी को आवश्यक उत्पादों पर सर्वोत्तम संभव कीमत मिल सके।
आप उन गारंटियों और छूटों का लाभ उठाकर बचत भी प्रदान कर सकते हैं जो गैर-विशेषज्ञ आमतौर पर भूल जाते हैं।
बचाने में मदद करता है, कंपनी के खर्च में बेहतर पारदर्शिता प्रदान करता है। यह आपको बेहतर अनुबंध और नकदी प्रवाह को मुक्त करने के लिए बातचीत करने की अनुमति देगा।
अपर्याप्त सामग्री को रोकें
क्रय विभाग को यह पहचानना होगा कि कौन से उत्पाद व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण हैं और इसकी आपूर्ति श्रृंखला की सुरक्षा के लिए उचित उपाय करें।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि अपर्याप्त सामग्री उत्पादकता को प्रभावित नहीं करती है, क्रय विभाग कई स्रोतों जैसे तकनीकों का उपयोग करता है।
कई स्रोतों के होने का अर्थ है कई विक्रेताओं का उपयोग करना जो समान उत्पादों की पेशकश करते हैं। यदि एक आपूर्तिकर्ता के साथ कोई समस्या है, तो विफलता की भरपाई के लिए आदेशों को दूसरे तक बढ़ाया जा सकता है।
गुणवत्ता सुधारो
क्रय विभाग प्रदर्शन लक्ष्यों को निर्धारित करके गुणवत्ता में सुधार करने में मदद करता है। फिर यह उन लक्ष्यों के खिलाफ वास्तविक प्रदर्शन को ट्रैक करता है।
विशेषताओं के लिए संकेतकों का उपयोग करके गुणवत्ता विशेषताओं को मापना महत्वपूर्ण है, जैसे स्थायित्व, उत्पाद उपस्थिति या डिलीवरी की समयबद्धता।
वे अपनी प्रक्रियाओं को विकसित करने और उन्हें गुणवत्ता में सुधार करने में मदद करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ मिलकर काम करते हैं।
रिश्तों को प्रबंधित करें
क्रय विभाग के लिए चुनौती यह है कि वह आपूर्तिकर्ता को कंपनी के साथ काम करने में दिलचस्पी ले। आपूर्तिकर्ता को दीर्घकालिक संबंधों में निवेश करें।
विभाग को कंपनी के भीतर संबंधों का प्रबंधन भी करना होता है। आपको आंतरिक हितधारकों के साथ काम करना होगा, जैसे कि विपणन, वित्त, रसद और वितरण, यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे सभी संरेखित हैं।
नवाचार की तलाश करें
क्योंकि क्रय विभाग हमेशा बाहरी व्यवसायों के संपर्क में रहता है, यह नवीन उत्पादों को प्राप्त करने के लिए एक आदर्श स्थिति में है, जो मूल्य, गुणवत्ता या सुविधा के संदर्भ में व्यवसाय को एक प्रतिस्पर्धात्मक लाभ प्रदान कर सकता है।
संदर्भ
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- रॉबर्ट बोमन (2014)। 'विश्व स्तरीय' खरीद संगठनों के पांच लक्षण। फोर्ब्स। से लिया गया: forbes.com