15 सबसे महत्वपूर्ण कार्यालय आपको मास्टर करते हैं - काम - 2025

कार्यालय कार्यों यह हावी किसी कंपनी, संगठन या संस्था, और जिनमें से कर्मियों द्वारा किए गए प्रशासनिक गतिविधियों रहे हैं एक ही के ऑपरेशन के लिए जरूरी हैं। यदि कुशलता से किया जाता है, तो परिणाम आमतौर पर खराब होने की तुलना में बहुत बेहतर होगा।

कार्यालय का काम आम तौर पर शुक्रवार के माध्यम से एक नियमित रूप से सोमवार को होता है जो सुबह 8 बजे या 9 बजे शुरू होता है और 4 या 5 बजे तक रहता है, हालांकि यह देश या क्षेत्र द्वारा भिन्न होता है।

अधिकांश कार्यालय नौकरियों के लिए बुनियादी कौशल की आवश्यकता होती है जैसे: धाराप्रवाह मौखिक संचार, लिखने की क्षमता, फ़ाइल, और कार्यालय के उपकरण जैसे कंप्यूटर, फोटोकॉपीयर, आदि के साथ कुछ अनुभव।

स्थिति या जिम्मेदारी के स्तर के आधार पर, यह आवश्यक है कि व्यक्ति के पास तकनीकी, विश्वविद्यालय या चौथे स्तर की शिक्षा हो।

मुख्य कार्यालय आपको मास्टर करता है

1- योजना

यह कार्यों में से पहला और सबसे महत्वपूर्ण है क्योंकि इसमें परिभाषित किया गया है कि संगठनात्मक तरीके और संरचनाएं व्यवसाय योजना में कैसे योगदान कर सकती हैं।

ऐसे तकनीकी उपकरण हैं जो इन तरीकों को बाद में टीम के सदस्यों के बीच वितरित किए गए कार्यों में निर्दिष्ट करने में मदद करते हैं, लेकिन केवल अच्छी योजना यह गारंटी दे सकती है कि सब कुछ व्यापार उद्देश्य में जोड़ रहा है।

सामान्य नियोजन के लिए कंपनी के भीतर एक स्पष्ट व्यावसायिक दृष्टि और एक निश्चित पदानुक्रमित स्तर की आवश्यकता होती है, लेकिन प्रत्येक टीम के सदस्य को अपने काम की योजना बनानी चाहिए ताकि वे स्थापित लक्ष्यों और समय सीमा को पूरा कर सकें।

2- ट्रांसक्रिप्शन और / या रिपोर्ट लेखन

एक कार्य जो दैनिक रूप से कार्यालय में काम करने वालों के समय पर होता है, लेखन है, किसी भी माध्यम में, उन रिपोर्ट में जो अपने कार्यों का समर्थन या विस्तार करते हैं या जो अपने सहयोगियों को विवरण (पृष्ठभूमि, प्रगति, परिणाम, पेशेवरों और विपक्षों) को समझाने के लिए सेवा करते हैं। विपक्ष, आदि), एक विशेष परियोजना का।

ये दस्तावेज़ उस संगठन की गतिविधि के रिकॉर्ड के रूप में भी काम करते हैं, जो उस कार्यालय का है, भविष्य के ऑडिट या समीक्षाओं के लिए।

3- बैठक में भाग लें

वे एक कार्य दल के सदस्यों के बीच बैठकें कर रहे हैं जिसमें चल रही परियोजनाओं पर विचारों का आदान-प्रदान किया जाता है, नए प्रस्ताव प्रस्तुत किए जाते हैं, प्रस्तुतियाँ, रिपोर्ट या रिपोर्ट साझा की जाती हैं।

आम तौर पर उनके पास एक लक्ष्य की भूमिका, कार्यों और समय सीमा को एक आम लक्ष्य की उपलब्धि के लिए मौजूद सभी को संरेखित करने का उद्देश्य होता है। वे उन समस्याओं को हल करने के लिए भी काम करते हैं जो कार्यों के प्रदर्शन में उत्पन्न हो सकती हैं।

उनके पास आमतौर पर एक बहुत परिभाषित आवृत्ति, अवधि और गतिशीलता है। इसी तरह, उनके बारे में जो चर्चा की जाती है, वह आमतौर पर मिनटों में दर्ज की जाती है।

कुछ संगठन प्रतिदिन बैठकें करते हैं, अन्य सप्ताह में कई दिन, अन्य हर दो सप्ताह, और अभी भी अन्य मासिक। बैठकों की आवृत्ति प्रत्येक कंपनी और उसकी आवश्यकताओं पर निर्भर करती है।

4- अनुसूची बैठक

यह उन सभी लोगों के एजेंडे को समन्वित करने के बारे में है जो एक बैठक में इस तरह से होना चाहिए कि वे एक विशिष्ट स्थान और समय पर मेल खाते हैं।

यह एक चुनौतीपूर्ण काम हो सकता है, इसलिए प्रौद्योगिकी पर भरोसा करना एक अच्छा विचार हो सकता है। शेड्यूलऑन जैसे एप्लिकेशन हैं, जो आपको बैठकों को स्वचालित रूप से शेड्यूल करने की अनुमति देते हैं, आमंत्रितों को उपलब्ध तिथियों को देखने और एक समय चुनने के लिए अनुमति देते हैं जो उनके लिए सुविधाजनक है।

5- कॉर्पोरेट ईमेल की जाँच करें

यह एक ऐसा काम है जिसमें लंबा समय लग सकता है। 2016 में प्रकाशित एक एडोब रिपोर्ट, जिसके परिणामस्वरूप एक हजार से अधिक श्रमिकों के स्व-प्रशासित सर्वेक्षण से पता चलता है कि हम प्रत्येक सप्ताह औसतन 20.5 घंटे बिताते हैं, हमारे कार्य ईमेल की जांच करते हैं।

ईमेल को वर्गीकृत करना, पढ़ना और उत्तर देना संचार का एक बहुत ही सामान्य रूप है और किसी परियोजना या संगठनात्मक प्रक्रिया से संबंधित फाइलों और छापों के आदान-प्रदान की अनुमति देता है।

हालाँकि कंपनियां ईमेल प्रबंधित करने के लिए लगातार अधिक कुशल तरीके खोज रही हैं, लेकिन इसके लिए जीमेल के स्मार्ट लेबल जैसे एप्लिकेशन भी हैं।

इस कार्य को सुव्यवस्थित करने का एक अन्य तरीका मानक ईमेल टेम्प्लेट, या ऐसे ग्रंथों को शामिल करना है, जिन्हें अलग-अलग प्राप्तकर्ता और अलग-अलग समय पर न्यूनतम संशोधनों के साथ भेजा जा सकता है।

6- वित्त प्रबंधन

इस कार्य में, यह गारंटी दी जानी चाहिए कि धन उत्पादों और सेवाओं की खरीद और बिक्री में अपने जीवन चक्र को पूरा करता है; सभी चालान प्रस्तुत, पोस्ट किए गए, भुगतान किए गए और भेजे गए हैं। बेशक ऐसे कार्यालय हैं जो केवल यही करते हैं।

इस गतिविधि में वित्तीय खातों और कानूनी दस्तावेजों को अद्यतन रखना भी शामिल है, ताकि कानूनी ढांचे के साथ कोई समस्या न हो जो कि संगठन की चिंता करता है।

7- रसद

यह फ़ंक्शन यह सुनिश्चित करता है कि कंपनी के काम से संबंधित सभी सामान गोदामों और ग्राहकों से और उनके पास पहुंचाए जाते हैं। इसमें नए उत्पादों के निर्माण के लिए कच्चे माल को प्राप्त करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ संपर्क करना भी शामिल है।

इस फ़ंक्शन का लक्ष्य यह गारंटी देना है कि कंपनी के पास अपने अच्छे या सेवा के उत्पादन को बनाए रखने के लिए आवश्यक सब कुछ है जो वह व्यवसाय करता है।

8- ध्यान दें

एक कार्यालय में फोन का जवाब देना भी आवश्यक है, क्योंकि यह ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और स्वयं सहकर्मियों के बीच संचार का एक साधन है।

यद्यपि यह एक सरल कार्य लगता है, इसके लिए एक निश्चित प्रोटोकॉल की आवश्यकता होती है क्योंकि यह वह आवाज हो सकती है जिसे कंपनी के बाहर कोई व्यक्ति अपनी छवि के साथ जोड़ता है। इसलिए, यह महत्वपूर्ण है कि शिष्टाचार के नियमों का सम्मान किया जाता है, एक संस्थागत स्वर बनाए रखा जाता है, आवाज़ की मात्रा और उपयोग की जाने वाली शब्दावली मध्यम होती है।

जानकारी का एक अन्य महत्वपूर्ण टुकड़ा, जिसे कभी-कभी इस फ़ंक्शन को निष्पादित करते समय अनदेखा किया जाता है, फोन के दूसरी तरफ व्यक्ति के बारे में जितना संभव हो उतना डेटा लिखना है; यह कंपनी के संपर्क डेटाबेस को खिलाएगा और आपको टेलीफोन बातचीत के दौरान चर्चा की गई बात पर सही ढंग से पालन करने की अनुमति देगा।

9- फ़ाइल संगठन

अधिकांश कार्य जो किसी कार्यालय में निष्पादित किए जाते हैं, कुछ दस्तावेज़ उत्पन्न करते हैं: चालान, नोट्स, मिनट, मिनट, बिक्री रिपोर्ट, आदि।

डिजिटल या कागज़ पर, यह जानकारी की एक मात्रा है जो व्यवसाय के लिए महत्व के स्तर के अनुसार किसी को कैटलॉगिंग, संग्रह करने और इसे सुरक्षित रखने के लिए आवश्यक है।

संक्षेप में यह अंतिम बिंदु, सूचना की सुरक्षा, एक ऐसा मुद्दा है जो कई संगठनों के लिए सिरदर्द बन गया है, यही वजह है कि अधिक से अधिक उपकरण, प्रोटोकॉल और प्रक्रियाएं उभर रही हैं जो फ़ाइल में सुरक्षा प्रदान करती हैं और डेटा का प्रसारण करती हैं। एक संगठन में संवेदनशील डेटा।

कुछ मामलों में बाहरी हार्ड ड्राइव का उपयोग किया जाता है, जबकि अन्य में "क्लाउड" में इन मामलों या भंडारण प्लेटफार्मों के लिए विशेष सर्वर होते हैं जैसे कि Microsoft OneDrive, Google ड्राइव या Apple iCloud।

10- कंपनी के मेल का वितरण

एक कार्य जो बहुत उच्च शैक्षणिक प्रशिक्षण की आवश्यकता नहीं होने के बावजूद, अच्छे संगठन, जिम्मेदारी और तात्कालिकता की आवश्यकता है, कार्यालय के भीतर पत्राचार का वितरण है।

एक डिजाइन का एक स्केच, बैंक द्वारा भेजा गया क्रेडिट कार्ड, एक सप्लायर से चालान या सरकारी संस्था से प्रतिक्रिया पत्र, कुछ ऐसे दस्तावेज हैं, जिनका इंतजार किसी भी कर्मचारी को हो सकता है और जिस पर कई अन्य प्रक्रियाएं हो सकती हैं। कम्पनी का।

11- ग्राहक सेवा

इस फ़ंक्शन में कंपनी द्वारा पेश किए गए उत्पादों या सेवाओं के बारे में सवालों या शिकायतों के साथ शारीरिक रूप से सेवारत ग्राहक होते हैं।

12- दस्तावेजों की छपाई और नकल

इसमें उन दस्तावेजों को प्रिंट करना शामिल है जिन्हें भौतिक रूप से रखा जाना चाहिए या उन प्रतियों को बनाना चाहिए जिन्हें डुप्लिकेट में रखा जाना चाहिए या कंपनी के श्रमिकों को वितरित किया जाना चाहिए।

13- उम्मीदवार साक्षात्कार

यह कर्मियों की चयन प्रक्रिया के कार्यों में से एक है। उन्हें व्यक्तिगत रूप से या समूहों में किया जा सकता है, अर्थात, किसी एक उम्मीदवार या कई पर ध्यान केंद्रित करना।

14- आपूर्ति और कार्यालय की आपूर्ति की खरीद

इसकी दक्षता के लिए कार्यालय की आपूर्ति आवश्यक है। स्टेशनरी की आपूर्ति, प्रिंटर स्याही, पैकेजिंग या कागज हमेशा उपलब्ध होना चाहिए, इसलिए उनके प्रबंधन का प्रभारी कोई होना चाहिए।

15- प्रशासनिक कार्य

एक कंपनी को स्थिरता बनाए रखने और व्यावसायिक सफलता प्राप्त करने में सक्षम होने के लिए प्रशासनिक प्रक्रियाएं आवश्यक हैं। कानूनी मुद्दों, कागजी कार्रवाई और अन्य नौकरशाही योजनाओं के बारे में जागरूक होना इनमें से कुछ कार्य हैं।

संदर्भ

1. ऑडरा बियांका (s / f)। कार्यालय संगठन और योजना युक्तियाँ। से पुनर्प्राप्त: smallbusiness.chron.com।
2. बिज़ ट्रेंड (2015)। 7 कार्यालय कार्य जिन्हें आप कर सकते हैं और स्वचालित करना चाहिए। से पुनर्प्राप्त: es.sba.gov
3. डेवी कैटलिन (2016)। आपके जीवन के कितने घंटे आपने काम के ईमेल पर बर्बाद किए हैं? हमारे निराशाजनक कैलकुलेटर का प्रयास करें। से पुनर्प्राप्त: washtonpost.com।
4. लॉरी रीव्स। एक कार्यालय में काम करने वाले कर्मचारियों की सूची। से पुनर्प्राप्त: work.chron.com।
5. एक कार्यालय सहायक क्या करता है Learn.org से पुनर्प्राप्त किया गया।
6. ऑफिस जॉब में लोग वास्तव में क्या करते हैं। से पुनर्प्राप्त: reddit.com