एक प्रशासनिक सहायक के 7 मुख्य कार्य - काम - 2025

एक प्रशासनिक सहायक के कार्यों सहायता और सामान्य गतिविधियों है कि एक कंपनी को विकसित करता है करने के लिए संगत का कार्य हैं। इसलिए, वे उसी के कुशल संचालन के लिए आवश्यक हैं।

ये गतिविधियाँ आमतौर पर कंपनी के व्यावसायिक क्षेत्र के अनुसार परिवर्तनशील होती हैं जिसमें वे काम करते हैं। उदाहरण के लिए, विशेष कार्यालयों जैसे कानून फर्मों में, सहायकों के पास आमतौर पर कुछ गतिविधियों को करने के लिए विशिष्ट प्रशिक्षण होता है।

हालांकि, सभी क्षेत्रों के लिए कार्य सामान्य हैं जो आमतौर पर कार्यालय के भीतर सूचना के वितरण और प्रबंधन के चारों ओर घूमते हैं। इसमें दस्तावेज़ों, अभिलेखागार और कार्यक्रमों का प्रबंधन करना शामिल है।

लेकिन ये गतिविधियाँ अधिक व्यापक हो सकती हैं। कुछ अवसरों पर, प्रशासनिक सहायकों को लेखांकन जानकारी के प्रसंस्करण और कंपनी के तकनीकी संसाधनों के संचालन की गारंटी देने का भी ध्यान रखना चाहिए।

एक प्रशासनिक सहायक के 7 मुख्य कार्य

1- दस्तावेज़ प्रबंधन

एक प्रशासनिक सहायक का मुख्य कार्य दस्तावेज़ और फ़ाइल प्रबंधन के साथ कार्यालय के सदस्यों की मदद करना है।

आमतौर पर यह कार्य फाइलों के भंडारण, संगठन और प्रबंधन से संबंधित है।

हालाँकि, कुछ अवसरों पर उनके लिए दस्तावेजों को लिखना, संपादित करना और उनकी समीक्षा करना भी आवश्यक हो सकता है।

कुछ कंपनियों में उन्हें पत्र या नोटों का डिक्टेशन लेने और मीटिंग्स के मिनट रिकॉर्ड करने के लिए भी कहा जाता है।

कुछ मामलों में, उदाहरण के लिए जब यह एक कानूनी फर्म की बात आती है, तो इन कार्यों को पूरा करने में सक्षम होने के लिए विशेष प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है: प्रशासनिक सहायक को शब्दावली और कानूनी प्रक्रियाओं को समझने की आवश्यकता होगी।

दूसरी ओर, चिकित्सा क्षेत्र के भीतर काम करने वाले प्रशासनिक सहायकों को विभिन्न कौशल की आवश्यकता होती है। मरीजों से निपटने और मेडिकल रिपोर्ट पढ़ने के लिए उनके पास आवश्यक प्रशिक्षण होना चाहिए।

2- इवेंट प्लानिंग

ऑफिस इवेंट प्लानिंग भी अक्सर प्रशासनिक सहायकों की जिम्मेदारी होती है। इस जिम्मेदारी का आकार कंपनी के आकार के अनुसार परिवर्तनशील हो सकता है।

एक घटना केवल एक बैठक या व्यावसायिक दोपहर का भोजन हो सकती है, लेकिन यह एक बड़ा सम्मेलन या कॉर्पोरेट पार्टी भी हो सकती है।

किसी भी स्थिति में, उपस्थित व्यक्ति को घटना से संबंधित सभी मानदंडों का प्रबंधन करना चाहिए।

इसमें विक्रेताओं से संपर्क करना, आरक्षण करना, मेनू चुनना और सजावट शामिल है। लेकिन इसमें उपस्थित लोगों, वक्ताओं और व्याख्याताओं से संपर्क करना, आमंत्रित करना और पुष्टि करना भी शामिल है यदि यह आवश्यक है।

3- उपयोगकर्ताओं और आगंतुकों के लिए इन-पर्सन ध्यान

ग्राहक सेवा आमतौर पर प्रशासनिक सहायकों के लिए सबसे आम कार्यों में से एक है। जिन दर्शकों पर ध्यान केंद्रित किया जाता है, वे हमेशा कंपनी के आकार और उसके व्यावसायिक अभिविन्यास पर निर्भर करते हैं।

छोटे व्यवसायों के लिए जो सीधे जनता की सेवा करते हैं, ग्राहकों से मिलने के लिए प्रशासनिक सहायक की आवश्यकता हो सकती है।

जब ऐसा होता है, तो उनका काम कंपनी की सुविधाओं से गुजरने के दौरान उनका मार्गदर्शन करना और उनकी सेवा करना होता है।

बड़ी कंपनियों में, प्रशासनिक सहायक को किसी अन्य प्रकृति के आगंतुकों जैसे भागीदारों या बड़े आपूर्तिकर्ताओं में भाग लेना होगा।

इस मामले में, उनका मिशन उन्हें अपने एजेंडे और कंपनी के प्रबंधन या अन्य क्षेत्रों के साथ बैठकों की पूर्ति में मार्गदर्शन करना होगा।

4- टेलीफोन और आभासी ध्यान

ग्राहक सेवा की श्रेणी में टेलीफोन और आभासी सहायता शामिल हैं। टेलीफोन सहायता के मामले में, ग्राहकों और भागीदारों का अभिविन्यास शामिल है, साथ ही एजेंडा के संगठन और प्रशासन।

जब यह आभासी ध्यान में आता है, तो कार्य ग्राहक सेवा या सूचना प्रबंधन के लिए कंपनी द्वारा प्रदान किए गए चैनलों पर निर्भर करेगा।

कुछ मामलों में, इसमें ईमेल संभालना, उत्तर देना, संदेशों को अग्रेषित करना या आवश्यकतानुसार संग्रह करना शामिल है।

अन्य मामलों में, जब आभासी संचार चैनल अधिक विविध होते हैं, तो अन्य कार्यों को शामिल किया जा सकता है, जैसे कि चैट सिस्टम के माध्यम से जनता की सेवा करना या यहां तक ​​कि कंपनी के सामाजिक नेटवर्क के माध्यम से सवालों के जवाब देना।

बड़ी कंपनियों में इन संचार चैनलों में भाग लेने पर विशेष रूप से ध्यान केंद्रित करने वाले कर्मियों के लिए यह सामान्य है। जब व्यवसाय छोटे होते हैं, तो यह कार्य अक्सर प्रशासनिक सहायकों के लिए छोड़ दिया जाता है।

5- एजेंडों का प्रशासन

प्रशासनिक सहायकों के लिए एजेंडा का प्रबंधन अक्सर सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक होता है।

इस जिम्मेदारी में फोन, व्यक्ति या ऑनलाइन द्वारा नियुक्तियों और बैठकों के लिए अनुरोध प्राप्त करना और परिभाषित मानदंडों के अनुसार एजेंडे में उन्हें शामिल करना शामिल है।

इसमें कंपनी के अंदर और बाहर शेड्यूलिंग मीटिंग, वर्क लंच और बिजनेस ट्रिप भी शामिल हैं।

बाद के मामलों में यह आवश्यक भी है कि फ्लाइट, होटल, रेस्तरां या मीटिंग रूम बुक करना सहायक की जिम्मेदारी हो।

6- लेखा

प्रशासनिक सहायक कभी-कभी कंपनी के भीतर होने वाले खर्चों की निगरानी और रिकॉर्डिंग के लिए जिम्मेदार होते हैं। ये कर्तव्य सरल हो सकते हैं, जैसे स्प्रेडशीट पर कुछ खर्चों को रिकॉर्ड करना।

कुछ मामलों में, सहायक को अधिक जटिल कार्यों के विकास के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, आपकी जिम्मेदारियों में प्रबंधन के लिए रिपोर्टिंग लेखांकन शामिल हो सकता है।

आमतौर पर यह कंपनी के आकार पर निर्भर करता है। एक बड़ी कंपनी में आमतौर पर अधिक विशिष्ट भूमिकाएं होती हैं; इनमें, लेखांकन जानकारी को उस उद्देश्य के लिए रखे गए व्यक्ति द्वारा प्रबंधित किया जाता है।

हालांकि, किसी भी प्रशासनिक सहायक के लिए मूलभूत कौशल में से एक Microsoft लेखा जैसे कार्यालय लेखा सॉफ्टवेयर में महारत हासिल है।

7- तकनीकी प्रबंधन

तकनीकी संसाधनों का प्रबंधन भी प्रशासनिक सहायकों के कार्यों का हिस्सा है। इस अर्थ में, आपकी जिम्मेदारी यह सुनिश्चित करना है कि कंपनी के संचालन के लिए आवश्यक सभी उपकरण अच्छी तरह से संचालित हों।

इसमें कंप्यूटर उपकरण में निहित जानकारी की बैकअप प्रतियां बनाना और अन्य कार्यों के साथ एंटीवायरस को अपडेट करना शामिल है।

दूसरी ओर, इसमें प्रोजेक्टर और लैपटॉप जैसे उपकरणों का प्रबंधन शामिल है।

इसका तात्पर्य उन गतिविधियों के सामान्य विकास के लिए आवश्यक उपकरणों के पुनरीक्षण और रखरखाव से भी है जो इसकी जिम्मेदारी में हैं।

यह कहना नहीं है कि प्रशासनिक सहायक को तकनीकी ज्ञान होना चाहिए। इसका काम विशेष रूप से सेटबैक से बचने के लिए समय-समय पर उपकरणों के रखरखाव के लिए तकनीकी कर्मियों को काम पर रखने में होता है।

संदर्भ

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