एक सचिव के 7 सबसे उत्कृष्ट कार्य - काम - 2025

एक सचिव के मुख्य कार्यों में एजेंडा का प्रबंधन, जनता की सेवा करना और गोपनीय जानकारी संभालना शामिल है। यह वह व्यक्ति है जो एक कार्यालय में प्रशासनिक सहायता कार्यों को करने के लिए प्रभारी है।

इस स्थिति को एक पुरुष या एक महिला द्वारा आयोजित किया जा सकता है, हालांकि सबसे आम यह है कि यह एक महिला है जो इसे अभ्यास करती है।

वे आमतौर पर कंपनी के भीतर एक निश्चित पदानुक्रम वाले लोगों के गोपनीय मामलों के प्रभारी होते हैं, जैसे कि निदेशक, प्रबंधक, अध्यक्ष, अन्य। यह उन्हें कार्यपालिका का दाहिना हाथ बनाता है जिसके लिए वे काम करते हैं।

यदि कंपनी छोटी है, तो सचिव का प्रमुख कार्यभार मूल कार्यालय कार्यों से संबंधित है।

दुनिया के कुछ देश अपने काम के लिए धन्यवाद और जश्न मनाने के लिए वर्ष के दौरान उसे एक विशेष दिन समर्पित करते हैं। उदाहरण के लिए, कोलंबिया, पेरू और मैक्सिको में सचिव का दिन 26 अप्रैल है, जबकि वेनेजुएला में यह 30 सितंबर है।

एक सचिव के 7 मुख्य कार्य

एक सचिव का काम अपने बॉस को समर्थन और सहयोग देना है ताकि वह बिना देरी या गड़बड़ी के संगठन के भीतर अपनी भूमिका पूरी तरह से निभा सके।

यद्यपि कंपनी की प्रकृति सचिव के आवश्यक कार्य के प्रकार को प्रभावित करती है, यह कहा जा सकता है कि उसके मुख्य कार्य हैं:

1- एजेंडा प्रबंधन

यह सचिव की जिम्मेदारी है कि वह उस व्यक्ति का एजेंडा रखे, जिसके लिए वह आज तक काम करता है। वहां आपको अपनी सभी कार्य प्रतिबद्धताओं और कभी-कभी व्यक्तिगत लोगों को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

आपको उन सभी लोगों और संस्थानों के डेटा का रिकॉर्ड भी रखना होगा जिनके साथ आपका नियोक्ता संबंधित होना चाहिए।

एक सचिव का एजेंडा अक्सर कार्यकारी के संचालन लॉग के रूप में कार्य करता है जिसके लिए वह काम करता है।

2- जनता का ध्यान

जनता के लिए ध्यान सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है जिसे सचिव को करना चाहिए। आपको कॉल का जवाब देना चाहिए और उनके कारण, साथ ही उन सभी डेटा को रिकॉर्ड करना चाहिए जो आपके नियोक्ता को प्रभावी ढंग से मामले का पालन करने की अनुमति देते हैं।

वह वह व्यक्ति भी है जो कार्यालय में आगंतुकों को प्राप्त करता है। यही कारण है कि सचिव के लिए कार्यस्थल की कॉर्पोरेट छवि के अनुरूप छवि बनाए रखना महत्वपूर्ण है।

उनकी भूमिका न केवल आगंतुकों को अनुकूल बनाने और उन्हें बधाई देने की है, बल्कि वे कंपनी के संगठनात्मक संस्कृति और आंतरिक प्रक्रियाओं पर पहले निर्देश और दिशानिर्देश भी देते हैं।

3- दस्तावेज़ प्रबंधन

अपने मालिक से पत्राचार प्राप्त करने और संभालने वाले व्यक्ति होने के अलावा, एक सचिव अपने नियोक्ता के अधिकांश पत्रों, नोटिसों, ज्ञापनों और ईमेलों को लिखता है, पढ़ता है, उनका जवाब देता है और अभिलेखागार करता है।

यह अंत करने के लिए, आपको कुछ सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोगों का उपयोग करना चाहिए जो आपको ऐसे दस्तावेजों को अधिक चपलता और गति के साथ तैयार करने की अनुमति देते हैं।

इन दक्षताओं की विशिष्टता उस कार्य के प्रकार पर निर्भर करेगी जो उस क्षेत्र में आवश्यक है जिसमें आप काम करते हैं।

सचिव अपने बॉस के संपर्क डेटाबेस और लिखित पत्राचार की फाइलें, साथ ही कार्यालय के भीतर मिनटों और ब्याज के अन्य दस्तावेजों को प्रबंधित करता है।

यह सचिव है जो आम तौर पर महत्वपूर्ण बैठकों में चर्चा किए गए मामलों पर ध्यान देता है।

4- संवेदनशील जानकारी का प्रबंधन (आंतरिक और बाहरी)

एक अच्छे सचिव को अलग करने वाले कार्यों में कंपनी या संस्थान के संचालन के लिए सभी अत्यंत महत्वपूर्ण जानकारी को पर्याप्त रूप से और कुशलता से संभालना है जहां वह काम करती है।

उदाहरण के लिए, आपके पास उन कानूनी दस्तावेजों का नियंत्रण होना चाहिए जो किसी भी समय सरकारी निकायों द्वारा आवश्यक हो सकते हैं।

आप पर्यावरण से या कंपनी से संबंधित किसी भी अभिनेता से जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। इस जानकारी को विवेकपूर्ण, कुशल और समयबद्ध तरीके से प्रबंधित किया जाना चाहिए।

5- कार्यालय संगठन

सचिव को कार्यालय उपकरण और फर्नीचर का संचालन और रखरखाव करना चाहिए: टेलीफोन, फोटोकॉपियर, प्रिंटर, प्रोजेक्टर, फर्नीचर, फाइलिंग कैबिनेट, अन्य।

वह वह है जो आपूर्ति और कार्यालय उपकरण की सूची को नियंत्रित करता है। यह भौतिक और इलेक्ट्रॉनिक फाइल सिस्टम को भी व्यवस्थित रखता है ताकि जरूरत पड़ने पर जानकारी आसानी से उपलब्ध हो सके।

सचिव के पास एक साफ और संगठित कार्यक्षेत्र होना चाहिए, क्योंकि यह आमतौर पर पहली चीजों में से एक है जिसे कंपनी के बाहर के लोग अपनी सुविधाओं में प्रवेश करते समय देखते हैं।

6- प्रस्तुतियों की तैयारी

आम तौर पर एक कार्यकारी को अपनी रिपोर्ट को प्रस्तुतिकरण के रूप में प्रस्तुत करना चाहिए जो जानकारी को सारांशित और रैंक करता है। इस कार्य के लिए वह आमतौर पर अपने सचिव से मदद मांगता है।

जो व्यक्ति सचिवालय में है, उसे यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वहां दिखाई देने वाली जानकारी सही ढंग से उस डेटा को दर्शाती है जिसे उसके मालिक साझा करना चाहते हैं।

आपको यह भी सावधान रहना चाहिए कि यह वर्तनी त्रुटियों से मुक्त एक प्रस्तुति है और यह कंपनी की ग्राफिक पहचान के अनुरूप है।

7- प्रशासनिक निगरानी

एक सचिव की यह भी ज़िम्मेदारी है कि वह जिस कंपनी या संस्था में काम करता है, उसकी परिसंपत्तियों की देखभाल करने के लिए आवश्यक नीतियों और प्रक्रियाओं का पालन करे।

अपने बॉस के पदानुक्रमित स्तर के अनुसार, सचिव बजट ऑपरेशन के विवरण को दर्शाने वाले डेटा की सटीकता को मान्य कर सकता है।

एक सचिव को कार्यालय के भीतर प्रबंधन नियंत्रण और संसाधनों के सही प्रशासन का ध्यान रखना चाहिए।

आभासी सचिव

ऑनलाइन नौकरियों के उदय के साथ, ऑनलाइन सचिवों या आभासी सहायकों का आंकड़ा पैदा होता है।

ये सचिव उपरोक्त वर्णित अधिकांश कार्य करते हैं लेकिन दूरस्थ रूप से। इन मामलों में, सचिव अपनी सेवाओं के लिए घंटे या परियोजना के हिसाब से शुल्क लेते हैं।

संदर्भ

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