एक व्यय नीति एक प्रारूप है जिसमें किसी कंपनी या व्यवसाय से धन के बहिर्वाह के भौतिक प्रमाण के रूप में सेवा करने का कार्य होता है। इसका उपयोग आंदोलन के विस्तार से वर्णन करने के उद्देश्य से किया जाता है और आमतौर पर ऑपरेशन के लिए अन्य वाउचर के साथ होता है।
लेखांकन एक अनुशासन है जिसका उद्देश्य किसी कंपनी या व्यवसाय में पैसों के प्रवेश या निकास पर होने वाले सभी लेनदेन को नियंत्रित करना है।
इसका मतलब है कि हर बार एक व्यय किया जाता है, एक निवेश, वेतन या अन्य प्रकार के खर्चों का भुगतान किया जाता है, या इसके विपरीत ग्राहक के भुगतान और अन्य आय के लिए धन प्राप्त किया जाता है, कंपनी के प्रशासन विभाग को छोड़ देना चाहिए ये संचालन आपके लेखा प्रणाली में दर्ज किए गए हैं।
जिस तरह एक व्यक्ति को वे जो खरीदते हैं उसके लिए भुगतान करना चाहिए, एक कंपनी को ऐसा ही करना चाहिए, हालांकि थोड़े अधिक जटिल तरीके से, और इस कारण से यह लेखांकन प्रणालियों का उपयोग करता है।
प्रत्येक प्रकार के ऑपरेशन के लिए, एक विशिष्ट पंजीकरण प्रारूप और निकास नीतियां हैं, जैसा कि शुरुआत में बताया गया है, किए गए भुगतान के प्रमाण के रूप में कार्य करें।
कहा भुगतान कंपनी के माल और सेवाओं के विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं को जारी किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, प्रत्येक व्यवसाय के लिए बुनियादी सेवाओं जैसे बिजली, इंटरनेट कनेक्शन, पानी आदि की आवश्यकता होती है।
आपको अपना काम करने में सक्षम होने के लिए आपूर्ति खरीदने की भी आवश्यकता है: स्टेशनरी, कार्यालय की आपूर्ति, वाहन, आदि, और निर्माण कंपनियों के मामले में, उन्हें अपने उत्पादों को बनाने के लिए कच्चे माल की खरीद करनी चाहिए।
कई भुगतान हैं जो एक कंपनी को अपने उद्देश्य को पूरा करने के लिए करना चाहिए और उनमें से प्रत्येक को दर्ज करना होगा। इसके अलावा, प्रत्येक भुगतान या पैसे की वापसी संबंधित विभाग (एस) द्वारा अधिकृत होनी चाहिए।
एक व्यय नीति के लक्षण
एक सामान्य निकास नीति में शामिल की जाने वाली जानकारी निम्नलिखित है:
- चेक या इलेक्ट्रॉनिक ट्रांसफ़र की कॉपी जिसके साथ भुगतान किया जाता है।
- भुगतान की अवधारणा, अर्थात् सेवा, इनपुट, कर, आदि को रद्द किया जा रहा है।
- प्रभारी विभाग द्वारा भुगतान की मंजूरी के हस्ताक्षर।
- तारीख भुगतान किया गया था।
- राशि या भुगतान की कुल राशि।
- प्रदाता की पहचान।
- प्रदाता या भुगतान प्राप्त करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर।
डिस्चार्ज पॉलिसी फॉर्म को अन्य साक्ष्यों के साथ संलग्न करना आवश्यक है जैसे:
- आपूर्तिकर्ता का चालान (या कर भुगतान, वेतन भुगतान और अन्य जो उनके स्वभाव से चालान नहीं है) के मामले में इसके समकक्ष)
- खरीद आदेश, जो एक और प्रारूप है जहां आपूर्ति या आवश्यक वस्तुओं के लिए आपूर्तिकर्ता से अनुरोध किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि किसी व्यवसाय को कागज की शीट की आवश्यकता होती है, तो वह अपने स्टेशनरी आपूर्तिकर्ता को खरीद आदेश जारी करता है, जिसमें विशिष्ट संख्या में रीम या शीट के पैकेज का अनुरोध किया जाता है।
इन दस्तावेजों को शामिल करके, खरीदे गए सामानों की डिलीवरी में किसी भी त्रुटि या बाद में किसी अन्य असुविधा के मामले में खर्चों को सही ठहराना और उपयोगी जानकारी प्राप्त करना आसान है।
इसके अलावा, भविष्य के संदर्भ के साथ-साथ इसके नियन्त्रण को सुविधाजनक बनाने के लिए लेखांकन फाइलों को व्यवस्थित करने के लिए एक कुशल तरीके के रूप में संबंधित दस्तावेजों को एक पैकेज में रखना सुविधाजनक है।
उदाहरण
नीचे एक व्यय नीति या चेक नीति का एक उदाहरण है, क्योंकि इसे कुछ मामलों में भी कहा जाता है:
संबंधित अवधारणाएँ
बॉक्स "भुगतान अवधारणा" और "प्राप्त" के नीचे स्थित फ़ील्ड निम्नलिखित परिभाषाओं में से प्रत्येक के अनुसार संबंधित जानकारी से भरे हुए हैं:
एक।
वे संख्यात्मक कोड हैं जो आंदोलन के प्रकार और इसके वर्गीकरण की पहचान करते हैं। उदाहरण के लिए, बिक्री, उत्पादन लागत, बैंक आदि से जुड़े खाते हैं। परिसंपत्ति और देयता खातों को आम तौर पर वर्गीकृत किया जाता है।
दो।
वे आइटमकृत खाते हैं, जो कि अधिक विशिष्ट और विस्तृत हैं। एक उदाहरण होगा:
खाता: 110 - बैंक
सबअकाउंट 1: 110.1 - बैंक एक्स
सबकाकाउंट 2: 110.2 - बैंक वाई
3।
यह अपने कोड के बजाय खाते के नाम को संदर्भित करता है। उपरोक्त उदाहरण में, यह "बैंक" होगा।
चार।
यह पॉलिसी में शामिल प्रत्येक उपकेंद्रों की संगत विस्तृत राशि है। यदि केवल एक उपकुंजी है, तो यह मान निर्दिष्ट करना आवश्यक नहीं है।
5।
प्रत्येक लेखांकन खाते को "टी" के रूप में लिखित रूप में दर्शाया जाता है, अर्थात्, दो स्तंभों वाली एक तालिका के रूप में, जिसमें खाते का नाम और उसकी संबंधित राशि एक या दूसरे कॉलम (दाएं या बाएं) में दर्ज की जाती है।
बाईं ओर के स्तंभ को "ऋण" और दाएं तरफ के स्तंभ को "क्रेडिट" कहा जाता है।
जैसा की ऊपर कहा गया है। संपत्ति और देयता खाते हैं।
परिसंपत्तियां मूल रूप से कंपनी की संपत्ति हैं, जो कि इसकी संपत्ति मानी जा सकती है। देनदारियां ऋण हैं।
एसेट खातों के मूल्य में वृद्धि होती है जो कॉलम "ऋण" में लिखे गए हैं और "क्रेडिट" से घटते हैं। विपरीत देयता खातों के साथ होता है।
6।
इसे "बैलेंस" भी कहा जाता है। यह डेबिट ऋण के मूल्य को घटाने का परिणाम है।
"जारी किए गए", "द्वारा समीक्षित" और "द्वारा बक्से" के संबंध में, जारी करने और नीति के अनुमोदन में शामिल व्यक्तियों के नाम या हस्ताक्षर रखे गए हैं। यह प्रत्येक कंपनी के मानदंडों के अनुसार भिन्न हो सकता है।
"सहायक और जर्नल" बॉक्स उन लोगों के नामों को इंगित करता है, जिन्होंने सहायक और जर्नल बुक्स को जानकारी दी, जो अन्य प्रकार के रिकॉर्ड हैं जो संपूर्ण लेखा प्रणाली का हिस्सा हैं।
पॉलिसी नंबर दस्तावेज़ को पहचानने का एक तरीका है ताकि यह पिछली नीतियों से संबंधित हो, अर्थात वे लगातार संख्याएँ हैं। प्रत्येक कंपनी इस पहलू के बारे में अपना नामकरण बना सकती है।
वर्तमान में, कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली हैं जो कंपनियों द्वारा किए गए संचालन की रिकॉर्डिंग की सुविधा प्रदान करती हैं।
यह महत्वपूर्ण है कि वे प्रत्येक देश के कर अधिकारियों द्वारा स्थापित आवश्यकताओं का अनुपालन करें।
संदर्भ
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