- मुख्य नियंत्रण सिद्धांत
- नियंत्रण पर्यावरण
- नियंत्रण की गतिविधियां
- कार्य अलग करना
- लेनदेन और गतिविधियों की स्वीकृति
- दस्तावेज़ मानकीकरण
- संपत्ति और रिकॉर्ड पर भौतिक और अभिगम नियंत्रण
- स्वतंत्र समीक्षा
- जिम्मेदारियों का निर्वाह
- उदाहरण
- कार्य अलग करना
- स्वीकृति
- स्टाफ का कारोबार और छुट्टियां
- भौतिक आडिट
- आवधिक लेखांकन सामंजस्य
- स्वचालित नियंत्रण
- संदर्भ
एक कंपनी के नियंत्रण के सिद्धांतों नियमों प्रक्रियाओं और लेखांकन मदद प्रबंधकों को सिस्टम की निगरानी और व्यावसायिक गतिविधियों को विनियमित करने में स्थापित प्रक्रियाओं के अस्तित्व की आवश्यकता होती है, इस प्रकार यह सुनिश्चित करना कि कंपनी की संपत्ति की रक्षा की कर रहे हैं।
नियंत्रण सिद्धांतों का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि लेखांकन प्रणाली ठीक से काम करती है और व्यावसायिक घटनाओं को सही ढंग से दर्ज किया जाता है। जाहिर है, प्रबंधक सभी कर्मचारियों की देखरेख नहीं कर सकते हैं, इसलिए कुछ गलतियाँ या कुछ धोखाधड़ी होने की संभावना है।
प्रभावी नियंत्रणों को पहचानने और स्थापित करने के लिए, प्रबंधन को लगातार जोखिम का आकलन करना चाहिए, नियंत्रण के कार्यान्वयन की निगरानी करनी चाहिए और आवश्यकतानुसार नियंत्रण को संशोधित करना चाहिए।
इस तरह के एक आवश्यक व्यवसाय समारोह में त्रुटियों की संभावना को कम करके और संगठन की संपत्ति की सुरक्षा करके उचित सुरक्षा प्रदान की जाती है। इसके महत्व के कारण, कंपनियों को नियंत्रण के मूलभूत सिद्धांतों पर विचार करना चाहिए।
मुख्य नियंत्रण सिद्धांत
नियंत्रण पर्यावरण
प्रबंधकीय शैली और वरिष्ठ प्रबंधकों की अपेक्षाएं, विशेष रूप से उनकी नियंत्रण नीतियां, नियंत्रण वातावरण का निर्धारण करती हैं।
एक नियंत्रण वातावरण में एक प्रबंधन समिति द्वारा अतिरिक्त पर्यवेक्षण किया जाता है, जो सुनिश्चित करता है कि प्रशासनिक अखंडता, नैतिक मूल्य, एक अच्छी तरह से परिभाषित संगठनात्मक संरचना और सक्षम और विश्वसनीय कर्मचारी हैं, जो अधिकार और जिम्मेदारियां सौंपते हैं।
नियंत्रण की गतिविधियां
वे विशिष्ट नीतियां और प्रक्रियाएं हैं जो प्रबंधन अपने उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए उपयोग करता है। इनमें निम्नलिखित शामिल हैं:
कार्य अलग करना
इसके लिए अलग-अलग लोगों को संबंधित गतिविधियों में अलग-अलग कार्यों को करने के लिए ज़िम्मेदारी सौंपी जानी चाहिए, विशेषकर प्राधिकरण, हिरासत या रिकॉर्ड रखने वाले।
इन कार्यों को करने के लिए विभिन्न लोगों की आवश्यकता होने से, नियंत्रण की एक संतुलित प्रणाली बनाई जाती है।
लेनदेन और गतिविधियों की स्वीकृति
यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि सभी कंपनी गतिविधियाँ स्थापित नीतियों और दिशानिर्देशों का पालन करती हैं।
कुछ प्रकार के लेनदेन को अनुमोदित करने के लिए कुछ प्रबंधकों को अनुरोध करना, लेखांकन अभिलेखों में एक अतिरिक्त प्रतिबद्धता जोड़ता है, यह दर्शाता है कि लेनदेन का विश्लेषण किया गया है और उपयुक्त प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित किया गया है।
दस्तावेज़ मानकीकरण
इसमें आसान-से-उपयोग और पर्याप्त जानकारीपूर्ण चालान और अन्य दस्तावेजों का निर्माण, पूर्व-क्रमांकित और लगातार दस्तावेजों का उपयोग और दस्तावेजों की समय पर तैयारी शामिल है।
मानकीकरण प्रणाली में किसी भी विसंगतियों के स्रोत की तलाश करके पुराने रिकॉर्ड की समीक्षा करना आसान बनाता है। मानकीकरण की कमी से कुछ वस्तुओं को अनदेखा किया जा सकता है या ऐसी समीक्षा में गलत व्याख्या की जा सकती है।
संपत्ति और रिकॉर्ड पर भौतिक और अभिगम नियंत्रण
वे इलेक्ट्रॉनिक या मैकेनिकल नियंत्रण (तिजोरियां, पहचान पत्र, बाड़, नकदी रजिस्टर, वीडियो कैमरे, ताले) या कंप्यूटर नियंत्रण हैं, विशेषाधिकारों या स्थापित बैकअप और पुनर्प्राप्ति प्रक्रियाओं से संबंधित हैं।
प्रौद्योगिकी आम तौर पर जा सकती है जहां लोग नहीं कर सकते हैं, और आप अतिरिक्त भुगतान की आवश्यकता के बिना 24 घंटे काम पर हो सकते हैं।
पासवर्ड, लॉक और इलेक्ट्रॉनिक एक्सेस लॉग के माध्यम से एक लेखा प्रणाली तक पहुंच को नियंत्रित करना, अनधिकृत उपयोगकर्ताओं को सिस्टम से बाहर रखता है, साथ ही त्रुटियों के स्रोतों की पहचान करने के लिए ऑडिट प्रणाली के उपयोग का एक तरीका प्रदान करता है।
स्वतंत्र समीक्षा
कंपनियों को समय-समय पर अपने नियंत्रण प्रणालियों की समीक्षा करनी चाहिए। यह किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा किया जाना चाहिए जिसने सत्यापन के लिए कोई काम नहीं किया है।
ये समीक्षाएं लेखांकन जानकारी की विश्वसनीयता और संचालन की दक्षता सुनिश्चित करने में मदद करती हैं।
जिम्मेदारियों का निर्वाह
कंपनी को स्पष्ट रूप से जिम्मेदारियों को स्थापित करना चाहिए। लोगों को विशिष्ट जिम्मेदारियां सौंपने से यह सुनिश्चित होता है कि वे नियंत्रण बनाए रखने में अपनी भूमिका को समझते हैं।
यदि किसी जिम्मेदारी की अनदेखी की जाती है, तो एक प्रभावी निगरानी प्रणाली यह स्पष्ट कर देगी कि कौन असाइन किए गए कार्य को नहीं कर रहा है।
उदाहरण
ये सभी नियंत्रण नियंत्रण सिद्धांत के उद्देश्यों को पूरा करते हैं। नियंत्रणों के लागू होने के बाद, प्रबंधकों को प्रत्येक कर्मचारी की गतिविधि की निगरानी करने की आवश्यकता नहीं होती है। वे यह सुनिश्चित करने के लिए समय-समय पर नियंत्रणों की समीक्षा कर सकते हैं कि वे ठीक से काम कर रहे हैं और व्यवसाय चलाने पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं।
कार्य अलग करना
यह सुनिश्चित करना एक अच्छा नियंत्रण है कि रिकॉर्ड रखने वाले कार्य वास्तविक नकदी हैंडलिंग से अलग हैं।
इस कारण से, खजांची बैंक में जमा करने की संभावना के साथ, ग्राहकों से नकदी एकत्र करने का प्रभारी होता है, और लेखा विभाग इन नकदी प्राप्तियों को पंजीकृत करने और बैंक के सामंजस्य बनाने के लिए प्रभारी होता है।
इस तरह, एक अकेला व्यक्ति ग्राहक के पैसे नहीं ले सकता है और इसे गलत तरीके से ले सकता है, बाद में धोखाधड़ी वाले लेखांकन के साथ कवर कर सकता है।
यदि दो लोग इन नौकरियों को करते हैं, तो धोखाधड़ी का एकमात्र तरीका काम कर सकता है यदि प्रत्येक व्यक्ति दूसरे के साथ जटिलता में है। जाहिर है, दो जटिल कर्मचारी एक कर्मचारी की चोरी की तुलना में बहुत कम हैं।
स्वीकृति
बड़े व्यय भुगतान करने के लिए अनुमोदन की आवश्यकता से बेईमान कर्मचारियों को कंपनी के धन के साथ बड़े धोखाधड़ी वाले लेनदेन करने से रोका जा सकता है।
एक आधिकारिक मूल्य सूची बिक्री कर्मियों के लिए इन कीमतों पर बेचने के लिए एक अनुमोदन के रूप में कार्य करती है। इसके अलावा, एक नियंत्रण हो सकता है जो बिक्री प्रबंधक को मूल्य सूची में उचित परिवर्तनों को अधिकृत करने की अनुमति देता है।
स्टाफ का कारोबार और छुट्टियां
अनिवार्य कर्मचारी टर्नओवर या अवकाश अवधि को धोखाधड़ी योजनाओं का पता लगाने के लिए लागू किया जाता है जहां इसे बनाए रखने के लिए एक नियमित प्रणाली की आवश्यकता होती है।
यदि अकाउंटेंट हर दो महीने में जिम्मेदारियों में बदलाव करता है, तो एक व्यक्ति लगातार एक दुष्ट प्रणाली को चलाने में सक्षम नहीं होगा।
भौतिक आडिट
भौतिक आडिट में नकदी की मैन्युअल गिनती और लेखा प्रणाली में दर्ज किसी भी अन्य भौतिक संपत्ति, जैसे कि इन्वेंट्री शामिल हैं।
भौतिक गणना पूरी तरह से इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड को दरकिनार करके खाता शेष में छिपी विसंगतियों को प्रकट कर सकती है। बिक्री के बिंदुओं पर नकदी की गणना दैनिक या यहां तक कि दिन में कई बार की जा सकती है।
फिजिकल इन्वेंट्री जैसी बड़ी परियोजनाओं को कम बार, शायद सालाना या त्रैमासिक करने की आवश्यकता है।
आवधिक लेखांकन सामंजस्य
वे गारंटी देते हैं कि लेखा प्रणाली की शेष राशि अन्य संस्थाओं, जैसे बैंक, आपूर्तिकर्ता और ग्राहकों के खातों के संतुलन के साथ मेल खाती है।
इस प्रकार के पूरक खातों के बीच पाए गए अंतर स्वयं के खातों में विसंगतियों को प्रकट कर सकते हैं, या यह कि अन्य संस्थाओं में त्रुटियां उत्पन्न होती हैं।
स्वचालित नियंत्रण
वे शायद सबसे आम आंतरिक नियंत्रण हैं क्योंकि वे न केवल कंपनी की रक्षा करते हैं, बल्कि इसकी दक्षता बढ़ाते हैं।
स्वचालित समय की घड़ियाँ एक अच्छा उदाहरण हैं। इन घड़ियों द्वारा कर्मचारियों की जाँच की जाती है जब वे आते हैं और फिर उनकी शिफ्ट के अंत में जाँच की जाती है।
स्वचालित समय घड़ी कर्मचारियों के काम के घंटे के साथ धोखा देने की संभावना को समाप्त करती है।
संदर्भ
- MyAccountingCourse (2018)। आंतरिक नियंत्रण के सिद्धांत क्या हैं? से लिया गया: myaccountingcourse.com
- MyAccountingCourse (2018)। नियंत्रण सिद्धांत क्या है? से लिया गया: myaccountingcourse.com
- मिशेल माइली (2017)। आंतरिक नियंत्रण के सात सिद्धांत क्या हैं? Bizfluent। से लिया गया: bizfluent.com
- TTUHSC (2017)। आंतरिक नियंत्रण के मूल सिद्धांत। से लिया गया: elpaso.ttuhsc.edu
- क्लिफ्सनोट्स (2016)। आंतरिक नियंत्रण। से लिया गया: cliffsnotes.com
- प्रशासक (2015)। 17 आंतरिक नियंत्रण के सिद्धांत। नैतिक अधिवक्ता। से लिया गया: ethicaladvocate.com
- डेविड इनग्राम (2018)। लेखांकन में सात आंतरिक नियंत्रण प्रक्रियाएं क्या हैं? लघु व्यवसाय-क्रॉ। से लिया गया: smallbusiness.chron.com।