खरीद आवश्यकता: प्रकार, यह कैसे बनता है और उदाहरण है - दुदास - 2025

क्रय अपेक्षित फॉर्म एक उपयोगकर्ता विभाग या गोदाम कर्मियों द्वारा उन वस्तुओं के क्रय विभाग को सूचित करने के लिए उत्पन्न दस्तावेज है, जिन्हें ऑर्डर करने की आवश्यकता है, मात्रा और वितरण समय सीमा। एक व्यवसाय से खरीदना आवश्यकताओं को इकट्ठा करने से शुरू होता है।

उनके संकलित होने के बाद, क्रय विभाग को सूचित किया जाना चाहिए। खरीद की आवश्यकता दस्तावेज है जिसमें उन आवश्यकताओं की सूची शामिल होगी। धोखाधड़ी को रोकने के लिए, विभाग के प्रबंधकों को आमतौर पर आपूर्तिकर्ताओं से सीधे ऑर्डर करने या कंपनी की ओर से खरीदने की अनुमति नहीं होती है।

इसके बजाय, यह एक अलग विभाग है जिसे क्रय विभाग कहा जाता है जो वास्तव में बाहरी विक्रेताओं के साथ आदेश देता है। विभिन्न विभागों के प्रबंधक इस विभाग को यह सूचित करने के लिए खरीद आवश्यक रूपों का उपयोग करते हैं कि किन सामग्रियों को खरीदने की आवश्यकता है।

खरीद की आवश्यकताएं और खरीद आदेश उन वस्तुओं को प्राप्त करने की प्रक्रिया में महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं जिन्हें कंपनी को अपने संचालन के लिए आवश्यक है, आदेश प्रक्रिया को आंतरिक और बाहरी रूप से मानकीकृत करना।

प्रकार

खरीद की आवश्यकता के बारे में मुख्य बिंदु इस प्रकार हैं:

- यह सामग्री की एक निश्चित सूची प्राप्त करने के लिए क्रय विभाग से किया गया अनुरोध है।

- आपको क्रय संगठन के अनुमोदन की आवश्यकता है।

- यह एक आंतरिक दस्तावेज है; यही है, यह संगठन के भीतर रहता है।

आप निम्न प्रकार की खरीद के लिए खरीदारी की आवश्यकता पैदा कर सकते हैं:

मानक

आपूर्तिकर्ताओं से आपूर्ति और सामग्री प्राप्त करने के लिए, उत्पादन प्रक्रियाओं और कार्यालय उपभोग्य सामग्रियों और अन्य परिसंपत्तियों के लिए दोनों।

आउटसोर्सिंग

एक आपूर्तिकर्ता को कच्चे माल की आपूर्ति करने के लिए, और इस तरह एक तैयार उत्पाद प्राप्त करते हैं।

प्रेषण

उस सामग्री को प्राप्त करना जो कंपनी की सुविधाओं में रखी जाती है और उसके लिए आपूर्तिकर्ता को भुगतान किया जाता है।

स्थानांतरण

किसी अन्य विभाग या क्षेत्र से सामग्री प्राप्त करने के लिए जो एक ही संगठन के भीतर है।

बाहरी सेवा

तृतीय-पक्ष प्रदाता की सेवाएं प्राप्त करने के लिए, जैसे कि संयंत्र का रखरखाव।

के रूप में विस्तृत?

खरीद के लिए आवश्यक बुनियादी घटक हैं:

- आवश्यकता की संख्या, जो दस्तावेज़ की पहचान की अनुमति देता है। यह पूर्व-मुद्रित होना चाहिए।

- अनुरोध विभाग।

- अपेक्षित तिथि और अनुरोधित डिलीवरी की तारीख।

- उस व्यक्ति का नाम जो संगत प्राधिकरण तैयार करने वाले व्यक्ति की आवश्यकता और हस्ताक्षर तैयार करता है।

- गलत डेटा से बचने के लिए अनुरोधित वस्तुओं को विस्तार से वर्णित किया जाना चाहिए। राशि सटीक होनी चाहिए; आवश्यक इकाई (किलो, लीटर, यूनिट, आदि) रखना बहुत महत्वपूर्ण है।

- खरीद विभाग प्रबंधक का हस्ताक्षर जो खरीद को मंजूरी देता है या नहीं करता है।

- यदि आपूर्तिकर्ताओं से उद्धरण पहले ही मांगे जा चुके हैं, तो उन्हें आवश्यक रूप से संलग्न किया जाना चाहिए।

खरीद की आवश्यकता प्रक्रिया

खरीद आवश्यकता प्रक्रिया का उपयोग संगठनों द्वारा आपूर्ति के लिए आदेशों को रखने और ट्रैक करने के लिए किया जाता है। ये कच्चे माल से लेकर कार्यालय फर्नीचर तक और कुछ भी हो सकते हैं।

जब एक विभाग के प्रबंधक को लगता है कि सामग्री कम चल रही है, तो वे खरीद आवश्यकता फॉर्म भरते हैं, जिसमें ऊपर सूचीबद्ध फ़ील्ड शामिल हैं।

खरीद की आवश्यकता एक ऐसा रूप है जो एक कंपनी विभाग क्रय विभाग को भेजता है, उन वस्तुओं को सूचीबद्ध करता है जिन्हें वह बाहरी विक्रेता से मंगवाना चाहता है।

यह प्रक्रिया उपयोगकर्ताओं को आदेश देने, पर्यवेक्षक अनुमोदन प्राप्त करने और सबसे महत्वपूर्ण बात, तृतीय-पक्ष विक्रेताओं को मूल्य उद्धरण प्रस्तुत करने की अनुमति देती है।

जब क्रय प्रबंधक को इस प्रक्रिया में खरीद की आवश्यकता होती है, तो वह स्रोत उपयोगकर्ता द्वारा प्रस्तुत सभी सूचनाओं की समीक्षा कर सकता है। प्रबंधक केवल इस बात का चयन करता है कि क्या अपेक्षित है या नहीं।

यदि यह अनुमोदित नहीं है, तो निर्णय का कारण रखने के लिए एक बॉक्स है और अनुरोध विभाग को इस निर्णय के बारे में सूचित किया जाएगा। हालांकि, यदि प्रबंधक अपनी स्वीकृति देता है, तो अगला कदम आपूर्तिकर्ताओं से उद्धरण का अनुरोध करना होगा।

महत्त्व

खरीद प्रक्रिया शुरू करें

समय-समय पर, एक कंपनी के विभागों को सामग्री की आवश्यकता होगी; खरीद प्रक्रिया खरीद प्रक्रिया आरंभ करती है। क्रय विभाग दस्तावेज़ की शक्ति के अनुसार कार्य करेगा।

यदि कोई समस्या है, तो दस्तावेज़ सबूत के रूप में काम करेगा कि एक विभाग ने एक निश्चित संचार के साथ आपूर्ति का आदेश दिया।

यह एक नियंत्रण उपकरण है

जहां उचित नियंत्रण नहीं हैं, कर्मचारी धोखाधड़ी में शामिल हो सकते हैं, क्योंकि वे व्यक्तिगत उपयोग के लिए सामग्री का अनुरोध कर सकते हैं।

खरीदारी की आवश्यकता के साथ यह सुनिश्चित करने के लिए उपाय हैं कि कोई धोखाधड़ी न हो। इसकी सटीकता और आवश्यकता सुनिश्चित करने के लिए अनुरोध को कई हाथों से गुजरना चाहिए।

व्यवसाय की रक्षा करें

जगह में आवश्यक आदेशों के साथ, धोखाधड़ी की संभावना से बचा जाता है। कंपनी की संपत्ति भी संरक्षित है।

क्रय प्रक्रिया का केंद्रीकरण

जब किसी संगठन को क्रय विभाग के माध्यम से सभी आवश्यकताओं को केंद्रीय रूप से पूरा करने की आवश्यकता होती है, तो पूरी प्रक्रिया का प्रबंधन करना आसान होता है।

खरीदारों को भी लाभ होता है, क्योंकि वे अब खरीद कर सकते हैं और बेहतर शर्तों पर बातचीत करने के लिए संगठन की क्रय शक्ति का लाभ उठा सकते हैं।

उदाहरण

उदाहरण 1

अनुरोध संख्या: 00455

दिनांक: १५ मई २०१ 201

आवेदक का नाम: एनलिसिस कोरवो

पद: प्रशिक्षण पर्यवेक्षक

विभाग: कार्मिक प्रशिक्षण

अनुरोध का कारण: निम्नलिखित लेखों को प्रशिक्षण पाठ्यक्रम "गुणवत्ता आश्वासन" में उपयोग करने की आवश्यकता है, जो 16-20 जुलाई, 2018 के सप्ताह के दौरान दिया जाएगा।

- फ्लिप चार्ट मार्कर के 01 मामले।

- 12 पेंसिल।

- 20 सफेद चादर के साथ 01 फ्लिप चार्ट: 1 मीटर चौड़ा x 1.5 मीटर लंबा।

- 12 सामान्य आकार की सिंगल लाइन नोटबुक।

- व्हाइटबोर्ड के लिए 06 रंगीन मार्कर।

- मिटाने के लिए 12 मिटाने का यंत्र।

- 12 नीली स्याही पेन।

स्टेशनरी आपूर्तिकर्ताओं से प्राप्त 2 उद्धरण संलग्न हैं।

द्वारा अधिकृत: अल्बर्टो मोरेनो

पद: मानव संसाधन प्रबंधक

मानव संसाधन प्रबंधन

उदाहरण 2

कन्फेडियन्स टली, एसए के उत्पादन विभाग को विभिन्न सामग्रियों को ऑर्डर करने और खरीद की आवश्यकता के फॉर्म को भरने की आवश्यकता है। यह प्रपत्र क्रय विभाग को सूचित करता है कि इन आपूर्ति की आवश्यकता है।

क्रय विभाग प्राप्त की गई आवश्यकता को अनुमोदित या अस्वीकार कर सकता है। यदि अनुमोदित हो, तो एक खरीद आदेश बनाया जाएगा।

उत्पादों को खरीदने के लिए विक्रेता को खरीद आदेश भेजा जाता है। आपूर्तिकर्ता इनवॉइस के साथ उत्पादों का उत्पादन और वितरण करता है।

प्राप्त विभाग उत्पादों को प्राप्त करता है और लेखा विभाग को रसीद रिपोर्ट वितरित करता है।

यदि सभी दस्तावेज अनुपालन में हैं, तो लेखा विभाग कैशियर को चालान की मंजूरी जारी करता है, यह दर्शाता है कि भुगतान आपूर्तिकर्ता को किया जा सकता है।

संदर्भ

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2. MyAccountingCourse (2018)। खरीदारी आवश्यकता क्या है? से लिया गया: myaccountingcourse.com
3. वन समय। एक मांग और एक खरीद आदेश के बीच अंतर। लघु व्यवसाय - क्रोन। smallbusiness.chron.com।
4. दानी हाओ (2018)। खरीदारी की आवश्यकता क्या है और यह आपके व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण क्यों है। Procurify। से लिया गया: blog.procurify.com
5. ट्यूटोरियल प्वाइंट (2018)। एसएपी एमएम - खरीद आवश्यकता। से लिया गया: tutorialspoint.com