- आवश्यक प्रोफ़ाइल
- आवश्यक कौशल
- सक्रिय रूप से सुनो
- समझबूझ कर पढ़ना
- समय प्रबंधन
- बोलना जानते हैं
- लिख रहे हैं
- गहन सोच
- प्रोएक्टिव लर्निंग
- समन्वय
- समीक्षा
- विशेषताएं
- जिम्मेदारियों
- अधिकारियों को ध्यान
- आंतरिक और बाहरी बातचीत
- प्रशासनिक सहायता
- संदर्भ
कार्यकारी सचिव एक नौकरी या व्यवसाय है कि एक कंपनी या संगठन में उच्च रैंकिंग कर्मचारियों को अधिकतम सहायता प्रदान करने के कार्य करता है। वह वह होगा जो अधिकारियों के कार्यक्रम को व्यवस्थित और बनाए रखेगा और उन्हें विभिन्न प्रकार के प्रशासनिक कार्यों को करने में मदद करेगा।
लक्ष्य यह सुनिश्चित करने के लिए है कि आपके द्वारा सौंपे गए सभी प्रशासनिक कार्यों को समय पर और कुशल तरीके से निष्पादित करके व्यवसाय की समग्र दक्षता में योगदान दिया जाए। एक सचिव वह व्यक्ति होता है जो प्रशासनिक सहायता प्रदान करता है। वे लिखने और फाइल करने, फोन का जवाब देने और संदेश प्रसारित करने जैसे कार्य कर सकते हैं।
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दूसरी ओर, कार्यकारी सचिव या प्रशासनिक सहायक, उन गतिविधियों में से कुछ, कार्यालय के समन्वय के साथ, उत्पादों पर शोध, आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत, उत्पादों का आदेश देने और एक डेटाबेस बनाने के लिए भी करते हैं। ।
कार्यकारी सचिव आमतौर पर सचिवों की तुलना में उच्च वेतन प्राप्त करते हैं क्योंकि वे उच्च-स्तरीय कार्य करते हैं और कार्यालय उत्पादकता में तेजी लाते हैं।
आवश्यक प्रोफ़ाइल
- बिजनेस एडमिनिस्ट्रेशन या संबंधित क्षेत्रों में स्नातक की डिग्री।
- एक कार्यकारी सचिव या एक समान प्रशासनिक भूमिका के रूप में सिद्ध अनुभव।
- व्यापक रूप से Microsoft-Office को संभालने में सक्षम होना चाहिए, और बैक-ऑफ़िस सॉफ़्टवेयर में, उदाहरण के लिए ERP सिस्टम।
- कार्यालय प्रशासन और बुनियादी लेखांकन प्रक्रियाओं, साथ ही उद्योग में उपयोग की जाने वाली प्रासंगिक तकनीकी शब्दावली का गहन ज्ञान।
- बुनियादी अनुसंधान विधियों और रिपोर्टिंग तकनीकों से परिचित।
- उत्कृष्ट संगठनात्मक और समय प्रबंधन कौशल।
- उत्कृष्ट संचार और बातचीत कौशल।
- अखंडता और गोपनीयता।
कार्यकारी सचिवों को महान समय प्रबंधन कौशल और मल्टीटास्किंग क्षमता वाले तेज पेशेवर होना चाहिए। यह उनके काम में उनकी लगन और क्षमता के साथ है कि अधिकारी अन्य कार्यों की चिंता किए बिना अपने प्रबंधकीय जिम्मेदारियों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
कई प्रबंधक अपने कार्यकारी सचिव पर दिन-प्रतिदिन के कार्यों का समन्वय करने और उन्हें निर्धारित समय पर रखने के लिए बहुत भरोसा करते हैं। प्रबंधक के समय के स्टैवर्ड के रूप में रणनीति और मुखरता की आवश्यकता होती है।
आवश्यक कौशल
कार्यकारी सचिव को लेखन, व्याकरण, वर्तनी और विराम चिह्न जैसे बुनियादी कौशल में कुशल होना चाहिए, और कार्यालय उपकरण और सामान्य सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोगों जैसे शब्द संसाधन, स्प्रेडशीट और ग्राफिक्स का उपयोग करने का अनुभव होना चाहिए।
समान रूप से, उनके पास उत्कृष्ट समय प्रबंधन कौशल और प्रभावी ढंग से विभिन्न जिम्मेदारियों को संभालने की क्षमता होनी चाहिए।
दूसरी ओर, एक कार्यकारी सचिव को अन्य गुणों की भी आवश्यकता होती है, जैसे कि अच्छा निर्णय, कूटनीति, विवेक और स्वायत्तता से समस्याओं को हल करने की क्षमता।
उन्हें जनता के साथ बातचीत करने, रिपोर्ट लिखने और प्रकाशन की समीक्षा करने के लिए मजबूत संचार कौशल की आवश्यकता होती है।
सक्रिय रूप से सुनो
आपको यह जानने की आवश्यकता है कि अन्य लोग क्या कह रहे हैं, इस बात पर पूरा ध्यान दें कि जो बिंदु बनाए जा रहे हैं, उन्हें समझने के लिए समय निकालें, उचित प्रश्न पूछें, और अनुचित समय पर हस्तक्षेप न करें।
समझबूझ कर पढ़ना
काम से संबंधित दस्तावेजों में लिखित वाक्यों और अनुच्छेदों की पूरी समझ।
समय प्रबंधन
अपने स्वयं के समय और साथ ही दूसरों के समय को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने का तरीका जानें।
बोलना जानते हैं
प्रभावी ढंग से जानकारी देने के लिए अन्य लोगों के साथ स्पष्ट रूप से बोलें।
लिख रहे हैं
दर्शकों की जरूरतों के अनुसार, लेखन में प्रभावी संचार हो।
गहन सोच
तर्क और तर्क का उपयोग समस्याओं के समाधान, निष्कर्ष या वैकल्पिक दृष्टिकोण की शक्तियों और कमजोरियों की पहचान करने में सक्षम होने के लिए उत्पन्न होता है।
प्रोएक्टिव लर्निंग
वर्तमान और भविष्य की समस्या को हल करने और निर्णय लेने के लिए नई जानकारी के निहितार्थ को समझें।
समन्वय
दूसरों के कार्यों के संबंध में क्रियाओं का समायोजन।
समीक्षा
सुधार करने या सुधारात्मक उपाय करने के लिए स्वयं, अन्य लोगों या संगठनों के प्रदर्शन की समीक्षा और मूल्यांकन।
विशेषताएं
एक कार्यकारी सचिव क्षुद्र नकदी और लेखांकन के लिए जिम्मेदार हो सकता है, लेकिन एक बजट का प्रबंधन भी कर सकता है। आप एक वेबसाइट पर लेख प्रकाशित कर सकते हैं, लेकिन आप वेबसाइट को डिज़ाइन और प्रबंधित भी कर सकते हैं।
आप एक स्प्रेडशीट में डेटा दर्ज कर सकते हैं जिसे आपने अपने रिपोर्टिंग कार्यों के लिए डिज़ाइन और उपयोग किया है।
एक कार्यकारी सचिव प्रशासनिक कर्मचारियों की देखरेख कर सकता है। अक्सर सीईओ को सीधे रिपोर्ट करते हैं, और एक या अधिक वरिष्ठ अधिकारियों का समर्थन कर सकते हैं।
जिम्मेदारियों
अधिकारियों को ध्यान
- अधिकारियों के एजेंडे को बनाए रखें और नियुक्तियों, बोर्ड की बैठकों, सम्मेलनों, आदि की योजना में सहायता करें।
- मीटिंग मिनट और मिनट तैयार करने के लिए बैठकों में भाग लें, फिर उन्हें संकलित, प्रसारित और वितरित करें।
- अधिकारियों के लिए सभी यात्रा की व्यवस्था करें: टिकट खरीद, होटल आरक्षण, यात्रा व्यय की डिलीवरी, उचित दस्तावेज के प्रबंधन और समीक्षा आदि।
असाइन किए गए अनुसार जांच, डेटा एकत्र करना, और अधिकारियों, समितियों और निदेशक मंडल द्वारा विचार और प्रस्तुति के लिए दस्तावेज या रिपोर्ट तैयार करना।
- गोपनीय दस्तावेजों को संभालना, सुनिश्चित करना कि वे संरक्षित और सुरक्षित रहें।
आंतरिक और बाहरी बातचीत
- प्राप्त करें और फोन कॉल को फ़िल्टर करें, जब सुविधाजनक हो तो उन्हें उपयुक्त व्यक्ति पर पुनर्निर्देशित करें।
- सभी आवक या जावक पत्राचार (ईमेल, पत्र, फैक्स, पैकेज, आदि) का प्रबंधन, प्राथमिकता और वितरण करें, उनके महत्व को निर्धारित करने और उनके वितरण की योजना बनाने के लिए आने वाले ज्ञापनों, प्रस्तुतियों और रिपोर्टों को पढ़ना और उनका विश्लेषण करना।
- नियमित पूछताछ वाले पत्राचार के जवाब तैयार करें।
- कार्यालय की आपूर्ति के उपयोग की निगरानी करें और यह सुनिश्चित करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ शर्तों पर बातचीत करें कि आदेश अधिक लाभदायक हैं।
- अधिकारियों, समितियों और निदेशक मंडल की ओर से व्यक्तियों, विशेष रुचि समूहों और अन्य लोगों से मिलें।
- आगंतुकों का स्वागत करते हैं और निर्धारित करते हैं कि उन्हें विशिष्ट लोगों तक पहुंच दी जानी चाहिए।
प्रशासनिक सहायता
- इलेक्ट्रॉनिक और कागज रिकॉर्ड को फ़ाइल पर रखें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि त्वरित पुनर्प्राप्ति के लिए जानकारी व्यवस्थित और आसानी से उपलब्ध है।
- वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर, स्प्रेडशीट, डेटाबेस और / या प्रस्तुतियों का उपयोग करके चालान, रिपोर्ट, पत्र, वित्तीय विवरण और अन्य दस्तावेज तैयार करें, लेखांकन में संबंधित सहायता भी प्रदान करते हैं।
- सामान्य कार्यालय कार्य, जैसे कि प्रशासन प्रणाली को बनाए रखना और मूल लेखा कार्य करना।
- अधिकारियों की सहायता के लिए रिकॉर्ड और बजट के रूप में समन्वय और प्रत्यक्ष कार्यालय सेवाएं, जैसे।
- कार्यालय कर्मचारियों के लिए और साथ ही संगठन के लिए प्रशासनिक नीतियों और प्रक्रियाओं की स्थापना और पर्यवेक्षण करना।
- कार्य प्रवाह, रिपोर्टिंग प्रक्रिया, या व्यय जैसे क्षेत्रों में सुधार किया जा सकता है या नहीं, यह निर्धारित करने के लिए संचालन प्रथाओं और प्रक्रियाओं की समीक्षा करें।
- अन्य प्रशासनिक कर्मियों को पर्यवेक्षण और प्रशिक्षित करना।
संदर्भ
- काम करने योग्य (2018)। कार्यकारी सचिव नौकरी का विवरण। से लिया गया: resource.workable.com
- बेथ ग्रीनवुड (2018)। एक सचिव और एक कार्यकारी सचिव के बीच अंतर। कार्य - क्रोन। से लिया गया: work.chron.com
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- Hrvillage (2018)। कार्यकारी सचिव नौकरी विवरण। से लिया गया: hrvillage.com
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