सतत सूची प्रणाली सूची, जो तुरंत बिंदु का बिक्री या आदेश प्रविष्टि प्रणालियों और उद्यम परिसंपत्ति प्रबंधन सॉफ्टवेयर कम्प्यूटरीकृत के उपयोग के माध्यम बिक्री या सूची की खरीद के रिकॉर्ड के लिए लेखांकन का एक तरीका है।
सतत इन्वेंट्री गोदाम में इन्वेंट्री की मात्रा की तत्काल रिपोर्ट के साथ, इस प्रकार उपलब्ध वस्तुओं के स्तर को सटीक रूप से दर्शाती है, इन्वेंट्री में परिवर्तन का एक अत्यधिक विस्तृत दृश्य प्रदान करती है।
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यह इन्वेंट्री सिस्टम पुराने आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम से बेहतर है, क्योंकि यह स्टॉकआउट से बचने के लिए व्यक्तिगत वस्तुओं की बिक्री और इन्वेंट्री स्तर की तत्काल ट्रैकिंग की अनुमति देता है।
एक सतत इन्वेंट्री को मैन्युअल रूप से कंपनी लेखाकारों द्वारा समायोजित करने की आवश्यकता नहीं है, केवल इस हद तक कि भौतिक इन्वेंट्री गणना नुकसान, टूटने, या चोरी के कारण समझौते में नहीं है।
स्थायी इन्वेंट्री इन्वेंट्री का ट्रैक रखने का पसंदीदा तरीका है, जैसे कि ठीक से प्रबंधित यह एक निरंतर आधार पर यथोचित सटीक परिणाम उत्पन्न कर सकता है।
विशेषताएँ
स्थायी इन्वेंट्री इन्वेंट्री सिस्टम का वर्णन करती है जहां इन्वेंट्री मात्रा और उपलब्धता के बारे में जानकारी लगातार व्यवसाय के कार्य के रूप में अपडेट की जाती है।
यह इन्वेंट्री सिस्टम को एक ऑर्डर एंट्री सिस्टम, जैसे वायरलेस बारकोड स्कैनर, और दुकानों में बिक्री टर्मिनल प्रणाली के बिंदु के साथ जोड़कर प्राप्त किया जाता है। इसलिए, पुस्तक सूची वास्तविक सूची के समान या लगभग समान होगी।
जब इन्वेंट्री कार्ड में परिवर्तन पोस्ट किए जाते हैं तो यह कम प्रभावी होता है, क्योंकि इस बात की महत्वपूर्ण संभावना है कि प्रविष्टियाँ नहीं बनाई जाएंगी, या गलत तरीके से बनाई जाएंगी, या समयबद्ध तरीके से नहीं बनाई जाएंगी।
सतत इन्वेंट्री सिस्टम के तहत, एक कंपनी लगातार इन्वेंट्री परिवर्धन और गतिविधियों के लिए घटाव के लिए अपने इन्वेंट्री रिकॉर्ड को अपडेट करती है:
- माल प्राप्त वस्तुएं।
- स्टॉक में उत्पाद बेचे गए।
- आइटम एक स्थान से दूसरे स्थान पर चले गए।
- उत्पादन प्रक्रिया में उपयोग की जाने वाली सामग्री।
- त्याग की गई वस्तु।
क्रमिक इन्वेंट्री सिस्टम सूत्र बहुत सरल है: शुरुआत इन्वेंटरी (आमतौर पर एक भौतिक गणना से ली गई) + प्राप्तियां - शिपमेंट = इन्वेंटरी समाप्त करना।
इन्वेंटरी अंतर
एक सतत इन्वेंट्री सिस्टम में अप-टू-डेट इन्वेंट्री बैलेंस जानकारी प्रदान करने और भौतिक इन्वेंट्री काउंट्स के कम स्तर की आवश्यकता होती है।
हालाँकि, इस सिस्टम द्वारा गणना किए जाने वाले इन्वेंट्री स्तर धीरे-धीरे वास्तविक इन्वेंट्री स्तरों से भिन्न हो सकते हैं।
यह अनियंत्रित लेनदेन या चोरी के कारण है, इसलिए पुस्तक शेष राशि की समय-समय पर उपलब्ध वास्तविक मात्रा से तुलना की जानी चाहिए, चक्र गणना का उपयोग करके, और आवश्यक के रूप में पुस्तक संतुलन को समायोजित करना चाहिए।
बेचे गए माल की कीमत
स्थायी प्रणाली के तहत, माल की बिक्री की लागत में निरंतर अद्यतन होते हैं क्योंकि प्रत्येक बिक्री की जाती है। इसका मतलब यह है कि लेखांकन अवधि के अंत से पहले बेचे गए माल की एक सटीक लागत प्राप्त करना आसान है।
खरीद
खरीदारी की प्रकृति के आधार पर इन्वेंटरी खरीद को कच्चे माल के इन्वेंट्री अकाउंट या मर्चेंडाइज़ अकाउंट में पोस्ट किया जाता है, जबकि एक व्यक्तिगत रिकॉर्ड एंट्री भी होती है जिसे प्रत्येक इन्वेंट्री आइटम के लिए बनाए रखा जाता है।
ट्रैकिंग लेनदेन
जांच एक सतत सूची प्रणाली में ट्रैक करने के लिए बहुत आसान है। इस प्रणाली में सभी लेनदेन व्यक्तिगत स्तर पर विस्तार से उपलब्ध हैं।
इन्वेंट्री रिपोर्टों को किसी भी समय ऑनलाइन एक्सेस किया जा सकता है। इससे इन्वेंट्री स्तर और अतिरिक्त इन्वेंट्री खरीदने के लिए आवश्यक नकदी का प्रबंधन करना आसान हो जाता है।
चूंकि समय-समय पर इन्वेंट्री सिस्टम केवल कभी-कभी अपडेट किया जाता है, प्रबंधकों के पास अप-टू-डेट और सटीक वित्तीय जानकारी कभी नहीं होती है, जिस पर उनके क्रय या विनिर्माण निर्णयों को आधार बनाया जाता है।
फायदे और नुकसान
फायदा
मुख्य लाभ प्रबंधकों को समय पर ढंग से, कंपनी की स्थिति पर प्रासंगिक आँकड़े प्रदान कर रहा है।
बेची गई माल की लागत की मात्रा और इन्वेंट्री खाते का शेष किसी भी समय उपलब्ध है। क्रय नीति में सुधार और अल्पकालिक वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए यह जानकारी बहुत महत्वपूर्ण है।
हालांकि इन्वेंट्री त्रुटियां नुकसान, टूटना, चोरी, गलत इन्वेंट्री ट्रैकिंग, या स्कैन त्रुटियों से हो सकती हैं, इस सिस्टम का उपयोग करने के कई लाभ हैं:
- पुस्तक रिकॉर्ड के साथ वास्तविक संतुलन की तुलना करके भौतिक आविष्कारों पर अधिक नियंत्रण बनाए रखें।
- बिना किसी समस्या के देरी के पता लगने से पहले वह बड़ी हो जाती है, जैसे कि चोरी, क्षति या इन्वेंट्री लीक।
- स्टॉकआउट को रोकें। स्टॉक की कमी का मतलब है कि कोई उत्पाद स्टॉक से बाहर है।
- ग्राहक वरीयताओं की अधिक सटीक समझ के साथ प्रबंधन प्रदान करें।
- प्रबंधन को कई स्थानों के लिए इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली को केंद्रीकृत करने की अनुमति दें।
- अधिक सटीकता प्रदान करें, क्योंकि प्रत्येक इन्वेंट्री आइटम सामान्य खाता बही में अलग से दर्ज किया गया है।
- भौतिक गणना को कम करें, भौतिक गणना के दौरान नियमित व्यावसायिक गतिविधियों को बंद करने की आवश्यकता नहीं है।
नुकसान
- मैनुअल अकाउंटिंग के मामले में, सतत इन्वेंट्री सिस्टम का उपयोग समय लेने वाला है। इससे प्रत्येक लेखांकन अवधि में कई त्रुटियां भी हो सकती हैं। यह समस्या केवल कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली को लागू करके हल की जा सकती है।
- छोटे व्यवसायों के लिए कंप्यूटर और अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग काफी महंगा हो सकता है।
- स्थायी प्रणाली के तहत इन्वेंट्री खातों को रखना महंगा और समय लेने वाला है।
- स्थायी सूची प्रणाली ओवरस्टीमेशन या कम आंकने के कारण त्रुटियों की चपेट में आ सकती है। ये चोरी, टूट-फूट, स्कैन त्रुटियों, या अनियंत्रित इन्वेंट्री आंदोलनों के परिणामस्वरूप हो सकते हैं, जिससे पुनरावृत्ति त्रुटियां हो सकती हैं।
उदाहरण
एक सदा सूची प्रणाली का एक उदाहरण एक आधुनिक माल शिपिंग और प्राप्त विभाग है। प्राप्त होने वाले प्रत्येक बॉक्स को लेखांकन प्रणाली में स्कैन किया जाता है और इस प्रकार स्वचालित रूप से इन्वेंट्री बैलेंस में जोड़ा जाता है।
ग्राहकों को भेजे जाने वाले उत्पादों को बारकोड के साथ चिह्नित किया जाता है और शिपिंग डॉक छोड़ने पर उन्हें स्कैन किया जाता है। यह स्वचालित रूप से उन्हें लेखांकन प्रणाली से बाहर ले जाता है और इन्वेंट्री को कम करने का कारण बनता है।
जैसा कि देखा जा सकता है, यह आधुनिक प्रणाली वास्तविक समय में अपडेट की गई है। आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम के रूप में बैचों में लेनदेन को संसाधित करना आवश्यक नहीं है। नतीजतन, प्रबंधन कर्मचारियों द्वारा समीक्षा के लिए सभी रिपोर्ट हमेशा अद्यतित रहेंगी।
संदर्भ
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- मेरा लेखा पाठ्यक्रम (2019)। एक सतत इन्वेंटरी प्रणाली क्या है? से लिया गया: myaccountingcourse.com