सदा सूची प्रणाली: संचालन, लाभ - दुदास - 2025

सतत सूची प्रणाली एक सूची लेखांकन विधि है कि तुरंत कम्प्यूटरीकृत प्रणाली और उद्यम परिसंपत्ति प्रबंधन सॉफ्टवेयर के उपयोग के माध्यम से बिक्री या सूची की खरीद के रिकॉर्ड है।

यह स्टॉक में इन्वेंट्री की मात्रा पर तत्काल रिपोर्ट के साथ इन्वेंट्री परिवर्तनों का काफी विस्तृत दृश्य दिखाता है, और उपलब्ध माल के स्तर को सटीक रूप से दर्शाता है।

सतत इन्वेंट्री ट्रैकिंग इन्वेंट्री का पसंदीदा तरीका है, क्योंकि यह ठीक से प्रबंधित होने पर यथोचित सटीक परिणाम उत्पन्न कर सकता है।

एक व्यवसाय के रूप में, आपकी आवश्यकता से अधिक इन्वेंट्री होना महंगा है और इससे बर्बादी हो सकती है। दूसरी ओर, बहुत कम साधन होने से आप ग्राहकों को निराश करने और अपने प्रतिद्वंद्वियों को बिक्री राजस्व खोने का जोखिम उठाते हैं।

क्योंकि सतत इन्वेंट्री सॉफ़्टवेयर हमेशा अद्यतित होता है, आपके पास स्टॉक स्तरों में त्वरित दृश्यता होती है, जिससे आप मांग में बदलाव के लिए अधिक तेज़ी से प्रतिक्रिया कर सकते हैं।

प्रक्रिया कैसे काम करती है?

सतत इन्वेंट्री सिस्टम के साथ, एक कंपनी इन्वेंट्री रिकॉर्ड्स को लगातार अपडेट करती है, इसके अतिरिक्त गतिविधियों के लिए इसके अतिरिक्त और घटाव के लिए लेखांकन:

- खरीदी गई वस्तुएं।

- माल स्टॉक से बेचा जाता है।

- उत्पादन में उपयोग की जाने वाली इन्वेंट्री से ली गई सामग्री।

- त्याग की गई वस्तु।

सिस्टम पूरी तरह से काम करता है जब एक कंप्यूटर डेटाबेस के साथ युग्मित किया जाता है, बारकोड स्कैनर का उपयोग करके या बिक्री के बिंदुओं का उपयोग करके salespeople द्वारा गोदाम कर्मियों द्वारा वास्तविक समय में अद्यतन किया जाता है।

समय-समय पर इन्वेंट्री बनाम सदा सूची

परंपरागत रूप से, यदि आप जानना चाहते थे कि गोदाम में कितनी वस्तुएं उपलब्ध हैं, तो आपको एक भौतिक गणना करनी होगी और इसे मैनुअल या स्वचालित बैच-आधारित प्रणालियों के साथ सामंजस्य करना होगा।

कंपनियों ने एक निर्दिष्ट अवधि के अंत में भौतिक रूप से सूची के लिए जिम्मेदार थे, और उस समय सूची के आंकड़े अपडेट किए गए थे। इसे आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम के रूप में जाना जाता है, क्योंकि सूचना समय-समय पर अपडेट की जाती है।

सतत इन्वेंट्री सिस्टम इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ्टवेयर और प्रक्रियाओं का उपयोग करता है जो इन्वेंट्री आंदोलन के वास्तविक समय को अपडेट करने की अनुमति देता है।

कर्मचारी बिक्री, खरीद या रिटर्न दर्ज करने के लिए बारकोड स्कैनर का उपयोग करते हैं।

यह जानकारी एक डेटाबेस में भेजी जाती है जिसे प्रत्येक परिवर्तन को रिकॉर्ड करने के लिए लगातार अपडेट किया जाता है। सतत सूची अद्यतन वह है जो सिस्टम को उसका नाम देता है और इसे आवधिक दृष्टिकोण से अलग करता है।

सदा सूची खाते

इस प्रणाली के तहत, क्रय खाता बनाए रखना आवश्यक नहीं है क्योंकि माल की प्रत्येक खरीद के साथ इन्वेंट्री खाता सीधे शुल्क लिया जाता है।

इस प्रणाली में पोस्ट किए जाने वाले खाते हैं:

- जब माल को इन्वेंट्री में स्टोर करने के लिए खरीदा जाता है:

- जब माल, बीमा, आदि जैसे खर्च किए जाते हैं, तो माल की लागत में जोड़ा जाता है:

- यदि माल आपूर्तिकर्ता को वापस कर दिया जाता है:

- जब माल बेचा जाता है:

- यदि माल ग्राहकों द्वारा वापस किया जाता है:

- जब इन्वेंट्री खाते की राशि और भौतिक गणना के बीच अंतर पाया जाता है:

फायदा

सटीक पुनःपूर्ति की अनुमति देता है

इन्वेंट्री खरीदते और बेचते समय इन्वेंट्री में परिवर्तन वास्तविक समय में दर्ज किए जाते हैं। यह आपको उन रिपोर्ट का उत्पादन करने में सक्षम बनाता है जो तुरंत कम होने वाली इन्वेंट्री आइटम की पहचान करती हैं।

गिरावट और चोरी का पता लगाएं

आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम में, भौतिक इन्वेंट्री गणना को मान्य करते हुए, इन्वेंट्री को अवधि के अंत में समायोजित किया जाता है। यह किसी भी चोरी, गिरावट या यहां तक ​​कि गिनती की त्रुटियों को छुपाता है, जब यह समायोजन माल की बिक्री की लागत पर स्थानांतरित किया जाता है।

एक क्रमिक प्रणाली अवधि की गणना के साथ सिस्टम में इन्वेंट्री मान की तुलना करेगी और आपको किसी भी विसंगतियों की जांच करने की अनुमति देगी।

अधिक सटीक अंतरिम वित्तीय विवरण तैयार करता है

क्योंकि आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम में अवधि के दौरान इन्वेंट्री मान नहीं बदले जाते हैं, बैलेंस शीट में इन्वेंट्री खाता और लाभ और हानि विवरण में बेची गई माल की लागत दोनों अवधि के दौरान गलत हैं। अवधि।

एक सतत प्रणाली उन राशियों को सही रखती है और पूरी अवधि में वित्तीय विवरणों का अधिक सटीक सेट प्रदान करती है।

इन्वेंट्री के स्तर के करीब प्रबंधन

इन्वेंट्री का स्तर हमेशा सही होता है और किसी भी समय ऑनलाइन एक्सेस किया जाता है। अगर बिक्री धीमी हो रही है या उत्पाद अब जल्दी नहीं बिक रहे हैं, तो यह जानने के लिए आप अपने टर्नओवर की दर की सही गणना कर सकते हैं।

अन्य व्यावसायिक प्रणालियों के साथ एकीकरण

वित्त और लेखा टीमों के लिए वास्तविक समय की सूची की जानकारी महत्वपूर्ण है। वित्तीय प्रणाली के साथ इन्वेंट्री सिस्टम का एकीकरण सटीक कर और नियामक रिपोर्टिंग सुनिश्चित करने में मदद करता है।

विक्रेता अपनी प्रतिष्ठा को सीधे प्रभावित करते हुए एक बेहतर ग्राहक अनुभव प्रदान कर सकते हैं। मर्चेंडाइजिंग सिस्टम के साथ इसका एकीकरण उस टीम को वर्तमान स्नैपशॉट देता है जो बेच रहा है और जो नहीं है।

नुकसान

कार्यान्वयन की उच्च लागत

सदा सूची प्रणाली का उपयोग करने के लिए, एक व्यवसाय को पहले विशेष उपकरण और सॉफ्टवेयर स्थापित करना होगा। सिस्टम को सही तरीके से लागू करने के लिए एक बड़े प्रारंभिक निवेश, संसाधनों और समय की बहुत आवश्यकता होती है।

आवश्यक उपकरण और सॉफ़्टवेयर स्थापित करने के बाद, उनका नियमित रखरखाव और अपडेट अनिवार्य होना जारी रहेगा, व्यवसायों को और भी अधिक लागत देगा।

अधिक से अधिक जटिलता

सिस्टम की जटिलता के कारण कंपनियों को प्रत्येक कर्मचारी को प्रशिक्षण देने की आवश्यकता होती है।

कर्मचारियों को कंपनी के अद्वितीय सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता होगी और स्कैनर जैसे विशेष उपकरण के उपयोग पर भी प्रशिक्षण की आवश्यकता होगी।

रिकॉर्डेड इन्वेंट्री वास्तविक इन्वेंट्री को प्रतिबिंबित नहीं कर सकती है

लेन-देन के लिए यह एक नुकसान हो सकता है जैसे ही वे जगह लेते हैं, क्योंकि पोस्ट की गई इन्वेंट्री समय के साथ वास्तविक इन्वेंट्री को प्रतिबिंबित नहीं कर सकती है।

ऐसा इसलिए है क्योंकि एक सतत इन्वेंट्री सिस्टम में, भौतिक इन्वेंट्री काउंट का अक्सर उपयोग नहीं किया जाता है।

सिस्टम में लेनदेन में प्रवेश करने वाले लोगों की अधिक संख्या के साथ, कंपनी मानवीय त्रुटि के कारण गलतियां करने का अधिक जोखिम मानती है।

अधिक खपत समय

समय-समय पर इन्वेंट्री सिस्टम के साथ, कंपनियां इन्वेंट्री रिकॉर्ड करने के लिए एक निश्चित समय आवंटित करती हैं।

उन्हें साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक रूप से पंजीकृत किया जा सकता है। यह समय-समय पर इन्वेंट्री सिस्टम को स्थायी इन्वेंट्री सिस्टम की तुलना में कम समय लगता है।

स्थायी प्रणाली के साथ, प्रत्येक लेनदेन को तुरंत दर्ज किया जाना चाहिए। लेखा परीक्षकों को लेन-देन की समीक्षा करना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे सही हैं और आंकड़ों में विसंगतियों को खोजने के लिए भौतिक आविष्कार अभी भी किए जाने की आवश्यकता है।

संदर्भ

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