प्रशासनिक नियंत्रण तकनीक: विशेषताएं और उदाहरण - दुदास - 2025

प्रशासनिक नियंत्रण की तकनीक विभिन्न संगठनात्मक संसाधनों जैसे कि मानव, शारीरिक, वित्तीय और साथ ही संगठन के रूप में संगठनात्मक रणनीतियों के प्रकाश में प्रदर्शन के मूल्यांकन के लिए जानकारी एकत्र करने और उपयोग करने के तरीके हैं।

प्रबंधन एक कला और एक विज्ञान दोनों है। प्रशासन और इसके कार्य समय के साथ चलते रहते हैं। प्रशासनिक नियंत्रण समारोह भी समय बीतने के साथ आगे बढ़ता है, इसलिए नई तकनीकें उभरती रहती हैं।

स्रोत: pixabay.com

नियंत्रण एक मौलिक प्रशासनिक कार्य है। यह संगठनात्मक गतिविधियों को विनियमित करने के लिए कार्य करता है, और अपेक्षित संगठनात्मक मानकों और उद्देश्यों के साथ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करता है।

नियंत्रण तकनीक प्रदर्शन को मापने और मॉनिटर करने के लिए आवश्यक जानकारी का प्रकार और मात्रा प्रदान करती है। विभिन्न नियंत्रणों की जानकारी एक विशिष्ट प्रबंधन स्तर, विभाग, इकाई या संचालन के अनुरूप होनी चाहिए।

पूर्ण और सुसंगत जानकारी सुनिश्चित करने के लिए, कंपनियां अक्सर वित्तीय, स्थिति और परियोजना रिपोर्ट जैसे मानकीकृत रिपोर्टों का उपयोग करती हैं। हालाँकि, संगठन के भीतर प्रत्येक क्षेत्र अपनी विशिष्ट नियंत्रण तकनीकों का उपयोग करता है।

तकनीकों की सूची (उदाहरण के साथ)

-वास्तविक तकनीक

वे ऐसी तकनीकें हैं जिनका उपयोग व्यवसाय संगठन के क्षेत्र में लंबे समय तक किया गया है और अभी भी उपयोग में हैं।

व्यक्तिगत अवलोकन

यह सबसे पारंपरिक नियंत्रण तकनीक है। यह एक प्रबंधक को कर्मचारियों के प्रदर्शन पर प्रथम-हाथ की जानकारी एकत्र करने की अनुमति देता है।

यह कर्मचारियों पर बेहतर प्रदर्शन करने के लिए मनोवैज्ञानिक दबाव भी बनाता है और इस प्रकार अपने लक्ष्यों को अच्छी तरह से प्राप्त करता है, क्योंकि वे जानते हैं कि उन्हें व्यक्तिगत रूप से काम पर मनाया जा रहा है।

हालाँकि, यह एक समय लेने वाला व्यायाम है और इसका उपयोग सभी प्रकार की नौकरियों के लिए प्रभावी रूप से नहीं किया जा सकता है।

सांख्यिकीय रिपोर्ट

यह रिपोर्ट और डेटा का सामान्य विश्लेषण है, जो औसत, प्रतिशत, संकेतक, सहसंबंध, आदि के रूप में उपयोग किया जाता है। विभिन्न पहलुओं में। वे विभिन्न क्षेत्रों में संगठन के प्रदर्शन के बारे में जानकारी प्रस्तुत करते हैं।

इस प्रकार की जानकारी उपयोगी है जब इसे विभिन्न रूपों में प्रस्तुत किया जाता है, जैसे चार्ट, ग्राफ़, टेबल, आदि। यह प्रबंधकों को उन्हें अधिक आसानी से पढ़ने की अनुमति देता है और स्थापित मानकों के साथ और पिछले अवधियों के साथ प्रदर्शन तुलना की सुविधा देता है।

लाभ - अलाभ विश्लेषण

इसका उपयोग लागत, मात्रा और मुनाफे के बीच संबंधों का अध्ययन करने के लिए किया जाता है। सामान्य स्थिति का विश्लेषण करके गतिविधि के विभिन्न स्तरों के लिए संभावित लाभ और हानि के सामान्य ढांचे को निर्धारित करें।

बिक्री की मात्रा जिसमें कोई लाभ या हानि नहीं होती है, इसे ब्रेकवेन प्वाइंट के रूप में जाना जाता है। इसकी गणना निम्न सूत्र की सहायता से की जा सकती है:

विराम-बिंदु = निश्चित लागत / (प्रति इकाई बिक्री मूल्य - प्रति इकाई परिवर्तनीय लागत)।

इस विश्लेषण के माध्यम से, एक कंपनी अपनी परिवर्तनीय लागत को नियंत्रित कर सकती है और गतिविधि के स्तर को भी निर्धारित कर सकती है, जिस पर वह अपना लाभ लक्ष्य प्राप्त कर सकती है।

बजट नियंत्रण

इस तकनीक के तहत, अलग-अलग ऑपरेशन के लिए अलग-अलग बजट तैयार किए जाते हैं जिन्हें किसी संगठन में किया जाना चाहिए।

ये बजट वास्तविक परिणामों के साथ तुलना करने के लिए मानकों के रूप में कार्य करते हैं और इस प्रकार संगठन के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक कार्रवाई करते हैं।

इसलिए, बजट को एक निश्चित उद्देश्य प्राप्त करने के लिए, भविष्य के समय की निर्धारित अवधि के लिए तैयार अपेक्षित परिणाम के मात्रात्मक विवरण के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। यह उस विशेष अवधि के लिए नीति को दर्शाता एक बयान भी है।

विभिन्न विभागों के बीच समन्वय और अन्योन्याश्रयता स्थापित करने में मदद करता है। उदाहरण के लिए, खरीद बजट आवश्यक सामग्री की मात्रा को जाने बिना तैयार नहीं किया जा सकता है। यह जानकारी प्रोडक्शन बजट से आती है। बदले में बिक्री के बजट पर आधारित है।

बजट लचीला होना चाहिए ताकि प्रचलित पर्यावरण की आवश्यकताओं के अनुसार, इसके लिए आवश्यक परिवर्तन बाद में आसानी से किए जा सकें।

बजट के प्रकार

- बिक्री बजट: यह एक बयान है कि एक संगठन मात्रा और मूल्य के मामले में क्या बेचने की उम्मीद करता है।

- उत्पादन बजट: यह इस बात का विवरण है कि किसी संगठन की बजट अवधि में उत्पादन की क्या योजना है। इसे बिक्री बजट से बनाया गया है।

- सामग्री बजट: उत्पादन के लिए आवश्यक सामग्री की अनुमानित मात्रा और लागत का विवरण है।

- नकद बजट: ये अनुमानित नकदी प्रवाह और बजट अवधि के लिए बहिर्वाह होते हैं। अनुमानित नकदी प्रवाह के अनुरूप।

- पूंजीगत बजट: यह मुख्य दीर्घकालिक परिसंपत्तियों पर अनुमानित खर्च है, जैसे कि एक नया कारखाना या प्रमुख उपकरण।

- अनुसंधान और विकास बजट: ये उत्पादों और प्रक्रियाओं के विकास या शोधन के लिए अनुमानित खर्च हैं।

-मॉडर्न तकनीक

ये तकनीकें सोचने का एक नया तरीका प्रदान करती हैं और एक संगठन के विभिन्न पहलुओं को नियंत्रित करने में सक्षम होने के नए तरीके देती हैं।

निवेश पर लाभ (ROI)

यह निर्धारित करने के लिए मूल बातें प्रदान करता है कि व्यवसाय में निवेश की गई पूंजी का उपयोग एक उचित रिटर्न उत्पन्न करने के लिए प्रभावी ढंग से किया गया है या नहीं।

ROI किसी संगठन, या उसके व्यक्तिगत विभागों या प्रभागों के समग्र प्रदर्शन को मापने के लिए एक प्रभावी निगरानी उपकरण के रूप में कार्य करता है। यह विभागीय प्रबंधकों को उन मुद्दों की खोज करने में भी मदद करता है जो आरओआई को नकारात्मक रूप से प्रभावित करते हैं।

इसकी गणना के लिए उपयोग किया जाने वाला सूत्र है: निवेश पर वापसी = (शुद्ध आय / कुल निवेश) x 100।

आरओआई की गणना के लिए करों से पहले या बाद में शुद्ध आय का उपयोग किया जा सकता है। कुल निवेश में निश्चित परिसंपत्तियों के साथ-साथ व्यवसाय में निवेश की गई कार्यशील पूंजी भी शामिल है।

संकेतक विश्लेषण

यह विभिन्न संकेतकों की गणना करके एक वाणिज्यिक कंपनी के वित्तीय विवरणों का विश्लेषण करने के लिए उपयोग की जाने वाली तकनीक है।

संगठनों द्वारा उपयोग किए जाने वाले संकेतकों को निम्नलिखित श्रेणियों में वर्गीकृत किया जा सकता है:

तरलता संकेतक

उन्हें व्यापार की अल्पकालिक वित्तीय स्थिति और अल्पकालिक देनदारियों का भुगतान करने की क्षमता को समझने के लिए गणना की जाती है। इसमें वर्तमान संकेतक और त्वरित संकेतक शामिल हैं:

- करंट इंडिकेटर = करंट एसेट्स / करंट देनदारियाँ।

- त्वरित संकेतक = नकद + चालान प्राप्य / चालू देयताएं।

सॉल्वेंसी संकेतक

वे व्यापार की दीर्घकालिक सॉल्वेंसी और दीर्घकालिक ऋणों का भुगतान करने की क्षमता निर्धारित करने के लिए गणना की जाती हैं। इसमें डेट इंडिकेटर, प्रॉपर्टी इंडिकेटर, इंटरेस्ट कवरेज इंडिकेटर आदि शामिल हैं।

- डेट इंडिकेटर = लेनदारों / शेयरधारकों के फंड के लिए ऋण।

- स्वामित्व संकेतक = शेयरधारकों की निधि / कुल संपत्ति।

लाभप्रदता संकेतक

वे किसी व्यवसाय की लाभप्रदता स्थिति का विश्लेषण करने में मदद करते हैं। उदाहरण के लिए, सकल लाभ संकेतक, शुद्ध लाभ संकेतक, व्यापार संकेतक, आदि।

- सकल लाभ सूचक = सकल लाभ / शुद्ध बिक्री × 100।

- शुद्ध लाभ संकेतक = शुद्ध लाभ / शुद्ध बिक्री x 100।

टर्नओवर संकेतक

वे यह जानने में मदद करते हैं कि क्या व्यावसायिक संचालन की दक्षता बढ़ाने के लिए संसाधनों का प्रभावी उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, इन्वेंट्री टर्नओवर इंडिकेटर, देनदार टर्नओवर इंडिकेटर, फिक्स्ड एसेट टर्नओवर इंडिकेटर आदि। उच्च टर्नओवर संसाधनों के बेहतर उपयोग को इंगित करता है।

- इन्वेंटरी टर्नओवर इंडिकेटर = बेचे गए माल की लागत / औसत इन्वेंट्री।

- देनदार टर्नओवर इंडिकेटर = नेट क्रेडिट की बिक्री / औसत खाते प्राप्य।

देयता लेखा

यह एक लेखा प्रणाली है जिसमें किसी संगठन के विभिन्न वर्गों, विभागों और विभागों की सामान्य भागीदारी को "जिम्मेदारी के केंद्र" के रूप में कॉन्फ़िगर किया जाता है।

प्रत्येक केंद्र का प्रमुख अपने केंद्र के लिए निर्धारित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार होता है। उत्तरदायित्व केंद्र निम्न प्रकार के हो सकते हैं।

लागत केंद्र

एक संगठन के विभाग को संदर्भित करता है जिसका प्रबंधक केंद्र में होने वाली लागत के लिए जिम्मेदार है, लेकिन राजस्व के लिए नहीं।

उदाहरण के लिए, किसी संगठन के उत्पादन विभाग को लागत केंद्र के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है।

राजस्व केंद्र

एक विभाग का संदर्भ देता है जो राजस्व उत्पन्न करने के लिए जिम्मेदार है। उदाहरण के लिए, विपणन विभाग।

फ़ायदा केन्द्र

एक ऐसे विभाग को संदर्भित करता है जिसका प्रबंधक लागत और राजस्व दोनों के लिए जिम्मेदार है। उदाहरण के लिए, मरम्मत और रखरखाव विभाग।

निवेश केंद्र

आप मुनाफे के साथ-साथ परिसंपत्तियों के रूप में किए गए निवेश के लिए जिम्मेदार हैं। निवेश केंद्र के प्रदर्शन का न्याय करने के लिए, निवेश पर प्रतिफल की गणना की जाती है और केंद्र के लिए पिछले वर्षों के समान डेटा और अन्य समान कंपनियों के साथ तुलना की जाती है।

प्रबंधन लेखा परीक्षा

यह एक संगठन के प्रबंधन के सामान्य प्रदर्शन के एक व्यवस्थित मूल्यांकन को संदर्भित करता है। उद्देश्य प्रशासन की दक्षता और प्रभावशीलता की समीक्षा करना और भविष्य के समय में इसके प्रदर्शन में सुधार करना है।

एक संगठन के प्रबंधन के समग्र प्रदर्शन का न्याय करें। इसका मूल उद्देश्य प्रबंधन कार्यों के प्रदर्शन में कमियों की पहचान करना है। यह मौजूदा प्रबंधन नीतियों के अद्यतन की गारंटी भी देता है।

पर्यावरण में परिवर्तन के अनुसार, मौजूदा प्रबंधन नीतियों और तकनीकों में आवश्यक संशोधन सुनिश्चित करता है।

प्रबंधन के प्रदर्शन की निरंतर निगरानी नियंत्रण प्रणाली को बेहतर बनाने में मदद करती है।

पर्ट और सीपीएम

PERT (अनुसूचित समीक्षा और मूल्यांकन तकनीक) और CPM (क्रिटिकल पाथ मेथड) महत्वपूर्ण नेटवर्क तकनीकें हैं, जो योजना और नियंत्रण के लिए उपयोगी हैं।

ये तकनीक विभिन्न प्रकार के प्रबंधन कार्यों को करने में मदद करती हैं जैसे कि नियोजन, समय-निर्धारण और समयबद्ध परियोजनाओं को लागू करना, जिसमें विभिन्न प्रकार की जटिल, विविध और परस्पर गतिविधियाँ शामिल हैं।

वे एक परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक कुल अपेक्षित समय की गणना करने के लिए उपयोग किए जाते हैं, और परियोजना की तारीख पर महत्वपूर्ण प्रभाव डालने वाली अड़चन गतिविधियों की पहचान कर सकते हैं।

नतीजतन, ये तकनीक काफी परस्पर संबंधित हैं और इन गतिविधियों के लिए समय निर्धारण और संसाधन आवंटन जैसे कारकों को संबोधित करती हैं।

प्रबंधन सूचना प्रणाली

विभिन्न प्रबंधन निर्णय लेने के लिए सटीक, समय पर और अद्यतित जानकारी प्रदान करता है। इसलिए, यह एक महत्वपूर्ण संचार उपकरण है, साथ ही एक बहुत ही उपयोगी नियंत्रण तकनीक है।

यह उपकरण प्रबंधकों को जानकारी प्रदान करता है ताकि वे मानकों से विचलन की स्थिति में उचित सुधारात्मक कार्रवाई कर सकें।

संदर्भ

1. टोप्प्र (2019)। प्रबंधकीय नियंत्रण की तकनीक। से लिया गया: toppr.com
2. कल्पना (2019)। प्रबंधकीय नियंत्रण की तकनीक: पारंपरिक और आधुनिक तकनीक। व्यवसाय प्रबंधन के विचार। से लिया गया: businessmanagementideas.com।
3. विकिपीडिया, मुक्त विश्वकोश (2019)। प्रबंधन नियंत्रण प्रणाली। से लिया गया: en.wikipedia.org
4. प्रियाली शर्मा (2019)। शीर्ष 14 तकनीकों का नियंत्रण-प्रबंधन प्रबंधन। आपका लेख पुस्तकालय से लिया गया: yourarticlelibrary.com
5. गौरव अक्रानी (2011)। नियंत्रण तकनीक - नियंत्रण के 10 प्रकार की तकनीकें। कल्याण सिटी लाइफ। से लिया गया: kalyan-city.blogspot.com
6. क्लिफ्स नोट्स (2019)। संगठनात्मक नियंत्रण तकनीक। से लिया गया: cliffsnotes.com