प्रशासनिक प्रक्रिया: अवधारणा, महत्व, चरण, उदाहरण - दुदास - 2025

प्रशासनिक प्रक्रिया प्रबंधन, नियोजन और विश्लेषण प्रक्रिया आदेश एक संगठन के सभी उद्देश्यों को प्राप्त करने में किया जाता है। यह एक कंपनी में मौजूद प्रक्रियाओं को देखने और नियंत्रित करने का एक तरीका है, जो काम करने के बेहतर तरीकों को औपचारिक रूप देने और स्थापित करने की मांग करता है।

यही है, यह एक व्यवसाय के रणनीतिक उद्देश्यों के साथ विभिन्न प्रक्रियाओं के संरेखण को संदर्भित करता है, इन प्रक्रियाओं के लिए माप प्रणालियों की स्थापना, और प्रभावी ढंग से प्रक्रियाओं का प्रबंधन करने के लिए प्रबंधकों के प्रशिक्षण और संगठन।

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इसलिए, प्रशासनिक प्रक्रिया में यह शामिल है कि किसी व्यवसाय की प्रक्रियाओं का अध्ययन, पहचान, परिवर्तन और निगरानी कैसे सुनिश्चित की जाए कि वे सुचारू रूप से चलें और समय के साथ बेहतर हो सकें।

यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रभावी कार्यप्रणाली है कि प्रक्रियाएं कुशल और प्रभावी हैं, क्योंकि इससे एक बेहतर और अधिक लाभदायक संगठन बन जाएगा। वास्तव में, इसका मतलब उन गतिविधियों या संचालन की एक श्रृंखला है जो किसी विशिष्ट उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए किए जाते हैं। यह चीजों को करने का एक व्यवस्थित तरीका है।

उदाहरण के लिए, एक कारखाने में एक उत्पादन प्रक्रिया है। इसी तरह, प्रशासनिक प्रक्रिया में, संसाधनों और मानव प्रयासों को विशिष्ट उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक व्यवस्थित तरीके से उपयोग किया जाता है। यह प्रक्रिया उन भूमिकाओं का सुझाव देती है जो प्रबंधकों को निभानी चाहिए।

प्रशासनिक प्रक्रिया अवधारणा

प्रशासनिक प्रक्रिया को संगठन के रूप में परिभाषित किया जा सकता है और स्थापित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए किसी कंपनी की गतिविधियों का समन्वय किया जा सकता है। यह सामग्री, मशीनों और पैसे के साथ-साथ उत्पादन के कारक के रूप में शामिल किया गया है।

यह उन नीतियों के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए नीति निर्माण, नियोजन, संगठन, दिशा और संसाधनों के नियंत्रण के कार्यों की भागीदारी और कनेक्शन का तात्पर्य करता है।

आज के प्रतिस्पर्धी और जटिल व्यावसायिक दुनिया में इस अवधारणा को विशेष महत्व मिला है। इस प्रकार, इस प्रक्रिया का कुशल प्रबंधन एक व्यावसायिक इकाई के अस्तित्व के लिए नितांत आवश्यक है।

सामान्य व्यवसाय प्रबंधन

प्रशासनिक प्रक्रिया किसी भी व्यवसाय या इकाई में व्यापक रूप से उपयोग की जाती है। यह वह तत्व है जो व्यवसाय को जीवन देता है। एक व्यावसायिक इकाई को कुशलता से प्रबंधित करने की उम्मीद है। यह ठीक वही है जो प्रबंधन में किया जाता है।

यह व्यवस्थित तरीके से व्यवसाय करने के लिए आवश्यक है। यह कंपनी के काम के सभी पहलुओं से संबंधित एक महत्वपूर्ण कार्य है।

प्रशासनिक प्रक्रिया की अवधारणा सामान्य है, व्यवसाय के सभी पहलुओं को कवर करती है। दूसरे शब्दों में, यह एक गतिशील प्रक्रिया है जो अच्छी तरह से परिभाषित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए विभिन्न उपलब्ध संसाधनों का सर्वोत्तम उपयोग करना चाहती है।

संसाधन लोग, सामग्री, पैसा, मशीन, विधियां और बाजार हैं। परिणाम लक्ष्य प्राप्ति के रूप में दिखाई देता है। यह एक कुशल प्रशासनिक प्रक्रिया के माध्यम से उपलब्ध आदानों के प्रबंधन का अंतिम प्रभाव है।

विशेषताएँ

सुधार की

प्रशासनिक प्रक्रिया एक बार की कवायद नहीं होनी चाहिए। इसमें प्रक्रियाओं का निरंतर मूल्यांकन शामिल होना चाहिए और उनके कुल प्रवाह में सुधार करने के लिए क्रियाओं को शामिल करना चाहिए। यह सब संगठन के मूल्यांकन और सुधार के एक निरंतर चक्र को मजबूर करता है।

मौजूदा प्रक्रियाओं को बदल दिया जाता है

पूरी तरह से नई या "सही" प्रक्रियाओं को लागू करने के बजाय, किसी भी लाभ को खराब करने से बचने के लिए मौजूदा प्रक्रियाओं में सुधार किया जाना चाहिए।

सतत प्रक्रिया

यह एक सतत प्रक्रिया है और इसे विभिन्न प्रबंधकों द्वारा निष्पादित किया जाता है जो विभिन्न स्तरों पर काम करते हैं। यह एक अलग प्रक्रिया है, जहां प्रबंधक अच्छी तरह से परिभाषित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए मानव प्रयासों को व्यवस्थित, प्रत्यक्ष, समन्वय और नियंत्रित करते हैं।

प्रशासनिक प्रक्रिया का महत्व इसके लिए क्या है?

निर्देशन, समन्वय और नियंत्रण

बहुत से लोग व्यवसाय में एक साथ काम करते हैं और उनकी दक्षता बढ़ाने के लिए उचित मार्गदर्शन की आवश्यकता होती है। यदि उन्हें निर्देशित नहीं किया जाता है, तो लोग अपनी इच्छा के अनुसार काम करेंगे और कंपनी का एक व्यवस्थित काम संभव नहीं होगा।

इसलिए, व्यावसायिक गतिविधियों की योजना बनाने, कर्मचारियों को सही दिशा में मार्गदर्शन करने और अंत में सबसे अनुकूल परिणाम प्राप्त करने के लिए अपने प्रयासों के समन्वय के लिए प्रशासनिक प्रक्रिया आवश्यक है।

व्यावसायिक उद्देश्यों की क्रमबद्ध उपलब्धि

एक व्यवस्थित और त्वरित तरीके से व्यावसायिक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक कुशल प्रशासनिक प्रक्रिया की आवश्यकता होती है।

संसाधनों का इष्टतम उपयोग

यह उपलब्ध मानव और भौतिक संसाधनों के इष्टतम उपयोग की सुविधा प्रदान करता है, जो एक कंपनी की प्रगति और समृद्धि की ओर जाता है। यहां तक ​​कि सभी प्रकार के कचरे को समाप्त या कम किया जाता है।

प्रतियोगी क्षमता

प्रतिस्पर्धी ताकत विकसित होती है। इससे कंपनी अपनी संपत्ति और मुनाफे को विकसित और विस्तारित कर सकती है।

कर्मचारी प्रेरणा

ताकि उन्हें सौंपे गए काम में अधिक रुचि और पहल हो और कंपनी की उत्पादकता और लाभप्रदता बढ़ाने में मदद मिल सके।

इसके अलावा टीम वर्क की भावना को विकसित करने, व्यावसायिक उद्देश्यों को जल्दी से हासिल करने के लिए उनके प्रयासों का समन्वय करना।

प्रभावी प्रबंधन

समाज औद्योगिक विकास, विभिन्न सामाजिक समूहों के लिए न्याय, उपभोक्ता संतुष्टि और कल्याण के संदर्भ में लाभ प्राप्त करता है।

प्रबंधकों के प्रभावी उपयोग को सुनिश्चित करता है

प्रबंधकों का प्रभावी उपयोग यह सुनिश्चित करता है कि उनके अनुभव, कौशल और परिपक्वता का लाभ कंपनी को उपलब्ध हो।

परेशानी मुक्त संचालन सुनिश्चित करता है

यह एक लंबी अवधि के लिए एक कंपनी के क्रमबद्ध और निरंतर संचालन की गारंटी देता है। यह एक कंपनी की दक्षता, उत्पादकता और लाभप्रदता भी बढ़ाता है।

एक मजबूत संगठन का निर्माण करें

यह एक ठोस संगठन के विकास की गारंटी देता है, जो किसी भी स्थिति का सामना कर सकता है, अनुकूल या प्रतिकूल, आसानी और आत्मविश्वास के साथ।

प्रशासनिक प्रक्रिया के चरण

योजना

इसमें वांछित परिणाम या उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए कार्रवाई का एक पाठ्यक्रम निर्धारित करना शामिल है। अन्य सभी प्रबंधन कार्य इस चरण से संबंधित और निर्भर हैं।

यह समस्याओं को हल करने के लिए एक उपकरण के रूप में कार्य करता है। यह भविष्य की समस्याओं की कल्पना करने में मदद करता है और प्रबंधन को संभावित समाधानों पर केंद्रित रखता है।

संगठन

इसका अर्थ है संसाधनों को इकट्ठा करना और लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए उनका उचित उपयोग करना। यह एक प्रक्रिया और एक संरचना दोनों है।

एक व्यवसाय योजना को निष्पादित करने के तरीकों और साधनों को स्थापित करने का प्रतिनिधित्व करता है। इसके अलावा, यह योजना के निष्पादन को सुविधाजनक बनाने के लिए एक पर्याप्त प्रशासनिक संरचना प्रदान करता है।

इसमें विभागीयकरण, नियंत्रण का दायरा, प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल, बॉस-अधीनस्थ संबंध की स्थापना और व्यापार की विभिन्न गतिविधियों के समन्वय के लिए तंत्र के प्रावधान जैसे विभिन्न पहलू शामिल हैं।

पता

यह चरण काफी पूरा है, क्योंकि इसमें अधीनस्थों के निर्देशन और मनोबल को बढ़ाना शामिल है। इसमें संचार, अग्रणी और प्रेरित करना भी शामिल है।

यह लोगों को सही तरीके से काम करने के लिए मार्गदर्शन और निर्देश देने का प्रयास करता है। लीडिंग सभी स्तरों पर प्रबंधकों की जिम्मेदारी है।

एक स्पष्ट योजना और एक मजबूत संगठन ने मंच निर्धारित किया, लेकिन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक प्रबंधक को अपने कर्मचारियों का नेतृत्व करने की आवश्यकता होती है।

समन्वय

किसी संगठन के क्रमबद्ध संचालन के लिए विभिन्न विभागों की गतिविधियों को एकीकृत करना आवश्यक है।

प्रबंधक को उस कार्य का समन्वय करना होगा जिसके लिए वह जिम्मेदार है। यह प्रबंधन का सार है और व्यक्तियों की गतिविधियों को स्पष्ट दिशा प्रदान करता है।

यह अपशिष्ट और बहाव से भी बचता है, जिससे संगठन में एकता बनी रहती है।

नियंत्रण

व्यक्तियों में गलत कार्यों से बचना आवश्यक है। नियंत्रण में तीन सामान्य पहलू शामिल हैं:

- प्रदर्शन मानकों की स्थापना।

- कार्य को प्रगति पर मापें और प्राप्त परिणामों की व्याख्या करें।

- यदि आवश्यक हो तो सुधारात्मक कार्रवाई करें।

व्यावसायिक योजनाएँ स्वतः सकारात्मक परिणाम नहीं देती हैं। व्यवसाय योजना की सफलता प्राप्त करने के लिए प्रबंधकों को प्रभावी नियंत्रण करना चाहिए। नियंत्रण एक पर्यवेक्षी प्रकृति की चल रही गतिविधि है।

चरणों के उदाहरण

- कंपनी में

कंपनियों के उद्देश्य और लक्ष्य हासिल करना है। यह उपयोगकर्ताओं को समाप्त करने के लिए उत्पादों की डिलीवरी, या ग्राहकों की संतुष्टि सुनिश्चित करने के लिए सेवाओं का प्रावधान हो सकता है।

यह कच्चे माल के टुकड़ों में परिवर्तित हो सकता है, जिन्हें बाद में अंतिम उत्पाद बनाने के लिए इकट्ठा किया जाता है। यह कंपनी के सभी वित्तीय लेनदेन का उचित रिकॉर्ड भी हो सकता है।

इन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्यों और गतिविधियों की एक श्रृंखला करने की आवश्यकता होती है। तार्किक प्रवाह से संबंधित गतिविधियों और कार्यों के इस सेट को प्रशासनिक प्रक्रिया कहा जाता है।

कंपनियों के दिन-प्रतिदिन के संचालन, भले ही उनकी प्रकृति, संरचना और यहां तक ​​कि जिस उद्योग से संबंधित हों, वे मूल रूप से प्रशासनिक प्रक्रियाओं से बने होते हैं।

जैसे कि विनिर्माण को एक प्रशासनिक प्रक्रिया माना जाता है, लेकिन यह बहुत व्यापक है जब आप यह भी विचार करते हैं कि इसमें अन्य प्रशासनिक प्रक्रियाएं शामिल हैं, जैसे उत्पाद विधानसभा और गुणवत्ता आश्वासन।

वित्त सिर्फ व्यापक है और इसमें बिलिंग और बजट जैसी मामूली लेकिन महत्वपूर्ण प्रक्रियाएं शामिल हैं।

- नर्सिंग में

प्रशासनिक प्रक्रिया बहुत व्यस्त है, जिसमें कई कार्य भूमिकाएं और कई कार्य टीमों का सहयोग शामिल है।

योजना

नर्सिंग नीतियों को स्थापित करने, सुरक्षा उपायों को बनाने और कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण कार्यक्रमों को पूरा करने में मदद करने के लिए चिकित्सकों के साथ बैठकें की जानी चाहिए।

संगठन

विविध टीमों के होने से काम आसान हो जाता है और बहुत समय भी बचता है। टीमें सहायक कर्मचारी, नर्स, डॉक्टर, आपातकालीन कक्ष आदि हो सकती हैं।

इन टीमों के सहयोगात्मक प्रयास पूरे उल्लंघन के समुचित कार्य को प्रभावित करते हैं।

पता

नर्सिंग में सकारात्मक बदलाव करने के लिए स्टाफ सदस्यों को प्रोत्साहित करने की आवश्यकता है। प्रोत्साहन पुरस्कार, प्रोत्साहन या मौखिक मूल्यांकन के रूप में दिया जा सकता है।

समन्वय

आपको अस्पताल के उचित कामकाज का ध्यान रखना चाहिए और यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि सभी पूछताछ का जवाब दिया जाए।

यह एक ऐसा काम है जहाँ मल्टीटास्किंग एक आवश्यकता है। यह महत्वपूर्ण है कि एक कर्मचारी प्रतिबद्धता है।

नियंत्रण

प्रशासनिक प्रक्रिया यह सुनिश्चित करती है कि प्रत्येक विभाग के प्रमुख समय-समय पर अपनी रिपोर्ट प्रस्तुत करें।

यह बजट बनाए रखने, रोगियों से की गई गलतियों पर चर्चा करने और उन गलतियों के खिलाफ कार्रवाई करने में मदद करता है।

- दाईं ओर मुड़ें

कानून फर्मों की बहुत स्पष्ट प्रक्रियाएं हैं। इन प्रक्रियाओं में दी गई सेवाओं के वर्कफ़्लोज़ शामिल हैं, साथ ही सुधार के अवसर खोजने के लिए, समय-समय पर उनकी समीक्षा करने के लिए एक पद्धति भी शामिल है।

स्थापित प्रशासनिक प्रक्रियाओं, उचित प्रबंधन और स्वचालन के लिए एक खुले दिमाग के साथ, कानून के अभ्यास को कुशलता से निष्पादित किया जा सकता है।

ग्राहक दस्तावेजों से लेकर आंतरिक और लेखा प्रक्रियाओं तक, प्रलेखन के प्रबंधन के लिए किसी प्रकार की प्रणाली का होना महत्वपूर्ण है।

एक अच्छी प्रणाली सुरक्षित, अद्यतित, नेविगेट करने में आसान और अत्यधिक सुलभ होगी। कर्मचारियों को अपने काम से संबंधित हर चीज तक पहुंचने में सक्षम होना चाहिए, चाहे वह जहां भी हो या जब जरूरत हो।

ऐसी प्रक्रिया बनाना सबसे अच्छा है जो पूर्ण दस्तावेजों की सटीकता की पुष्टि करता है या यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारियों को अदालत में पेश होने से पहले सभी आवश्यक दस्तावेज हैं।

नीतियों को लागू करें

यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी स्थापित नीतियों का पालन करें। आंतरिक रूप से और बाह्य रूप से एक संयुक्त मोर्चे को प्रस्तुत करने के लिए हर चीज के लिए एक सुसंगत दृष्टिकोण रखना महत्वपूर्ण है।

- शिक्षा के क्षेत्र में

यह शैक्षणिक उद्देश्यों को निर्धारित करने, प्रयासों, आंतरिक और बाहरी नीतियों के आयोजन के साथ-साथ छात्रों और शिक्षण, तकनीकी और प्रशासनिक कर्मचारियों के लिए पर्याप्त नियमों के निर्माण और आवेदन को संदर्भित करता है।

यह कुशल प्रबंधन, साथ ही साथ उपयुक्त शिक्षण-अधिगम प्रक्रिया को विकसित करने के लिए शैक्षिक परिस्थितियों को स्थापित करने के लिए है। इस अंत को प्राप्त करने के लिए, निम्नलिखित गतिविधियों की आवश्यकता है:

- जांचें कि शिक्षण-सीखने की प्रक्रिया को सिद्धांत के साथ युग्मन अभ्यास द्वारा विकसित किया गया है, और यह भी पर्यावरण पर विचार कर रहा है जहां स्कूल स्थित है और छात्र रहता है।

- प्रक्रियाओं और विधियों के कार्यान्वयन का मूल्यांकन करें जो उद्देश्यों को प्राप्त करना संभव बनाते हैं।

- प्रत्येक ग्रेड के लिए अध्ययन कार्यक्रमों के उपयोग को अनुकूलित करने के लिए सबसे सुविधाजनक रणनीति अपनाएं।

- शिक्षकों और छात्रों के काम का मूल्यांकन करने के लिए प्रक्रियाएं स्थापित करना।

संगठन

जो लोग शैक्षिक समुदाय का गठन करते हैं, उन्हें उनके अनुसार अभिनय के अलावा उनके लक्षणों और कार्यों को जानना चाहिए।

कार्य अनुसूची और आयोगों को सौंपा जाना चाहिए ताकि प्रशासनिक इकाई के प्रत्येक कर्मचारी अपने निर्धारित कार्यों को पूरा कर सकें।

- मार्केटिंग / मार्केटिंग में

बाजार अनुसंधान का संचालन

यदि कोई उत्पाद नया है, तो कंपनी को उत्पाद के भविष्य की संभावनाओं का पता नहीं चल सकता है।

न ही आपको पता होगा कि बाजार को किस उत्पाद की आवश्यकता है, नए उत्पाद के कारोबार में अपेक्षित वृद्धि क्या होगी, आदि। इन सवालों के जवाब बाजार अनुसंधान द्वारा दिए गए हैं।

रणनीति विकसित करें

खंडन, लक्ष्यीकरण और स्थिति विपणन रणनीति का हिस्सा हैं। हालांकि, वे मार्केटिंग संरचना तय करने और पोजिशनिंग की रणनीति सही करने में भी शामिल हैं।

मार्केटिंग प्लान बनाएं

विश्लेषण करने के लिए एक योजना तैयार की जाती है कि कंपनी कहाँ है और यह भी कि वह किसी निश्चित समय में कहाँ जाना चाहती है।

विक्रेता को किसी भी समय योजना का विश्लेषण करने में सक्षम होना चाहिए कि वह सही रास्ते पर है या नहीं।

नियंत्रण

एक बार जब कोई उत्पाद बाजार में होता है, तो ग्राहक उसे बेहतर बनाने के लिए अधिक विचार दे सकते हैं।

इन विचारों को विपणन विभाग द्वारा माना जाता है, विचारों की वैधता का पता लगाने के लिए बाजार अनुसंधान आयोजित करता है।

संदर्भ

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