- व्यापार प्रोटोकॉल की विशेषताएं
- व्यवसाय प्रोटोकॉल किसके लिए है?
- आचरण के मानक निर्धारित करें
- सामाजिक गतिविधियों के लिए गाइड
- कॉर्पोरेट छवि स्थापित करें
- कंपनी की संस्कृति बनाएं
- व्यापार प्रोटोकॉल के उदाहरण
- फोन कॉल में प्रोटोकॉल
- प्रस्तुति, अभिवादन और विदाई में प्रोटोकॉल
- ड्रेस प्रोटोकॉल
- संदर्भ
व्यापार प्रोटोकॉल अपने अनुपालन के लिए एक कंपनी द्वारा अपनाया सामाजिक और औपचारिक मानकों का एक सेट है। इसका कार्य आचरण और सीमा के मानकों को निर्धारित करना है जो कंपनी के सभी सदस्यों के कार्यों को नियंत्रित करता है।
यह आदर्श निकाय, जिसे आमतौर पर एक मैनुअल या दस्तावेज़ में शामिल किया जाता है, आम तौर पर कंपनी के आंतरिक और बाहरी व्यवहार को नियंत्रित करता है। यह कंपनी की संगठनात्मक संस्कृति में स्थापित आचार संहिता है।
व्यवसाय प्रोटोकॉल के माध्यम से, कंपनी के विभिन्न श्रम स्तरों और इसके बाहर मौजूद संचार मानदंडों के बीच सह-अस्तित्व के नियम स्थापित किए जाते हैं।
व्यावसायिक प्रोटोकॉल एक कंपनी द्वारा किए गए कार्यों के नियोजन, विकास और नियंत्रण के लिए नियमों और चरणों का पालन करते हैं। इन मानकों में राज्य द्वारा निर्धारित नियम शामिल हो सकते हैं।
व्यवसाय प्रोटोकॉल का एक उदाहरण वह तरीका है जिसमें एक सचिव मैत्रीपूर्ण तरीके से एक फोन कॉल का जवाब देता है। इसके अलावा, एक यात्री को हवाई अड्डे पर ले जाते समय एक परिवहन कंपनी के ड्राइवर का सम्मानजनक उपचार।
व्यापार प्रोटोकॉल की विशेषताएं
व्यवसाय प्रोटोकॉल की विशेषताओं का हवाला देने से पहले, शब्द की उत्पत्ति को इसकी सामग्री को बेहतर ढंग से निर्दिष्ट करने के लिए स्पष्ट रूप से संकेत दिया जाना चाहिए।
प्रोटोकॉल लैटिन "प्रोटोस" से आता है, जिसका अर्थ है "कुछ से पहले क्या होता है", और "कोलोस" जो किसी चीज़ का पालन करने या चिपकाने की क्रिया को संदर्भित करता है।
अपने एक अर्थ में स्पेनिश भाषा की रॉयल अकादमी का शब्दकोश, इसे "समारोहों और आधिकारिक या गंभीर कृत्यों के लिए मानक या कस्टम द्वारा स्थापित नियमों के सेट" के रूप में परिभाषित करता है।
एक प्रोटोकॉल व्यवहार के मानकों का वर्णन है जिसे किसी कंपनी या संस्थान में पालन किया जाना चाहिए। यह एक कार्रवाई या एक निश्चित स्थिति में करने के लिए आचरण दिशानिर्देशों और प्रक्रियाओं का वर्णन करता है।
व्यवसाय प्रोटोकॉल को ग्राहकों को कंपनी के सार से अवगत कराना चाहिए, यही कारण है कि यह इसके दर्शन और छवि का हिस्सा है। विभिन्न प्रकार के प्रोटोकॉल हैं: व्यवसाय, धार्मिक, आधिकारिक, खेल, सामाजिक आदि।
एक अच्छे व्यवसाय प्रोटोकॉल की विशेषताएं हैं
1- यह कानून द्वारा विनियमित नहीं है, लेकिन कंपनी द्वारा अपने सदस्यों द्वारा इसे सख्ती से लागू किया जाता है।
2- यह व्यावहारिक है, क्योंकि यह कंपनी में होने वाली सामान्य स्थितियों को नियंत्रित करता है। इस तरह, यह टाला जाता है कि यह श्रम निरीक्षण के बिना एक भोज दस्तावेज है।
3- यह संगठन के सभी सदस्यों के लिए सुलभ है, क्योंकि यह प्रत्येक कार्य की स्थिति के लिए व्यवहार संबंधी दिशानिर्देश स्थापित करता है।
4- यह समझ में आता है, क्योंकि यह सभी कंपनी के कर्मचारियों के लिए स्पष्ट भाषा में लिखा जाना चाहिए और बिना किसी बहाने के पालन करना चाहिए।
5- यह सिद्धांत रूप में लचीला है, क्योंकि स्थापित नियमों को प्रत्येक कंपनी की स्थिति में समायोजित किया जाना चाहिए, यहां तक कि संकट के समय में भी। बल्कि इसलिए भी कि वे समय के साथ अलग-अलग हो सकते हैं और परिवर्तनों के अनुकूल हो सकते हैं।
व्यवसाय प्रोटोकॉल किसके लिए है?
आचरण के मानक निर्धारित करें
एक प्रोटोकॉल मैनुअल में एक कंपनी के भीतर व्यवहार दिशानिर्देशों को सेट करना अपने सदस्यों के आचरण को विनियमित करने का कार्य करता है और एक संगठनात्मक संस्कृति बनाता है।
प्रोटोकॉल के बिना, कंपनी और ग्राहकों के बीच श्रम संबंध और संचार कुल अराजकता में होगा। पदानुक्रम के लिए कोई सम्मान नहीं होगा और व्यवहार की एक कोड की अनुपस्थिति के परिणामस्वरूप निरंतर अपमान और आंतरिक टकराव होगा।
एक व्यावसायिक प्रोटोकॉल के बिना पदानुक्रमित आदेश को पूरा नहीं किया जा सकता है, कंपनी की संगठनात्मक संरचना को बदलकर।
सामाजिक गतिविधियों के लिए गाइड
शिष्टाचार के दृष्टिकोण से, संगठन और कंपनी के लिए प्रासंगिक सामाजिक गतिविधियों को साकार करने के लिए प्रोटोकॉल भी आवश्यक है।
प्रोटोकॉल अपने कर्मचारियों और इसके साथ संबंधित लोगों के साथ कंपनी की प्रतिष्ठा को मजबूत करने में मदद करता है: ग्राहक, शेयरधारक, आपूर्तिकर्ता, प्राधिकरण आदि।
कॉर्पोरेट छवि स्थापित करें
यह कंपनी की कॉर्पोरेट छवि का हिस्सा है, क्योंकि यह कंपनी के सदस्यों के सकारात्मक कार्यों का मार्गदर्शन और चैनल करता है। किसी कंपनी की छवि केवल उस उत्पाद या सेवा पर निर्भर नहीं करती है जो वह प्रदान करता है; लेकिन तत्वों की समग्रता जो उस के चारों ओर घूमती है।
प्रोटोकॉल कंपनियों के लिए उपयोगी और आवश्यक है क्योंकि यह मानवीय संबंधों को बेहतर बनाने और उनकी कॉर्पोरेट छवि को मजबूत करने में योगदान देता है। जब इसे संगठन के सभी क्षेत्रों में विस्तारित किया जाता है, तो यह एक स्वस्थ और सामंजस्यपूर्ण कार्य वातावरण प्राप्त करने में मदद करता है।
कंपनी की संस्कृति बनाएं
यह संगठनात्मक उद्देश्यों के साथ एकीकृत और सहयोग करने की आवश्यकता पर श्रमिकों और प्रबंधकों को शिक्षित करके व्यवसाय और कार्य संस्कृति भी बनाता है। यह कंपनी के प्रतिनिधियों के संबंधों को उनके सहयोगियों और ग्राहकों के साथ मार्गदर्शन करने में भी मदद करता है।
व्यापार प्रोटोकॉल के उदाहरण
व्यवसाय प्रोटोकॉल घटनाओं को व्यवस्थित करने के लिए व्यवसाय संगठन में स्थापित प्रक्रियाओं को शामिल करता है: बैठकें, दौरे, सम्मेलन, वार्ता, औपचारिक कार्य आदि।
लेकिन इसमें संगठन के सदस्यों और ग्राहकों और संबंधित पक्षों (बाहरी संचार) के बीच संवाद (आंतरिक संचार) का तरीका भी शामिल है। इसमें आपके फोन कॉल का जवाब देने के तरीके से लेकर आपकी वर्दी पहनने के तरीके या आपके कपड़े पहनने के तरीके तक सब कुछ शामिल है।
इसी तरह, यह एक पत्र या ईमेल और कंपनी की कॉर्पोरेट छवि को मजबूत करने के लिए सभी आवश्यक तत्वों के लिए लेखन शैली को समझता है।
व्यवसाय प्रोटोकॉल का एक उदाहरण एक फोन कॉल प्राप्त कर रहा है। जवाब देने, अभिवादन करने और खुद को पेश करने के तरीके में, एक निहित कॉर्पोरेट संस्कृति है। इसलिए यह व्यवसाय या ब्रांड छवि से निकटता से जुड़ा तत्व है।
फोन कॉल में प्रोटोकॉल
- सुप्रभात श्री / श्रीमती
- मैं जूडिथ हूं, मैं आपकी सहायता / सेवा कैसे कर सकता हूं?
- मैं आपके मामले की समीक्षा करूंगा, कृपया वापस न लें।
- कॉल करने के लिए धन्यवाद, हम आपकी सेवा में हैं।
- आपका दिन मंगलमय हो / श्रीमती
प्रस्तुति, अभिवादन और विदाई में प्रोटोकॉल
- नमस्कार करते समय खड़े हो जाएं।
- सूक्ष्मता से हाथ हिलाएं और मुस्कुराएं।
- असंयत गले और चुंबन से बचें।
- बोलते समय आंख वाले व्यक्ति को देखें।
- टुटो और बोलचाल की भाषा के उपयोग से बचें।
- अपने व्यवहार में सौहार्दपूर्ण और मैत्रीपूर्ण रहें।
- यदि आप इसे जानते हैं तो व्यक्ति को नाम से बुलाने का प्रयास करें।
- अति आत्मविश्वास से बचें।
- अपने और अपने निजी जीवन के बारे में, अत्यधिक बात करने से बचें।
ड्रेस प्रोटोकॉल
- अनुचित कपड़े या वस्त्र न पहनें जो बहुत अधिक ध्यान आकर्षित करते हैं।
- ऐसे कपड़े पहनें जो आपके व्यक्तित्व के पूरक हों।
- उपयुक्त कपड़े आकार पहनें।
- टाई / जैकेट / स्कर्ट / ब्लाउज पहनें।
- पुरुषों को ठीक से शेव करना चाहिए और अपनी शारीरिक बनावट का ध्यान रखना चाहिए।
- महिलाएं ठीक से श्रृंगार करती हैं।
- हाथों और नाखूनों को साफ रखें और अच्छी तरह से देखभाल करें।
- विचारशील इत्र या लोशन का उपयोग करें।
संदर्भ
- मार्टिनेज, जूलियन मेसा: बिजनेस प्रोटोकॉल मैनुअल: सामग्री और तैयारी के चरण। 14 फरवरी, 2018 को blog.grupo-pya.com से पुनः प्राप्त
- प्रोटोकॉल क्या है और कंपनी में इसके लिए क्या है? Gestiopolis.com की सलाह ली
- कंपनियों में प्रोटोकॉल महत्वपूर्ण क्यों है? Gadebs.es से परामर्श किया
- मसविदा बनाना। रॉयल स्पेनिश अकादमी। सामान्य शब्दकोश। Dle.rae.es से परामर्श किया गया
- व्यापार प्रोटोकॉल। Cevents.es से परामर्श किया
- व्यापार प्रोटोकॉल का महत्व। Telesup.edu.pe से परामर्श किया गया