- ये किसके लिये है?
- इसे कैसे करे?
- कोर प्रक्रियाओं को परिभाषित करें
- एक परिचय लिखें
- प्रत्येक प्रक्रिया का एक प्रवाह चार्ट स्थापित करें
- किसी और को पढ़ने के लिए प्रक्रिया दें
- चेकलिस्ट और फॉर्म बनाएं
- इसे प्रक्रियाओं के मैनुअल में एकीकृत करें
- उदाहरण
- संदर्भ
एक कंपनी के प्रक्रियाओं के मैनुअल एक प्रश्न के लिखित दस्तावेज है कि सूचियों कैसे पर कदम निर्देश के द्वारा कदम है करने के लिए एक काम काम या कैसे पूरा करने के लिए एक विशिष्ट स्थिति से निपटने के लिए जब यह कार्यस्थल में उठता है। इसमें कंपनी की सर्वोत्तम प्रथाओं और मुख्य व्यवसाय प्रक्रियाओं का वर्णन शामिल है।
इस नियमावली में उन तरीकों और मानकों को भी शामिल किया गया है कि कैसे काम पूरा होने की उम्मीद है। प्रक्रियाओं के मैनुअल का निर्माण कंपनी को विकास की दिशा में मार्गदर्शन करने, प्रशिक्षण को सरल बनाने और पैमाने पर अपनी क्षमता को सुविधाजनक बनाने में मदद करता है।
यह मैनुअल तीन-अंगूठी बांधने की मशीन, नेटवर्क साझा ड्राइव पर एक फ़ोल्डर या ऑनलाइन प्रकाशित एक स्वचालित संस्करण हो सकता है, प्रक्रियात्मक प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग कर। सभी को यह समझना चाहिए कि प्रक्रिया मैनुअल किस चीज से बना है और किसी को इसकी आवश्यकता होने पर यह कहां मिल सकता है।
एक प्रक्रिया मैनुअल लिखने के लिए किसी विशेष प्रक्रिया में शामिल चरणों की स्पष्ट समझ की आवश्यकता होती है। जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है, नई प्रक्रियाओं की आवश्यकता होगी। प्रक्रियाओं मैनुअल को प्रक्रियाओं के पुस्तकालय के रूप में भी सोचा जा सकता है।
मैनुअल में नमूना प्रक्रियाएं होती हैं जिन्हें नए ऑपरेटिंग प्रक्रियाओं के लिए टेम्पलेट के रूप में उपयोग किया जा सकता है। संगठन के सभी कर्मचारियों को कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं के बारे में शिक्षित किया जाना चाहिए; उन्हें हमेशा एक प्रक्रिया नियमावली का तत्काल उपयोग करना चाहिए।
ये किसके लिये है?
एक अच्छी तरह से लिखित प्रक्रियाओं के मैनुअल के उपयोग के साथ, एक कंपनी नए कर्मचारियों के प्रशिक्षण को अधिक प्रभावी ढंग से लागू कर सकती है।
प्रशिक्षण से परे, एक प्रक्रिया मैनुअल कम-उपयोग की जाने वाली प्रक्रियाओं के बारे में जानने के लिए संसाधन के साथ वर्तमान टीम के सदस्यों को प्रदान करती है, यह सुनिश्चित करते हुए कि गुणवत्ता नियंत्रण बनाए रखते हुए उन्हें सही औपचारिकता के साथ पूरा किया जाता है।
कर्मचारियों को समझना चाहिए कि उनसे क्या अपेक्षित है। पर्यवेक्षकों को व्यावसायिक प्रक्रियाओं का प्रबंधन करने के लिए एक प्रक्रिया मैनुअल की आवश्यकता होती है। मानकों का दस्तावेजीकरण करके, आप बता रहे हैं कि विकास, गुणवत्ता और ग्राहक संतुष्टि के लिए क्या महत्वपूर्ण है।
एक कार्यात्मक क्षेत्र को प्रभावित करने वाली नीतियों और प्रक्रियाओं के माध्यम से, फ्रंटलाइन श्रमिकों को प्रभावी, समय की बचत करने वाले निर्णय लेने के लिए सशक्त किया जाता है।
एक प्रभावी प्रक्रिया नियमावली इंटरडिपासेबल संचार के लिए उपयुक्त तरीके प्रदान करती है, जिससे कर्मचारियों को अनावश्यक पर्यवेक्षी भागीदारी की आवश्यकता के बिना दिन-प्रतिदिन की व्यावसायिक समस्याओं को हल करने के लिए एक साथ काम करने की अनुमति मिलती है।
प्रक्रियाओं के मैनुअल का उद्देश्य कंपनी के संचार के रूपों और साधनों दोनों को प्रतिबिंबित करने के लिए अलग-अलग सामग्रियों को व्यवस्थित करना चाहिए, ताकि सेवा को निष्पादित करने या सबसे कम लागत पर और कम से कम समय में उत्पाद का निर्माण किया जा सके।
इसमें कर्मचारी की नौकरी की संतुष्टि और प्रेरणा को उच्च रखने का अतिरिक्त लाभ है।
इसे कैसे करे?
एक प्रक्रिया मैनुअल विकसित करने से पहले नीति, कोर प्रक्रिया और प्रक्रिया के बीच अंतर को समझना महत्वपूर्ण है।
- नीति बुनियादी सिद्धांतों और संबंधित दिशानिर्देशों का एक सेट है, जो संगठन के नेतृत्व द्वारा तैयार और लागू किया जाता है, दीर्घकालिक उद्देश्यों की खोज में अपने कार्यों को निर्देशित और सीमित करने के लिए।
- बुनियादी प्रक्रिया अन्योन्याश्रित और जुड़ी प्रक्रियाओं का अनुक्रम है, जो प्रत्येक चरण में उत्पादों में इनपुट बदलने के लिए एक या अधिक संसाधनों (कर्मचारी समय, ऊर्जा, मशीन, धन) का उपभोग करते हैं। ये परिणाम अगले चरण तक इनपुट के रूप में काम करते हैं जब तक कि कोई ज्ञात लक्ष्य या अंतिम परिणाम नहीं मिल जाता।
- प्रक्रिया गतिविधियों का एक क्रम है या कार्रवाई का एक निश्चित पाठ्यक्रम है, जो चरणों द्वारा परिभाषित किया गया है (स्पष्ट रूप से परिभाषित शुरू और समाप्त होने वाले बिंदु) जो एक कार्य को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए उसी क्रम में किया जाना चाहिए।
कोर प्रक्रियाओं को परिभाषित करें
कंपनी द्वारा सभी केंद्रीय प्रक्रियाओं पर विचार किया जाना चाहिए। यह निर्धारित करने से शुरू होता है कि कौन सी प्रक्रियाएं उल्लिखित की जाएंगी और प्रक्रियाओं को मैन्युअल रूप से मैप किया जाएगा, उन सभी प्रक्रियाओं का सारांश तैयार करें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं।
यद्यपि हर प्रक्रिया को सूचीबद्ध नहीं किया जा सकता है, लेकिन सबसे मौलिक और महत्वपूर्ण लोगों को स्थापित करना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, एक रेस्तरां मुख्य प्रक्रियाओं को परिभाषित कर सकता है कि किसी विशेष पकवान को कैसे बनाया जाता है, लेकिन जैसा कि रेस्तरां सफाई प्रक्रिया महत्वपूर्ण है।
मुख्य प्रक्रियाओं की एक सूची जिसे कवर करने की आवश्यकता है, ताकि प्रत्येक को मानचित्रण के बाद प्रक्रियाओं मैनुअल में एकीकृत किया जा सके। रूपरेखा यह सुनिश्चित करने के लिए एक मार्गदर्शिका के रूप में कार्य करेगी कि मैनुअल लिखे जाने के बाद कोई भी कार्य नहीं बचा है।
एक परिचय लिखें
मैनुअल में क्या शामिल है, इसका संक्षिप्त विवरण शामिल करें, जो सीधे उन लोगों के पास जाता है जो मैनुअल का उपयोग करेंगे, पाठक मैनुअल का उपयोग करते समय क्या उम्मीद कर सकते हैं, और मैनुअल का उपयोग करने का सबसे अच्छा तरीका (यानी 'इसे कवर करने के लिए पढ़ें) अंत "या" जरूरत के रूप में प्रक्रियाओं को खोजने के लिए एक संदर्भ के रूप में उपयोग करें ")।
प्रत्येक प्रक्रिया का एक प्रवाह चार्ट स्थापित करें
प्रत्येक प्रक्रिया को उन चरणों या कार्यों द्वारा परिभाषित किया जाता है जो इसे पूरा करने के लिए आवश्यक हैं। एक कदम को मिस करने का मतलब हो सकता है किसी ऑर्डर को खोना या देरी करना या दोषपूर्ण अंत उत्पाद होना। फ्लो चार्ट स्थापित करना कार्य प्रवाह को परिभाषित करता है।
एक मैनुअल को पूरा करने के लिए आपको एक समय में एक प्रक्रिया से शुरू होना चाहिए: पहली प्रक्रिया के साथ रूपरेखा में शुरू करें। प्रक्रिया को पूरा करने के लिए आवश्यक कदमों की रूपरेखा तैयार की जाती है, फिर आप वापस जाते हैं और प्रत्येक चरण के लिए विवरण लिखते हैं।
सुनिश्चित करें कि प्रत्येक चरण स्पष्ट और संक्षिप्त है। प्रत्येक चरण को निर्देशों का पालन करने के लिए किसी को भी पर्याप्त विवरण प्रदान करना चाहिए।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप इंटरनेट पर एक आवश्यकता द्वारा बिक्री प्रक्रिया के लिए एक प्रक्रिया बना रहे हैं। सबसे पहले, एक फ्लो चार्ट बनाया जाता है कि संभावित ग्राहक से शुरू में कैसे संपर्क किया जाता है, जब उन्होंने जानकारी का अनुरोध किया है: फोन कॉल, ईमेल या पाठ संदेश द्वारा।
यदि संभावना को शुरू में संपर्क नहीं किया जा सकता है, तो यह गणना की जाती है कि प्रत्येक संपर्क के लिए विशिष्ट स्क्रिप्ट के साथ बिक्री टीम कितनी बार ऊपर जाती है।
ग्राहक से संपर्क करते समय, एक अलग स्क्रिप्ट असाइन की जाती है, साथ ही साथ अनुवर्ती का एक सेट भी निर्भर करता है कि ग्राहक ने उत्पाद खरीदा या प्रतीक्षा करने का निर्णय लिया।
किसी और को पढ़ने के लिए प्रक्रिया दें
एक सहकर्मी या आपके जानने वाले किसी व्यक्ति को पढ़ना जरूरी है और उनके लिखे निर्देशों का पालन करें। यह व्यक्ति मूल्यवान प्रतिक्रिया प्रदान कर सकता है यदि ऐसे चरण हैं जिन्हें आप पूरा करने में असमर्थ थे या समझ में नहीं आ रहे थे।
प्रक्रिया टिप्पणियों के आधार पर डीबग की गई है। आपको निर्देशों को फिर से लिखने, संपादित करने या कुछ जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है।
चेकलिस्ट और फॉर्म बनाएं
किसी भी प्रक्रिया के लिए टीम के सदस्यों के लिए फॉर्म या चेकलिस्ट का पालन करना आसान होता है। इसीलिए मैप की गई प्रक्रिया के आधार पर एक विस्तृत खाका विकसित किया जाना चाहिए।
यदि ग्राहक को प्रवेश करने पर आपको विशिष्ट जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता है, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि टेम्पलेट में सभी आवश्यक जानकारी है, संक्षिप्त रूप में प्रस्तुत की गई है।
यह नहीं माना जाना चाहिए कि टीम के सदस्यों को वह सब कुछ याद है जो इस प्रक्रिया को इंगित करता है, खासकर जब एक ग्राहक उनसे अलग बैठा हो। चेकलिस्ट और फॉर्म को फ्लोचार्ट और प्रक्रिया चरणों में परिशिष्ट के रूप में एकीकृत किया जाना चाहिए।
इसे प्रक्रियाओं के मैनुअल में एकीकृत करें
प्रत्येक प्रक्रिया के लिए एक फ़्लोचार्ट सौंपा गया है और सभी सहायक दस्तावेज़ टेम्पलेट बनाए गए हैं, उन्हें एक पूर्ण प्रक्रिया मैनुअल में एकीकृत किया गया है। मैनुअल का आयोजन विभागीय आधार पर किया जाता है।
उदाहरण के लिए, प्रक्रियाओं के मैनुअल में "बिक्री", "संचालन" और "वितरण" खंड हो सकते हैं। प्रत्येक अनुभाग को उस विभाग की मुख्य प्रक्रियाओं में विभाजित किया जाता है, आमतौर पर इस क्रम में कि प्रत्येक कोर प्रक्रिया को उत्पादों के समग्र वितरण में किया जाता है।
"वितरण" अनुभाग में आपके पास कई मुख्य प्रक्रियाएं हो सकती हैं, जैसे "आदेश प्राप्त करें", "वितरण के लिए पैकेज", "शिपिंग" और "ट्रैकिंग"।
प्रक्रिया मैनुअल सामग्री की तालिका के साथ आयोजित की जाती है और प्रत्येक प्रक्रिया स्पष्ट रूप से एक बोल्ड शीर्षक शीर्षक के साथ सूचीबद्ध होती है।
एक शीर्षक पृष्ठ मैनुअल के नाम, सामग्री की तालिका, परिचय और सामग्री की तालिका के क्रम में प्रक्रियाओं के साथ शामिल है।
टैब को टीम के सदस्यों के लिए भी रखा जा सकता है ताकि वे अपने विभागों में प्रासंगिक प्रक्रियाओं का पता लगाने में मदद के लिए आसानी से मैनुअल की समीक्षा कर सकें।
अंत में, प्रतियां बनाई और वितरित की जाती हैं। निरंतर प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित करें और आवश्यक होने पर मैनुअल को अपडेट करें। नीतियों और प्रक्रियाओं का उपयोग करते हुए प्रत्येक कार्यात्मक स्थान के एक निर्दिष्ट क्षेत्र में एक मैनुअल उपलब्ध होना चाहिए।
उदाहरण
-हेमबर्गर्स को एक विशिष्ट तरीके से पकाने के लिए।
-आग लगने, भूकंप या प्राकृतिक आपदा की स्थिति में कैसे कार्य करना है, इस पर प्रबंधन।
-ग्राहक शिकायतों या एक आक्रामक ग्राहक से निपटने के तरीके पर प्रबंधन।
-कर्मियों की चयन प्रक्रिया को पूरा करना।
-एक रेस्तरां में काम करने का तरीका जानना।
संदर्भ
- किम्बरली लियोनार्ड (2017)। मैं एक मानक संचालन प्रक्रिया मैनुअल कैसे लिख सकता हूं? लघु व्यवसाय - क्रोन। smallbusiness.chron.com।
- क्रिस एंडरसन (2017)। एक नीति और प्रक्रिया नियमावली क्या है? Bizmanualz। से लिया गया: bizmanualz.com
- बिज़फ्लुएंट (2017)। प्रक्रिया नियमावली की परिभाषा। से लिया गया: bizfluent.com
- क्रिस एंडरसन (2017)। एक प्रक्रिया नियमावली का उद्देश्य क्या है? Bizmanualz। से लिया गया: bizmanualz.com
- टेम्पलेट लैब (2018)। 37 सर्वश्रेष्ठ मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) टेम्पलेट। से लिया गया: templatelab.com
- ग्रेग मार्सेलो (2017)। 8-कदम गाइड एक मानक संचालन प्रक्रिया का निर्माण करने के लिए गाइड। LERN। से लिया गया: blog.lern.org