- ईमेल को किन भागों में विभाजित किया जाता है?
- प्राप्तकर्ता / प्रेषक का पता
- मामला
- सीसी या बीसीसी
- तन
- संलग्न फाइल
- दृढ़
- एक ईमेल कैसे व्यवस्थित किया जाता है?
- शुभकामना
- संदेश की सामग्री
- बिदाई
- संदर्भ
ईमेल के मुख्य भाग विषय, प्राप्तकर्ता, निकाय, अनुलग्नक, CC या Bcc और हस्ताक्षर होते हैं। इलेक्ट्रॉनिक मेल (ई-मेल) एक इलेक्ट्रॉनिक मैसेजिंग एक्सचेंज सेवा है जो विभिन्न नेटवर्क प्रदाताओं जैसे Google और Microsoft द्वारा पेश की जाती है।
ईमेल दुनिया भर में व्यापक रूप से उपयोग किए जाते हैं, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि चैट के साथ संचार तेजी से किया गया है। कारण सरल है, ई-मेल न केवल लिखित संदेश भेजने के लिए उपयोग किया जाता है, यह एक ऐसा मंच है जो आपको दुनिया के किसी भी हिस्से में सभी प्रकार के संलग्नक भेजने की अनुमति देता है।
ईमेल इसलिए भी महत्वपूर्ण है क्योंकि अन्य वेबसाइटों जैसे सामाजिक नेटवर्क और बैंकिंग संस्थानों पर कई सेवाओं का उपयोग करना आवश्यक है। यह उपयोगकर्ता के लिए पहला कदम है जो नेटवर्क पर दी जाने वाली कई सेवाओं का उपयोग करने में सक्षम है।
लंबे समय से यह दिखाया गया है कि इंसान एक सामाजिक प्राणी है। मनोवैज्ञानिक रूप से स्वस्थ रहने के लिए सभी लोगों को सहभागिता की आवश्यकता होती है, यह इस कारण से है कि संचार प्रौद्योगिकी सबसे उन्नत में से एक रही है।
वास्तव में, मानव हमारी सामाजिक संपर्क बनाए रखने के लिए विकसित हुआ है। गुफाओं से, एक अलग-थलग आदमी जीवित नहीं रहा।
इसीलिए वहां से हम पेंटिंग, भाषण, लिखित भाषा, डाकघर, टेलीग्राफ, टेलीफोन और कई साल बाद अब इंटरनेट से जुड़े हैं; ईमेल करने के लिए।
ईमेल को किन भागों में विभाजित किया जाता है?
प्राप्तकर्ता / प्रेषक का पता
यह एक ईमेल का प्राथमिक तत्व है। यह उस व्यक्ति का ईमेल है जो संदेश प्राप्त करेगा, प्राप्तकर्ता के बिना ईमेल कहीं भी नहीं मिलेगा।
जब संदेश आता है, तो प्राप्तकर्ता के पते का प्राप्तकर्ता प्रेषक के पते का प्राप्तकर्ता होगा, क्योंकि संदेश भेजने वाले का ईमेल पता प्रदर्शित किया जाएगा।
मामला
ईमेल को स्पैम के रूप में फ़िल्टर करने से रोकने के लिए, आपको एक विषय डालना होगा। यह ईमेल का शीर्षक है और ईमेल को खोलने से पहले प्राप्तकर्ता पहली चीज देखेगा।
इसलिए, आपके पास संक्षिप्त और महत्वपूर्ण जानकारी होनी चाहिए जो प्राप्त मेल के बारे में एक प्रस्तावना देती है।
सीसी या बीसीसी
यह वह प्रतिलिपि है जो अन्य प्राप्तकर्ताओं को भेजी जाती है। यहां अन्य ईमेल पते नोट किए गए हैं, जिनके लिए भेजे गए ईमेल की कॉपी आ जाएगी।
CC ऑप्शन- कॉपी के साथ- सभी प्राप्तकर्ताओं को सभी पते दिखाएगा, हालांकि, बीसीसी ऑप्शन-ब्लाइंड कॉपी के साथ-साथ कॉपी को अधिक गोपनीयता के साथ भेजेगा।
Bcc का उपयोग करके, प्रत्येक प्राप्तकर्ता के पते छिपे हुए हैं। यानी, प्राप्तकर्ता यह नहीं देखेंगे कि मेल किसने और किसको भेजा था।
तन
यह ईमेल का सार है। यहां वह सब कुछ जो आप संवाद करना चाहते हैं, व्यक्त किया गया है, शरीर ही संदेश है।
इसकी कोई शब्द सीमा नहीं है और जब तक आप चाहें तब तक इसे बढ़ाया जा सकता है, लेकिन यह अनुशंसा की जाती है कि इसमें उतनी जानकारी न हो और यदि ऐसा हो, तो सब कुछ एक फ़ाइल में संलग्न करना बेहतर है।
संलग्न फाइल
वे फ़ाइलें हैं जिन्हें प्राप्तकर्ता द्वारा डाउनलोड किए जाने वाले संदेश में जोड़ा जाता है। ये कई और विभिन्न प्रकार के हो सकते हैं।
फोटो, वीडियो, डॉक्यूमेंट, फोल्डर, प्रेजेंटेशन, स्प्रेडशीट आदि ई-मेल से अटैच किए जा सकते हैं। इन सभी फ़ाइलों को जारीकर्ता के कंप्यूटर पर संग्रहीत किया जाना चाहिए।
दृढ़
यह ईमेल के निचले भाग पर है। यह सभी संदेशों के लिए उस क्षण से पूर्व-क्रमादेशित और स्वचालित हस्ताक्षर है।
यदि यह एक व्यक्तिगत ईमेल पता है, तो वाक्यांशों और इमोटिकॉन्स के साथ कस्टम हस्ताक्षर जोड़े जा सकते हैं।
हालाँकि, यदि यह एक कार्य ईमेल पता है, तो हस्ताक्षर को संदेश भेजने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी होनी चाहिए।
व्यवसाय कार्ड में उपयोग किए जाने वाले प्रारूप का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है। नाम, कॉन्टेक्ट टेलीफ़ोन नंबर, जिस कंपनी के लिए आप काम करते हैं और अपनी स्थिति आदि।
एक ईमेल कैसे व्यवस्थित किया जाता है?
प्राप्तकर्ता द्वारा समझने के लिए एक ईमेल अच्छी तरह से लिखा जाना चाहिए। कुछ ऐसे पहलू हैं जिन पर ईमेल लिखते समय ध्यान रखना चाहिए और भेजने से पहले ध्यान रखना चाहिए।
शुभकामना
यह संदेश का पहला भाग होना चाहिए और यह औपचारिक ईमेल होने पर आवश्यक है। यह स्थापित करता है कि संदेश किसको निर्देशित किया गया है और शुरू होता है जिसे आप सौहार्दपूर्ण तरीके से व्यक्त करना चाहते हैं।
जिस तरह से एक ग्रीटिंग लिखा गया है वह इस बात पर निर्भर करता है कि प्राप्तकर्ता कौन है और प्रेषक कौन है। यदि यह एक काम ईमेल है, तो ग्रीटिंग का स्वर अधिक औपचारिक होना चाहिए, लेकिन अगर यह एक व्यक्तिगत ईमेल है, तो प्रेषक इसके साथ कुछ स्वतंत्रता ले सकता है।
संदेश की सामग्री
यह मेल का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। यहां आप उस संदेश के साथ जो कुछ हासिल करना चाहते हैं, वह सब कुछ संप्रेषित है।
एक कार्य ईमेल को संक्षिप्त और संक्षिप्त होने की विशेषता होनी चाहिए। इस बिंदु पर जल्दी से पहुंचें, लेकिन हमेशा एक सौहार्दपूर्ण स्वर बनाए रखने के लिए याद रखें, बेहद अनुकूल होने के बिना सामग्री विवरण के साथ अतिभारित होती है और असली उद्देश्य खो जाता है।
आपके पास विराम चिह्नों का उचित उपयोग होना चाहिए, इसके पीछे का कारण यह है कि उनका उपयोग नहीं करने से आप संदेश के अर्थ को खो सकते हैं या इसकी गलत व्याख्या कर सकते हैं, लिखित भाषा मौखिक के रूप में समझने में आसान नहीं है।
यह जानना कि कोई व्यक्ति किस चीज का उल्लेख कर रहा है, यदि आप इस्तेमाल की गई आवाज़ और उसके व्यक्त होने के तरीके को सुनते हैं तो यह आसान है; यह लिखित में नोट नहीं किया जा सकता है।
इसीलिए संदेश को मौखिक वार्तालाप की नकल करने की कोशिश करनी चाहिए और स्पष्ट रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए कि आप व्याकरण के संकेतों और अच्छी वर्तनी का उपयोग करके कहाँ जाना चाहते हैं।
यह संदेश लक्ष्य, लाभ, और आवश्यकताओं को बहुत ज्यादा पचाए बिना बताता है।
बिदाई
यह खंड संदेश का समापन है। वांछित सभी को संप्रेषित करने के उद्देश्य को पूरा करने के लिए, एक अच्छा समापन आवश्यक है।
संदेश में सभी बिंदुओं के स्थापित होने के बाद समापन होना चाहिए। सभी ईमेल के लिए कोई आदर्श अलविदा नहीं है, क्योंकि यह सब संदेश की प्रकृति पर निर्भर करता है।
यह अनुशंसा की जाती है कि अलविदा भेजने वाले का नाम हो, हालांकि यह स्थिति के आधार पर भिन्न हो सकता है। यदि यह एक निरंतर ई-मेल एक्सचेंज है, तो नाम को पहले ई-मेल के बाद छोड़ दिया जाना चाहिए।
एक अच्छा और समझने योग्य ईमेल केवल संदेश की सामग्री पर आधारित नहीं है, अधिकांश समय यह शब्द और उस सामग्री को व्यक्त करने का तरीका है जो उस ईमेल के उद्देश्य को पूरा करने के लिए आवश्यक है।
संदर्भ
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