लेखांकन प्रक्रिया: विशेषताओं, चरणों और महत्व - संस्कृति शब्दावली - 2025

लेखांकन प्रक्रिया चक्र कि घटना, पंजीकरण और प्रसंस्करण के वित्तीय संचालन एक कंपनी में किए गए के बीच होता है।

यही है, यह गतिविधियों का एक क्रम है जो एक संगठन में माल और सेवाओं को कैसे प्राप्त किया जाता है, इसके लिए शुल्क और भुगतान किया जाता है।

यह रिकॉर्ड लेखा पुस्तकों या नोटबुक्स में बनाया गया है। यह एक ऐसी प्रक्रिया है जो चरणों में होती है और लगातार पुनरारंभ होती है। यह वित्तीय जानकारी को संकलित करता है जिसे तब वित्तीय विवरण नामक रिपोर्ट के रूप में प्रस्तुत किया जाता है।

लेकिन यह चक्र उन वित्तीय वक्तव्यों की प्रस्तुति तक समाप्त नहीं होता है, बल्कि वहां से शुरू होता है। वित्तीय रिपोर्टों की आवृत्ति व्यवसाय की प्रकृति या आकार पर निर्भर करती है। हालांकि, उनके लिए त्रैमासिक, अर्ध-वार्षिक और वार्षिक होना सामान्य है।

लेखांकन प्रक्रिया के चरण

लेखांकन प्रक्रिया के चरणों में हैं:

लेन-देन की पहचान और विश्लेषण

ऑपरेशन के प्रकार को स्रोत दस्तावेजों का उपयोग करके परिभाषित किया गया है: चालान, खरीद आदेश, अनुबंध, आदि।

ये स्रोत दस्तावेज मूल होने चाहिए, क्योंकि वे रिकॉर्ड किए गए लेनदेन के समर्थन के रूप में काम करते हैं।

उस खाते को निर्धारित करने के लिए सिस्टम में लोड किए जाने से पहले उन लेन-देन का विश्लेषण किया जाना चाहिए, जिसमें वे संबंधित हैं और दर्ज की जाने वाली वास्तविक राशि।

केवल लेखांकन लेनदेन जो कंपनी से संबंधित हैं, दर्ज किए जाते हैं।

खातों की पहचान करें

लेखांकन डेटाबेस या लेखा प्रणाली में जो एक कंपनी का उपयोग करती है, खातों या अवधारणाओं की एक सूची है जिसमें प्रविष्टियां शामिल की जाएंगी।

यह महत्वपूर्ण है कि इन खातों को उचित रूप से विस्तृत और विशिष्ट रूप से प्रतिबिंबित किया जाए, बिना प्रश्न के, लेनदेन की प्रकृति।

इस समय यह तय किया जाता है कि किन खातों में लेनदेन पंजीकृत किया जाएगा।

लेनदेन का रिकॉर्ड

लेन-देन या जर्नल प्रविष्टि को नोट किया जाता है क्योंकि यह कालानुक्रमिक क्रम में होता है।

इन एनोटेशन को बनाने के लिए, डबल एंट्री अकाउंटिंग सिस्टम का आमतौर पर उपयोग किया जाता है, जिसमें डेबिट खाते और क्रेडिट किए गए खाते प्रतिबिंबित होते हैं।

ऐसी विशेष पुस्तकें हैं जिनमें लेनदेन को एक निश्चित आवृत्ति के साथ दोहराया जाता है।

प्रकाशन के बाद

प्रविष्टि या लेनदेन व्यक्तिगत खाता बही पर पोस्ट किए जाते हैं, बाईं ओर डेबिट और दाईं ओर क्रेडिट होते हैं।

प्रत्येक खाता बही में विस्तृत है।

संतुलन की पोस्टिंग

यह सभी खातों का प्रारंभिक संतुलन है; बैलेंस की गणना की जाती है और डेबिट और क्रेडिट बैलेंस को टोटल किया जाता है।

यदि इन दोनों स्तंभों के अंत में परिणाम समान है, तो संतुलन सही है।

लाभ और हानि प्रविष्टि

यह व्यवसाय के लाभ और हानि के कुलीकरण की प्रविष्टि है।

परीक्षण संतुलन की तैयारी

सामान्य खाता बही में परिलक्षित खातों के संतुलन को निर्धारित करने के बाद, हम रिकॉर्ड की सटीकता को सत्यापित करने के लिए आगे बढ़ते हैं।

इस दस्तावेज़ के साथ, उन्हें पोस्ट करने से पहले समायोजन के प्रभावों को स्थानांतरित किया जा सकता है।

समायोजन विश्लेषण

इस समय जर्नल में समायोजन का उल्लेख किया जाता है, परीक्षण संतुलन में एकत्रित आंकड़ों के आधार पर।

एक बार जब यह कदम पूरा हो जाता है, तो इन समायोजन को सामान्य खाता बही में पारित कर दिया जाता है। इस तरह, खाते सही और अद्यतन शेष राशि दिखाएंगे।

वित्तीय विवरणों की प्रस्तुति

विभिन्न पंजीकृत खातों में राशियों को संयुक्त करके वित्तीय विवरणों में प्रस्तुत किया जाता है।

यही है, वर्कशीट (या ट्रायल बैलेंस) में जानकारी फिर से इकट्ठा की जाती है, और वे तैयार की जाती हैं: सामान्य बैलेंस शीट, आय स्टेटमेंट, कैश फ्लो स्टेटमेंट आदि।

लेखा बंद करना

इस चरण में, दिए गए वित्तीय वर्ष में लेखांकन चक्र को बंद करने के लिए कार्रवाई की जाती है।

इस चरण में निष्पादित होने वाले कार्यों में से हैं:

• आविष्कारों में परिवर्तन के लिए लेखांकन
• हिसाब देना
• प्रावधानों और हानि हानि के लिए लेखांकन
• मूल्यह्रास के लिए लेखांकन

समापन पर, वित्तीय वर्ष अगले वित्तीय वर्ष के समर्थन के रूप में काम करने के लिए पुस्तकों पर समाप्त होता है। इस स्तर पर, जर्नल प्रविष्टियों को अस्थायी पूंजी खातों को बंद करने के लिए पोस्ट किया जाता है।

यह जानकारी फिर सामान्य खाता-बही में जाती है, जहाँ लाभ और शुद्ध हानि पूँजी खाते में जाती है। यह वित्तीय वर्ष के अंत का रिकॉर्ड है, जिसमें सभी खातों (लेनदारों और देनदारों) को एक शून्य संतुलन होना चाहिए।

परीक्षण के बाद का संतुलन

यह नाममात्र के खातों के समापन के बाद एक कदम है। यह एक प्रक्रिया है जो यह सुनिश्चित करती है कि सामान्य खाता बही अगले लेखा अवधि की शुरुआत के लिए संतुलित है।

यह एक बैलेंस शीट है जिसमें एसेट्स, लायबिलिटीज और कैपिटल हैं।

अंतिम बैलेंस शीट

अंतिम बैलेंस शीट खातों को सामान्य खाता बही में ले जाने में शामिल प्रक्रिया है। क्रेडिट खातों को परिसंपत्ति कॉलम में रखा जाता है, और देयता कॉलम में ड्यूटी खातों को।

यह शेष राशि होगी जिसे निम्नलिखित वित्तीय वर्ष के लिए प्रारंभिक बैलेंस शीट बनाने के लिए ध्यान में रखा जाएगा।

लेखांकन प्रक्रिया का महत्व

किसी कंपनी की लाभप्रदता निर्धारित करने के लिए लेखांकन प्रक्रिया एकमात्र विश्वसनीय तरीका है। केवल इन चरणों का पालन करने से आप एक निश्चित व्यवसाय में होने वाले निवेश की लाभप्रदता का विस्तार देख पाएंगे।

इसी तरह, यह वह है जो व्यापार के संचालन के बारे में सही निर्णय लेने के लिए डेटा की अनुमति देगा, जैसे कि किन वस्तुओं के लिए पूंजी इंजेक्शन की आवश्यकता होती है या जिसे त्याग दिया जाना चाहिए।

दूसरी ओर, इसके कानूनी फायदे भी हैं, क्योंकि यह आपको अद्यतित जानकारी रखने की अनुमति देता है जो सरकारी संस्थाओं द्वारा आवश्यक हो सकती है।

लेखांकन प्रक्रिया और इसका स्वचालन

इन वर्षों में, एक कंपनी में अधिकांश कार्य विभिन्न तरीकों से स्वचालन से प्रभावित हुए हैं। लेखांकन के मामले में, कुछ बहुत अलग नहीं होता है।

जब कंप्यूटिंग एक लोकप्रिय गतिविधि बन गई, 1981 के आसपास, लेखांकन सूचना प्रणालियों को डेटाबेस में एकीकृत किया गया।

कंपनी के आकार और प्रकृति के अनुसार, इसके नेता अपने लेखांकन में उपयोग किए जाने वाले व्यवस्थितकरण के स्तर को तय करते हैं।

लेखांकन प्रक्रिया को स्वचालित करने के कुछ लाभ हैं:

सादगी

बाजार पर अधिकांश सॉफ़्टवेयर डिज़ाइन किए गए हैं ताकि लेखांकन टीम आसानी से और जल्दी से सिस्टम के अनुकूल हो सके।

इसके अलावा, वे संभावित गलतियों को ठीक करने के त्वरित तरीके शामिल करते हैं जो किए जा सकते हैं।

गति

यह एक स्वचालित प्रणाली के सबसे स्पष्ट लाभों में से एक है क्योंकि यह आपको कुछ ही सेकंड में प्रविष्टियों, खातों या किसी अन्य लेखांकन डेटा का पता लगाने की अनुमति देता है।

यह सुविधा के बोझ के साथ भी आता है, क्योंकि यह लीडर या फ़ोल्डर ले जाने की आवश्यकता को समाप्त करता है।

पर्यवेक्षण में आसानी

लेखांकन स्वचालन, जब आवश्यक हो, व्यापार की वित्तीय तस्वीर की अनुमति देता है।

इसी तरह, प्रत्येक खाते के व्यवहार को वित्तीय वर्ष के किसी भी समय जांचा और परखा जा सकता है।

बैकअप

स्वचालित लेखा प्रणाली होने से आपको मैन्युअल रूप से इसका मतलब होने की तुलना में अधिक जानकारी और आसानी से सभी जानकारी की प्रतियां मिल सकती हैं।

सब कुछ की तरह, इस स्वचालन में कुछ जोखिम भी शामिल हैं, जिनके बीच हम उल्लेख कर सकते हैं:

कम्प्यूटर वायरस

कंप्यूटर वायरस किसी भी इलेक्ट्रॉनिक उपकरण या सिस्टम के लिए एक जोखिम हैं।

लेखा प्रणाली भी एक वायरस द्वारा घुसने के लिए अतिसंवेदनशील होते हैं, जो उन्हें मजबूत सुरक्षा उपायों के साथ सुरक्षित करना अनिवार्य बनाता है।

यह तथ्य बैकअप और बैकअप प्रतियां होने के भारी लाभ की पुष्टि करता है।

सूचना चोरी

हैकर्स के कार्यों के माध्यम से जानकारी की चोरी इन प्रणालियों का एक और प्राकृतिक जोखिम है।

लेखा प्रणाली सॉफ्टवेयर

लेखांकन प्रक्रिया को पूरा करने के लिए कुछ आईटी उपकरण निम्न हो सकते हैं:

सूरज का

यह लेखांकन रखने के लिए अनुप्रयोगों के साथ एक पैकेज है: खजाना, पेरोल, कर रिटर्न, आदि।

Loggro

यह पीएसएल कंपनी द्वारा बनाया गया एक सॉफ्टवेयर है जो प्रशासन, लेखा, माल, बिक्री, ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और उनके चालान के प्रशासन की अनुमति देता है, यह सब क्लाउड में समर्थित है।

तो आप किसी भी समय कहीं से भी जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

Contalux

यह एक सॉफ्टवेयर है जो पुस्तकों की जानकारी को एक्सेल शीट में पास करने की अनुमति देता है।

Secop

यह एक ऐसा सॉफ्टवेयर है जो आविष्कारों के सावधानीपूर्वक नियंत्रण की अनुमति देता है, इसलिए यह वेयरहाउस कंपनियों के लिए उपयोगी है।

यह बिक्री और खरीद के पंजीकरण को भी सक्षम बनाता है।

Alvendi

यह एक सॉफ्टवेयर है, जो कि Secop के समान है, हालांकि एक सरल इंटरफ़ेस के साथ।

Moyex

यह एक सॉफ्टवेयर है जो आपको उच्च स्तर के विवरण के साथ आदेशों को नियंत्रित करने की अनुमति देता है।

Prestacob जैसे अधिक विशिष्ट सॉफ़्टवेयर हैं, जो आपको किसी कंपनी द्वारा जारी किए गए इनवॉइस को पंजीकृत करने, प्रिंट करने और परामर्श करने के लिए ऋण या फैक्टूल बनाने की अनुमति देता है।

जैसा कि देखा गया है, यह व्यवसाय प्रबंधन के भीतर एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया है जो समय के साथ विकसित हुई है और संगठन के आकार और प्रकृति द्वारा आवश्यक रूप से परिष्कृत और जटिल हो सकती है।

लेखांकन प्रक्रिया एक व्यवसाय के उचित कामकाज को सुनिश्चित करने का एक तरीका है और इसके चरणों और मोड को संगठन के लिए अनुकूलित किया जाता है।

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