पत्राचार इकाई एक कार्य केंद्र है कि प्राप्त करता है, वर्गीकरण, रिकॉर्ड है और केंद्रीय विभिन्न प्रभागों के बीच एक संगठन के सभी सदस्यों के लिए आंतरिक और बाहरी संचार और दस्तावेजों वितरित करता है। इसका उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि वे अपने प्राप्तकर्ता को कुशलतापूर्वक, जल्दी और सर्वोत्तम परिस्थितियों में वितरित किए जाएं।
पत्राचार नियंत्रण प्रक्रियाओं को कारगर बनाने के लिए निजी और सार्वजनिक संस्थाएँ या निगम इस दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्रम को लागू करते हैं। यह एक प्रक्रिया है जो संगठनात्मक गतिशीलता में एकीकृत है और कंपनी के उद्देश्यों की उपलब्धि की अनुमति देता है।
पत्राचार इकाई एक कंपनी के भीतर सूचना के कुशल और शीघ्र वितरण को सुनिश्चित करती है। स्रोत: pixabay.com
पुराने अभिलेखागार से डिजिटल युग तक, इस विभाग की संगठन पद्धति का उद्देश्य ब्याज की दस्तावेजी जानकारी और नियंत्रण रिकॉर्ड, फाइलें, प्रक्रिया मैनुअल और सभी इतिहासों की सुरक्षा के लिए आसान पहुंच की अनुमति देना है। भौतिक और / या डिजिटल प्रारूप में कंपनी।
वर्तमान में दस्तावेज़ प्रबंधन में तेजी लाने के लिए सॉफ़्टवेयर विकसित किए गए हैं, जिसका पर्यावरणीय वातावरण पर सकारात्मक प्रभाव पड़ा है, क्योंकि भौतिक फ़ाइल गायब हो जाती है और कागज की खपत से बचा जाता है।
इसी तरह, इंट्रानेट और एक्स्ट्रानेट के माध्यम से पत्राचार की डिलीवरी या रसीद को अधिक गतिशील और शीघ्र बनाया जाता है।
विशेषताएं
पत्राचार इकाई के पास विशिष्ट कार्य हैं जो उस दस्तावेज को व्यवस्थित और व्यवस्थित रूप से वितरित करते हैं, जिसमें उस पत्राचार को वितरित किया जाता है जिसमें व्यवसाय या सेवा के लिए निहित जानकारी होती है, साथ ही प्रशासनिक और संगठनात्मक गतिविधि का समर्थन करने के लिए सभी महत्वपूर्ण दस्तावेज होते हैं।
पत्राचार इकाई के विशिष्ट कार्यों में निम्नलिखित शामिल हैं:
- दस्तावेजों के प्रवेश और निकास पर नियंत्रण।
- संबंधित क्षेत्रों में संचार वितरित करें।
- प्रक्रिया पत्राचार और संचार आंतरिक और बाहरी रूप से उत्पन्न।
- दस्तावेजों को स्कैन करें।
- कंपनी के डॉक्यूमेंट्री फंड के दस्तावेजों का ऑर्डर, वर्गीकरण और वर्णन करें।
- दस्तावेजी उत्पादन को संरक्षित और नियंत्रित करना।
- उत्पन्न या प्राप्त (पठन) करने वाले पत्राचार को लगातार संख्याएँ सौंपना।
- उन दस्तावेजों और संचारों का चयन करें जिन्हें आवश्यक रूप से रखा जाना चाहिए और उन्हें केंद्रीय संग्रह में स्थानांतरित करना चाहिए।
संरचना
पत्राचार इकाई कंपनी या संस्थान के आकार और विशेषताओं के अनुसार आयोजित की जाती है। यह आम तौर पर एक मुख्यालय पर निर्भर करता है जो दो उप-वर्गों में विभाजित है: एक प्रवेश के लिए और एक निकास के लिए।
प्रत्येक सबयूनिट में विशिष्ट कार्यों का प्रशासन और नियंत्रण है जो आंतरिक और बाह्य दोनों पत्राचार के साथ करना है। इस प्रकार की इकाइयाँ इस प्रकार संरचित हैं:
नेतृत्व
यह नियमों और नीतियों को परिभाषित करता है जो दस्तावेजों के उत्पादन को तर्कसंगत बनाने, मानकीकृत और विनियमित करने, वितरण के तरीके, पत्राचार भेजने और प्राप्त करने और विभाग के सदस्यों के असाइनमेंट को परिभाषित करता है। यह कहना है, एक समन्वित तरीके से वे दस्तावेज़ और संग्रह प्रबंधन प्रक्रिया और इसके कुशल व्यवस्थितकरण को जाल बनाते हैं।
मैचिंग सबयूनिट
वह कंपनी द्वारा स्थापित नीतियों और नियमों के आधार पर दस्तावेज़ प्रबंधन क्षेत्र में वितरण और नियंत्रण के तरीकों को लागू करने के प्रभारी हैं। इस में विभाजित है:
भीतर का पत्राचार
वे दस्तावेज हैं जो संस्था के विभिन्न विभागों को पहुंचते हैं और निर्देशित होते हैं। इस क्षेत्र में दस्तावेज प्राप्त होते हैं। रसीद की स्वीकृति को सील करने से पहले, यह सत्यापित किया जाना चाहिए कि:
- वे वास्तव में संस्था या कंपनी के लिए अभिप्रेत हैं।
- मामला संस्था या कंपनी का है।
- वे विधिवत सील और हस्ताक्षरित हैं।
- एनेक्स, यदि कोई हो, पूर्ण। यदि वे नहीं हैं, तो दावे को जारीकर्ता को लिखित या मौखिक रूप से तुरंत किया जाना चाहिए।
- रसीद की तारीख और समय के साथ सबयूनिट की मुहर लगाई जाती है।
नियंत्रण और वितरण
फिर, दस्तावेजों को विभाग के अनुरूप प्रतीक रखकर वर्गीकृत किया जाता है जहां उन्हें भेजा जाना चाहिए। पंजीकरण मुख्य नियंत्रण डेटा के अनुसार किया जाता है, जैसे रसीद की तारीख, विभाग जिसे वह नियत किया जाता है, पंजीकरण नियंत्रण संख्या और मूल प्रेषक का डेटा।
इस प्रलेखन और वर्गीकरण चरण के बाद, वितरण किया जाता है, जिसमें प्रत्येक विभाग या एजेंसी को पत्राचार भेजा जाता है। कहा विभाग रसीद और समझौते की पावती की मोहर लगाने के लिए आगे बढ़ेगा।
इस घटना में कि यह निर्धारित किया जाता है कि एक दस्तावेज संस्था को संबोधित नहीं है या इसकी क्षमता के भीतर नहीं है, इसे उचित स्पष्टीकरण के साथ मूल के प्रेषक को वापस कर दिया जाएगा।
आउटबाउंड पत्राचार
यह क्षेत्र कंपनी या संस्थान के प्रत्येक विभाग से पत्राचार और दस्तावेज प्राप्त करने और उन्हें अपने गंतव्य के अनुसार व्यवस्थित करने के लिए प्रभारी है। निम्नलिखित मान्य होने के बाद, यह एक बार उचित चैनलों के माध्यम से प्रेषण करेगा:
- दस्तावेजों को संस्थागत कागज पर लिखा जाना चाहिए।
- दस्तावेजों पर हस्ताक्षर होना चाहिए (मूल और प्रतिलिपि दोनों)।
- अनुलग्नक संलग्न किया जाना चाहिए।
- प्राप्तकर्ता और पते का विवरण सही होना चाहिए।
- दिनांक और कोड के साथ नियंत्रण और चेक-आउट दिखाई देना चाहिए।
शिपमेंट के लिए स्थापित डेटा और विशेषताओं की समीक्षा और अनुमोदन करने के बाद, हम रसीद के सबूत देने के लिए आगे बढ़ते हैं।
यह क्षेत्र मार्ग के अनुसार प्रेषण और डिलीवरी के लिए मार्ग के अनुसार वर्गीकृत करने की जिम्मेदारी मानता है (मेल द्वारा, व्यक्तिगत रूप से या सीधे, एक एक्सचेंज के माध्यम से, दूसरों के बीच)।
लिफाफे को लेबल किया जाएगा और उनके पास मौजूद दस्तावेजों को वितरण नियंत्रण या चालान में उन साधनों के अनुसार पहचाना जाएगा जिनके द्वारा उन्हें भेजा जा रहा है। आपको रसीद के प्रमाण के रूप में स्टाम्प किए गए और हस्ताक्षरित दस्तावेजों की एक प्रति लौटानी होगी।
अंत में, वे चेक-आउट और नियंत्रण स्थापित करने के लिए वर्णमाला, संख्यात्मक, विषयगत या कालानुक्रमिक क्रम में दायर किए जाते हैं।
महत्त्व
पत्राचार इकाई एक संवेदनशील और अति गोपनीय क्षेत्र है। यह इस बात पर निर्भर करता है कि संस्था के भीतर और बाहर संबंधों को प्रभावी और समयबद्ध तरीके से चलाया जाता है।
पत्राचार इकाई का महत्व इस तथ्य पर निर्भर करता है कि यह वह है जो संस्था या कंपनी की स्मृति का गठन करने वाले दस्तावेजों के संरक्षण, संरक्षण और संरक्षण की गारंटी देता है।
मुख्य उद्देश्य इकाई के भीतर लिखी गई लिखित जानकारी तक समयबद्ध तरीके से पहुंच प्रदान करना है।
संदर्भ
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- Gutiérrez, E. "सही ढंग से अपनी कंपनी के रिकॉर्ड बनाने और व्यवस्थित करने के लिए 4 कदम" वे कागजात नहीं हैं। 8 जुलाई, 2019 को बिना कागजात से पुनर्प्राप्त: nosonpapeles.com
- एस्कोबार, सी। "गतिविधियों में संगठन"। 8 जुलाई, 2019 को गतिविधियों से पुनर्प्राप्त: blogspot.com
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