एक औपचारिक पत्र में निहित डेटा के रूप में स्पष्ट रूप से संभव के रूप में वांछित संदेश व्यक्त करने के लिए डिजाइन किए हैं। वे शीर्षक, अक्षर का शरीर, निष्कर्ष, विदाई और हस्ताक्षर हैं।
पत्र उन लोगों या पार्टियों के बीच संचार का एक साधन है जो एक दूसरे को जानते हैं या नहीं कर सकते हैं, लेकिन जिनका संबंध आपसी सम्मान पर आधारित है। इसलिए, इस प्रकार के संचार में उपयोग की जाने वाली भाषा अपने सभी हिस्सों में औपचारिक और विनम्र है।
बुनियादी डेटा की एक श्रृंखला है जो औपचारिक पत्रों में दिखाई देनी चाहिए; इस तरह, जो कोई भी इसे प्राप्त करेगा, उनके बारे में सटीक और स्पष्ट जानकारी प्राप्त करेगा कि उन्हें क्या सूचित किया जा रहा है।
एक औपचारिक पत्र के 5 बुनियादी तथ्य
1- हैडर
यह में विभाजित है: लेटरहेड (प्रेषक का डेटा), स्थान और दिनांक, प्राप्तकर्ता का नाम और ग्रीटिंग।
यदि पत्र किसी कंपनी या संस्थान द्वारा बनाया जाता है, तो आमतौर पर लेटरहेड स्टेशनरी का उपयोग किया जाता है; पत्र भेजने वाले की पहचान करने वाला लेटरहेड भी प्रिंट किया जा सकता है।
फिर वह शहर जहां से यह लिखा गया है और तारीख दिखाई देनी चाहिए, जो आम तौर पर सही मार्जिन पर स्थित होती है और निम्नानुसार टूट जाती है: संख्याओं में दिन, पत्रों में महीना और इसके चार आंकड़ों का संकेत।
अगली पंक्ति प्राप्तकर्ता के नाम से संबंधित है, जो स्थिति, पेशे, शिक्षा के स्तर, कुलीनता या उपचार के शीर्षक को इंगित करना चाहिए। उदाहरण के लिए: प्रोफेसर, डॉक्टर, इंजीनियर, अध्यक्ष, नागरिक, मिस।
अंत में, सौहार्दपूर्ण अभिवादन।
2- पत्र का अंग
शुरुआत में, विषय को औपचारिक तरीके से पेश किया जाना चाहिए, जो शिष्टाचार के साथ शुरू होता है और "बहुत सम्मानपूर्वक" या "सबसे पहले एक बहुत ही सौहार्दपूर्ण अभिवादन" जैसे भावों के साथ शुरू होता है।
शरीर बताता है कि किस मामले को संबोधित किया जाना है और कई पैराग्राफ हो सकते हैं, लेकिन यह हमेशा ध्यान में रखना चाहिए कि एक औपचारिक पत्र अपनी सामग्री में बहुत सटीक होना चाहिए। आम तौर पर कम बेहतर है।
3- निष्कर्ष
इसका उपयोग संचार की औपचारिक बर्खास्तगी करने से पहले पत्र के शरीर को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए किया जा सकता है। यह इसकी सामग्री पर जोर देने का एक तरीका है।
4- विदाई
यह आमतौर पर छोटा होता है, एक या दो लाइन फैली होती है, और दिए गए ध्यान के लिए अक्षर को धन्यवाद देकर समाप्त होता है।
"आप" या "आप" के उपचार का उपयोग प्राप्तकर्ता को संदर्भित करने के लिए औपचारिक रूप से किया जाता है, यह दर्शाता है कि कुछ परिणाम या प्रतिक्रिया अपेक्षित है और उसे संबोधित करते समय प्रशंसा दिखाई दे रही है।
उदाहरण के लिए: "यह आपके ऊपर है कि आप इस अनुरोध का जवाब दें", "ईमानदारी से", "आगे के संदर्भ के बिना"।
5- हस्ताक्षर
प्रेषक का डेटा संचार जारी करने के लिए जिम्मेदार प्रतिनिधि या व्यक्ति के रूप में रखा गया है। हस्ताक्षर के लिए धन्यवाद, कई पत्र पाठक उन्हें विश्वसनीयता देते हैं।
हालांकि, सभी पत्र प्रेषक के हस्ताक्षर के साथ समाप्त नहीं होते हैं। कुछ मामलों में अक्षर प्रारंभिक के साथ समाप्त होते हैं जैसे: पीडी, सीसी या XX / xx।
पीडी के साथ समाप्त होने वाला एक पत्र एक पोस्टस्क्रिप्ट को संदर्भित करता है, यह दर्शाता है कि पत्र के निष्कर्ष के बाहर याद रखने या विचार करने के लिए कुछ महत्वपूर्ण है।
दूसरी ओर, "Cc" इंगित करता है कि पत्र किसी अन्य व्यक्ति, प्राधिकरण, कंपनी या संस्थान को कॉपी किया गया है।
अंत में "XX / xx" है। ये पत्र उस व्यक्ति के बड़े अक्षरों में आद्याक्षर का पालन करते हैं जो पत्र को लिखता है या लिखता है, और पत्र लिखने वाले या हस्तांतरित करने वाले व्यक्ति के निचले मामले में प्रारंभिक अक्षर।
संदर्भ
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