दस्तावेजों का जीवन चक्र क्या है? - संस्कृति शब्दावली - 2025

दस्तावेजों के जीवन चक्र के चरणों का एक उत्तराधिकार, जिसके माध्यम से एक फ़ाइल अपनी उपयोगी जीवन भर गुजरता है के होते हैं। ये चरण किसी दस्तावेज़ के निर्माण से लेकर उसके सभी उपयोगों और संशोधनों तक होते हैं, जब तक कि नष्ट या स्थायी रूप से संग्रहीत नहीं हो जाते।

द्वितीय विश्व युद्ध के बाद संयुक्त राज्य अमेरिका में दस्तावेजों के जीवन चक्र की अवधारणा बनाई गई थी। यह बड़ी संख्या में फ़ाइलों को संभालने के लिए एक उचित तरीका खोजने की आवश्यकता के कारण था।

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प्रत्येक अनुशासन अपने ध्यान और संग्रह की प्रकृति को ध्यान में रखते हुए, दस्तावेजों के जीवन चक्र को अलग-अलग तरीके से देखता है। उदाहरण के लिए, कानूनी दस्तावेज के जीवन चक्र में शैक्षणिक दस्तावेज की तुलना में अलग-अलग चरण हो सकते हैं।

प्रत्येक मामले में, एक दस्तावेज को कितने समय तक रखा जाना चाहिए, इसे कैसे संग्रहीत किया जाना चाहिए या इसका सही उपयोग क्या होना चाहिए, इस पर विचार अलग-अलग होता है। इसी तरह, इसके जीवन चक्र के चरणों के लिए भी अलग-अलग दृष्टिकोण हैं।

उदाहरण के लिए, किसी कंपनी या सरकारी संस्था को उनकी आयु के कारण कोई मूल्य नहीं होने के दस्तावेज हो सकते हैं। हालांकि, ये समान अभिलेखागार में एक संग्रहालय के लिए एक उच्च ऐतिहासिक मूल्य हो सकता है।

एक और मौलिक अंतर वह है जो एनालॉग और डिजिटल दस्तावेजों के बीच मौजूद है। यद्यपि यह महत्व दस्तावेजों की सामग्री में निहित है, लेकिन डिजिटल फाइलों का अस्तित्व उनके संचालन और उनके जीवन चक्र के चरणों में विशिष्टताओं को दर्शाता है।

दस्तावेजों की तीन उम्र

चित्र: स्लाइडप्लेयर

1972 में इतिहासकार कार्लोस वायफल्स ने थ्री एज का सिद्धांत प्रस्तावित किया। इसके अनुसार, दस्तावेज़ ऐसी वस्तुएं हैं जिनकी एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया होती है जिसके दौरान उनके उपयोग को रूपांतरित किया जाता है।

सामान्य तौर पर, दस्तावेज़ निर्माण के तुरंत बाद और एक निर्दिष्ट समय के लिए गहन उपयोग में होते हैं। हालांकि, समय के साथ यह उपयोग कम हो जाता है जब तक कि यह पूरी तरह से बंद नहीं हो जाता है, या तो क्योंकि वे संग्रहीत या नष्ट हो जाते हैं।

वायफ़ेल्स के अनुसार, यह चक्र जो सभी दस्तावेजों से गुजरता है, उसे तीन युगों में विभाजित किया जाता है: प्रशासनिक या सक्रिय आयु, मध्यवर्ती या अर्ध-सक्रिय आयु और निष्क्रिय या ऐतिहासिक आयु।

प्रशासनिक या सक्रिय आयु (प्रबंधन फ़ाइल)

किसी दस्तावेज़ की सक्रिय अवधि का संदर्भ देता है। यह इसके निर्माण के क्षण से शुरू होता है और विभिन्न चरणों से गुजरता है जिसमें इसे अक्सर परामर्श, स्थानांतरित और साझा किया जाता है।

उदाहरण के लिए, उपयोगिता बिल के प्रशासनिक युग की शुरुआत होती है। फिर एक सीमित समय के लिए चलते रहें - पोस्टमैन द्वारा वितरित या ईमेल करते समय, चेक करते समय, और भुगतान करते समय।

मध्यवर्ती या अर्ध-सक्रिय आयु (केंद्रीय फ़ाइल)

यह वह अवधि है जिसमें दस्तावेज़ ने उपयोगिता खो दी है जिसके लिए इसे बनाया गया था। इसलिए, यह प्रशासनिक युग में उपयोग में उतना सक्रिय नहीं है। हालांकि, इसे संरक्षित किया जाता है और बार-बार परामर्श किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, एक उपयोगिता बिल की मध्यवर्ती आयु तब शुरू होती है, जब भुगतान करने के बाद, इसे एक फ़ोल्डर में दर्ज किया जाता है। यह बहुत संभावना है कि इसे फिर से परामर्श नहीं किया जाएगा, हालांकि, एक चिंता पैदा होने पर इसे फाइल पर रखा जाता है।

दस्तावेज़ों का अर्ध-सक्रिय जीवन दस्तावेज़ के प्रकार और संदर्भ के आधार पर परिवर्तनशील हो सकता है। एक कानूनी दस्तावेज, उदाहरण के लिए, एक उपयोगिता बिल की तुलना में अधिक सक्रिय जीवन हो सकता है।

निष्क्रिय आयु या ऐतिहासिक आयु (ऐतिहासिक संग्रह)

अभिलेखागार की अंतिम अवधि का संदर्भ देता है। हालांकि, सभी फाइलों का गंतव्य एक ही नहीं होता है। उनकी प्रकृति के आधार पर, उन्हें ऐतिहासिक या नष्ट किया जा सकता है।

ऐतिहासिक अभिलेखागार वे हैं जिनका सांस्कृतिक या अनुसंधान मूल्य है। इसलिए, इस चरण के दौरान, संरक्षण विधियों को यथासंभव पूरी तरह से संरक्षित करने की मांग की जाती है।

दस्तावेजों के जीवन चक्र में चरणों

तीनों युगों का सिद्धांत एक सामान्य तरीके से मौलिक चरणों को स्थापित करता है जो सभी दस्तावेजों से गुजरता है। हालांकि, ऐसे अन्य विशिष्ट चरण भी हैं जो दस्तावेजों की उपयोगिता और हैंडलिंग को परिभाषित करते हैं।

एक दस्तावेज जिस चरण से गुजरता है वह उसके मूल्य, उसके उपयोग और उसके संदर्भ पर निर्भर करता है। इन विशेषताओं के अनुसार, यह निर्धारित किया जाता है कि इसे किस चरण में जाना चाहिए और उनमें से प्रत्येक के लिए तकनीकी और प्रशासनिक प्रावधान क्या हैं।

ये कुछ मुख्य चरण हैं जो एक दस्तावेज़ अपने उपयोगी जीवन में गुजरता है:

1-क्रिएशन: डॉक्यूमेंट के निर्माण में या तो प्रिंटेड या डिजिटल फॉर्मेट में होता है।

2-संग्रहण: उस प्रारूप के अनुसार जिसमें दस्तावेज़ बनाया गया है, इसे भौतिक या डिजिटल रूप से संग्रहीत किया जाता है। कुछ मामलों में, डिजिटलीकरण चरण पर भी विचार किया जाता है, जब यह प्रक्रिया का हिस्सा होता है।

3-वर्गीकरण: प्रत्येक संदर्भ में स्थापित मापदंडों के अनुसार दस्तावेजों के संगठन, वर्गीकरण या अनुक्रमण को संदर्भित करता है।

4-स्थानांतरण: इसकी विशेषताओं के अनुसार किसी दस्तावेज़ को भेजने और / या वितरण करने के लिए संदर्भित करता है। वर्तमान में यह फिजिकल मेल द्वारा डिलीवरी को संदर्भित कर सकता है या ईमेल द्वारा डिलीवरी हो सकती है।

5-वितरण: यह चरण उन दस्तावेजों को संदर्भित करता है जो सार्वजनिक उपयोग या आवश्यकता के होते हैं, इसलिए बनाए जाने के बाद उन्हें लोगों के एक निश्चित समूह के सामने प्रकट करने की आवश्यकता होती है।

6-सहयोगात्मक उपयोग: वर्तमान में, फ़ाइलों को साझा उपयोग और संपादन के लिए व्यवस्थित किया जा सकता है। यह चरण हालिया उपस्थिति का है और इसे डिजिटल दस्तावेजों के लिए विशेष रूप से माना जाता है।

7-परामर्श: उस चरण को संदर्भित करता है जिसमें दस्तावेजों को इस इरादे से व्यवस्थित किया जाता है कि उन्हें परामर्श दिया जा सके। इस प्रक्रिया के दौरान, सुरक्षा और / या एक्सेसिबिलिटी प्रावधान बहुत महत्वपूर्ण होते हैं, जो उस जनता पर निर्भर करता है जो जानकारी तक पहुंचने की उम्मीद करती है।

8-संग्रह या विनाश: यह सभी दस्तावेजों के जीवन चक्र में अंतिम चरण है। यह उस क्षण से मेल खाता है जिसमें यह तय किया जाता है कि इसका संरक्षण करने के लिए पर्याप्त ऐतिहासिक मूल्य है या इसके विपरीत, यह नष्ट हो गया है।

माध्यम

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