प्रक्रिया पुनर्रचना: प्रकार, मॉडल, चरण और उदाहरण - दुदास - 2025

प्रक्रिया पुनर्रचना एक व्यवसाय प्रबंधन रणनीति है कि आदेश प्रदर्शन, उत्पादकता और गुणवत्ता में पर्याप्त सुधार प्राप्त करने के लिए वर्कफ़्लो और एक संगठन के व्यापार प्रक्रियाओं के विश्लेषण पर केंद्रित है।

किसी संस्था के मिशन को बेहतर ढंग से समर्थन देने और लागत को कम करने के लिए, जिस तरह से काम किया जाता है, उस पर पुनर्विचार और पुन: डिज़ाइन करने का अभ्यास है। व्यावसायिक प्रक्रिया एक विशिष्ट परिणाम प्राप्त करने के लिए किए गए परस्पर कार्यों या गतिविधियों के सेट को संदर्भित करती है।

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यह संगठन के मिशन, रणनीतिक उद्देश्यों और ग्राहक की जरूरतों के उच्च-स्तरीय मूल्यांकन से शुरू होता है। मौलिक प्रश्न पूछे जाते हैं, जैसे कि क्या मिशन को फिर से परिभाषित करने की आवश्यकता है? क्या मिशन के साथ रणनीतिक उद्देश्य गठबंधन किए गए हैं? ग्राहक कौन हैं?

एक कंपनी को लग सकता है कि यह संदिग्ध मान्यताओं के तहत चल रही है, विशेष रूप से अपने ग्राहकों की जरूरतों और इच्छाओं के संदर्भ में। संगठन के पुनर्विचार के बाद ही उसे क्या करना चाहिए, यह तय करता है कि उसे कैसे बेहतर करना है।

प्रक्रियाओं पर ध्यान दें

मिशन और उद्देश्यों के बुनियादी मूल्यांकन के ढांचे के भीतर, पुनरुत्थान संगठन की प्रक्रियाओं, चरणों और प्रक्रियाओं पर ध्यान केंद्रित करता है जो यह दर्शाता है कि ग्राहक की जरूरतों को पूरा करने वाले उत्पादों और सेवाओं को बनाने के लिए संसाधनों का उपयोग कैसे किया जाता है। या विशेष रूप से बाजार।

पुनर्संरचना लागत, गुणवत्ता, सेवा और गति जैसे महत्वपूर्ण प्रदर्शन उपायों में नाटकीय सुधार प्राप्त करने के लक्ष्य के साथ एक संगठन की मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं को पहचानती है, उनका विश्लेषण करती है और उन्हें पुन: डिज़ाइन करती है।

सूचना प्रौद्योगिकी को मौजूदा व्यावसायिक कार्यों का समर्थन करने के बजाय संगठन और सहयोग के नए रूपों को बनाने के लिए एक प्रवर्तक के रूप में कार्य करने के रूप में देखा जाता है।

प्रक्रिया पुनरुत्थान अलग-अलग विषयों से अपने अस्तित्व को प्राप्त करता है, और चार मुख्य क्षेत्रों की पहचान की जा सकती है, जो परिवर्तन के अधीन हैं: संगठन, प्रौद्योगिकी, रणनीति और लोग। एक प्रक्रिया दृश्य का उपयोग इन क्षेत्रों पर विचार करने के लिए एक सामान्य ढांचे के रूप में किया जाता है।

प्रकार

किसी भी व्यवसाय को शुरू करने के लिए तीन अलग-अलग प्रकार की प्रक्रिया पुनर्रचना है:

लागत में सुधार के लिए पुनर्रचना

इस प्रकार की पुनर्रचना एक कंपनी को गैर-महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं की लागतों में असाधारण कमी ला सकती है, या तो इन प्रक्रियाओं को मौलिक रूप से बदल सकती है, या यहां तक ​​कि उन्हें पूरी तरह से समाप्त कर सकती है।

यह लागतों को कम करने के सामान्य प्रयासों के साथ प्राप्त किया जा सकता है।

अधिक प्रतिस्पर्धी होने के लिए पुनरुत्थान

इस प्रकार के पुनरुत्थान के प्रयास के साथ, यह व्यवसाय में उत्पादित मुख्य प्रक्रियाओं में तल्लीन करना चाहता है।

यह एक विश्व स्तरीय स्तर पर अपनी श्रेणी में सर्वश्रेष्ठ बनने का इरादा रखता है, जबकि कंपनियों के साथ प्रतिस्पर्धात्मक समानता हासिल करता है कि अतीत में नियमों को निर्धारित किया और उद्योग के मानकों को स्थापित किया।

नवाचार के एक कट्टरपंथी बिंदु के लिए पुनर्रचना

इस प्रकार के पुनरुत्थान नवाचार के कट्टरपंथी बिंदुओं का पता लगाने और उन्हें प्रभावित करने का प्रयास करते हैं, मौजूदा नियमों को बदलते हैं और उन सभी कंपनियों के लिए कक्षा में सर्वश्रेष्ठ की एक नई परिभाषा स्थापित करते हैं जो एक बनने की कोशिश कर रहे हैं।

मॉडल

ADKAR मॉडल

मॉडल लोगों में परिवर्तन के तत्व पर केंद्रित है, विशेष रूप से यह सुनिश्चित करने के लिए कि कर्मचारी इसमें शामिल हैं और परिवर्तन में विश्वास करते हैं।

ऐसा करने के बाद, मॉडल व्यवसाय के आयाम को देखने के लिए कदम बढ़ाता है, परिवर्तन की आवश्यकता की पहचान करने पर ध्यान केंद्रित करता है, जिन लक्ष्यों को पूरा करने की आवश्यकता है, इन लक्ष्यों को कैसे पूरा किया जाएगा, और यह किस समय पैमाने पर पूरा होगा।

एक सफल परिवर्तन रणनीति को लागू करने के लिए व्यावसायिक और व्यक्तिगत दोनों आयामों की सावधानीपूर्वक देखभाल की जानी चाहिए। कर्मचारी सहायता सुनिश्चित करने के लिए पाँच प्रमुख चरण हैं।

जागरूकता

कर्मचारियों को वास्तव में पता होना चाहिए कि क्या परिवर्तन हो रहा है और यह क्यों आवश्यक है। यदि कर्मचारियों को इन चीजों के बारे में पता नहीं है, तो वे रणनीति के भीतर प्रेरणा और दिशा खो सकते हैं।

प्रबंधन यह सुनिश्चित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है कि कर्मचारी परिवर्तन प्रक्रिया के प्रत्येक तत्व से पूरी तरह से अवगत हैं।

तमन्ना

परिवर्तन की रणनीति के लिए समर्थन स्वाभाविक रूप से कर्मचारियों से आना चाहिए। कर्मचारियों पर परिवर्तन के लिए मजबूर करने के बजाय, परियोजना दृष्टि और विकास में उन्हें शामिल करना अंतिम परिणाम के लिए उनका समर्थन सुनिश्चित करेगा।

ज्ञान

पुनर्रचना संभवत: कर्मचारियों की दिनचर्या और कौशल में बदलाव के साथ-साथ संगठन में एक सामान्य बदलाव लाएगी।

इस कारण से, कर्मचारियों को इन कौशलों को हासिल करने और विकसित करने के लिए पूरी तरह से सहायता करनी चाहिए।

कौशल

इस ज्ञान को विकसित किया जाना चाहिए, लेकिन यह केवल तभी हो सकता है जब व्यक्तियों के पास आवश्यक कौशल हो।

सुदृढीकरण

परिवर्तन की प्रक्रिया और अपने तरीकों को बदलने वाले व्यक्तियों के लिए पुरस्कार, परिवर्तन होने के बाद प्रबलित होना चाहिए। यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारी पुरानी आदतों में वापस आने के प्रलोभन का विरोध करते हैं।

पुलों का संक्रमण मॉडल

मॉडल की मुख्य ताकत यह है कि यह परिवर्तन पर केंद्रित है, परिवर्तन नहीं। इनमें अंतर सूक्ष्म, लेकिन महत्वपूर्ण है।

परिवर्तन एक ऐसी चीज है जो लोगों के साथ होता है, भले ही वे इससे सहमत न हों। दूसरी ओर, परिवर्तन लोगों के दिमाग में होता है क्योंकि वे परिवर्तन से गुजरते हैं।

परिवर्तन बहुत जल्दी हो सकता है, जबकि संक्रमण आमतौर पर अधिक धीरे-धीरे होता है।

मॉडल संक्रमण के तीन चरणों को उजागर करता है जो लोग परिवर्तन का अनुभव करने के दौरान गुजरते हैं। य़े हैं:

- समाप्ति, हानि और जाने देना।

- तटस्थ क्षेत्र।

- नयी शुरुआत।

ब्रिज कहते हैं कि लोग अपनी गति से प्रत्येक चरण से गुजरते हैं। उदाहरण के लिए, जो लोग बदलाव से सहज हैं, वे तीसरे चरण में जल्दी से आगे बढ़ेंगे, जबकि अन्य पहले या दूसरे चरण में रहेंगे।

के चरण

व्यवसाय प्रक्रिया का पुनरुद्धार करना कोई आसान काम नहीं है। जब तक प्रत्येक चरण सफलतापूर्वक पूरा नहीं हो जाता, तब तक परिवर्तन के प्रयास विफल हो सकते हैं।

परिवर्तन की आवश्यकता को पहचानें और संवाद करें

एक जांच होनी चाहिए। क्या प्रक्रियाएँ काम नहीं कर सकती हैं? क्या कुछ मामलों में कंपनी की तुलना में प्रतिस्पर्धा बेहतर या बदतर है?

सभी जानकारी उपलब्ध होने के बाद, विभिन्न विभागों के नेताओं की भागीदारी के साथ एक बहुत ही पूर्ण योजना विकसित की जानी चाहिए।

प्रबंधन को विक्रेता की भूमिका निभानी होगी। आपको परिवर्तन की बड़ी दृष्टि को बताना होगा और यह दिखाना होगा कि यह सबसे कम-कुशल कर्मचारियों को भी कैसे सकारात्मक रूप से प्रभावित करेगा।

विशेषज्ञों की टीम इकट्ठा करें

किसी भी अन्य परियोजना के साथ, प्रक्रिया पुनर्रचना के लिए उच्च प्रशिक्षित और प्रेरित लोगों की एक टीम की आवश्यकता होती है जो आवश्यक कदम उठाएंगे। ज्यादातर मामलों में, टीम में निम्न शामिल हैं:

वरिष्ठ प्रबंधक

जब एक बड़ा बदलाव करने की बात आती है, तो आपको किसी ऐसे व्यक्ति की निगरानी की जरूरत है जो निर्णय ले सकता है और जिसे सीधे संपर्क करना है।

सीओओ

किसी को जो प्रक्रिया की जटिलताओं को जानता है, उसकी आवश्यकता होगी। वहां, संचालन प्रबंधक हस्तक्षेप करता है, प्रक्रियाओं के साथ काम करता है और अपने विशाल ज्ञान में योगदान करने में सक्षम होता है।

विशेषज्ञों को फिर से देखना

सही इंजीनियरों की जरूरत होगी। आईटी से विनिर्माण तक कई अलग-अलग क्षेत्रों में पुनर्मिलन प्रक्रियाओं को विशेषज्ञता की आवश्यकता हो सकती है।

अक्षम प्रक्रियाओं का पता लगाएं और प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI) को परिभाषित करें

सही KPI को परिभाषित किया जाना चाहिए। KPI आमतौर पर प्रक्रिया को अनुकूलित किए जाने के आधार पर भिन्न होते हैं।

फिर प्रक्रियाओं का व्यक्तिगत रूप से पालन किया जाना चाहिए। ऐसा करने का सबसे आसान तरीका आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को मैप करना है।

यह बहुत आसान है अगर आपके पास कदम से कदम लिखने में सब कुछ है। यह वह जगह है जहां परिचालन प्रबंधक काम में आता है, क्योंकि यह प्रक्रियाओं को परिभाषित करने और विश्लेषण करने में आसान बनाता है।

प्रक्रियाओं के साथ काम करने का सबसे बुनियादी तरीका फ्लो चार्ट है। एक पेंसिल और कागज लें और चरण दर चरण प्रक्रियाओं को लिखें।

यदि आपके पास तकनीक का अधिक ज्ञान है, तो प्रक्रिया विश्लेषण के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना सब कुछ बहुत आसान बना सकता है।

रीडिज़ाइन प्रक्रियाओं और KPI की तुलना करता है

इस बिंदु पर, जोड़ने के लिए बहुत कुछ नहीं है। अब जो करने की जरूरत है, वह यह है कि सिद्धांतों को अमल में लाते रहें और देखें कि कैसे KPI को बनाए रखा जाता है।

यदि केपीआई दिखाते हैं कि नया समाधान बेहतर काम करता है, तो आप समाधान को धीरे-धीरे मापना शुरू कर सकते हैं, इसे अधिक से अधिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं में डाल सकते हैं।

उदाहरण

फोर्ड मोटर्स

1980 के दशक में, अमेरिकी ऑटो उद्योग मंदी के दौर से गुजर रहा था। लागत कम करने की मांग करते हुए, फोर्ड ने अपने कुछ विभागों की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का पूरी तरह से विश्लेषण करने का फैसला किया, जो अक्षम प्रक्रियाओं को खोजने की कोशिश कर रहा था।

उन्होंने देखा कि 500 ​​से अधिक लोगों ने लेखा विभाग में काम किया। तुलना के माध्यम से, लगभग 100 लोगों ने एक ही विभाग में इसके प्रतियोगी मज़्दा में काम किया।

इस तथ्य के बावजूद कि फोर्ड एक बड़ी कंपनी थी, इसने एक औसत दर्जे का लक्ष्य निर्धारित किया जो उस विभाग में कर्मचारियों की संख्या को केवल 200 लोगों तक कम करना था।

उन्होंने यह पता लगाने के लिए एक प्रक्रिया पुन: शुरू करने की पहल की कि विभाग के पास इतने सारे कर्मचारी क्यों हैं। उन्होंने वर्तमान प्रणाली का विश्लेषण किया और पाया कि यह निम्नानुसार काम करती है:

- जब क्रय विभाग ने एक खरीद आदेश लिखा, तो उसने देय विभाग को एक प्रति भेजी।

- फिर, सामग्री नियंत्रण विभाग ने माल प्राप्त किया और देय खातों से संबंधित दस्तावेज़ की एक प्रति भेजी।

- उसी समय, आपूर्तिकर्ता ने देय खातों में वितरित माल के लिए एक रसीद भेजी।

पूरी तरह से नई प्रक्रिया

देय देय क्लर्क को तीन आदेशों का मिलान करना था, और उनका मिलान करके, उन्होंने भुगतान मैन्युअल रूप से जारी किया। इस प्रक्रिया के लिए विभाग में बहुत अधिक श्रमशक्ति की आवश्यकता थी।

मामूली बदलाव करने के बजाय, फोर्ड ने एक पूरी तरह से नई प्रक्रिया विकसित की। इस नई प्रक्रिया में सूचना प्रौद्योगिकी ने महत्वपूर्ण भूमिका निभाई।

उन्होंने एक डेटाबेस विकसित किया जिसमें एक सूचना भेजी गई थी जब क्रय विभाग ने एक आदेश दिया था।

जब सामग्री वितरित की गई, तो एक गोदाम कर्मचारी ने उन्हें कंप्यूटर में दर्ज किया। इस तरह वह तुरंत सत्यापित कर सकता है कि वितरित सामग्री क्रम में थी, ताकि बाद में उन्हें स्वचालित रूप से भुगतान किया जाए।

इस तरह, भुगतान करने वाले क्लर्कों से मैच ऑर्डर मांगने वाले खातों को पूरी तरह से समाप्त कर दिया गया, जिससे लिपिक कर्मचारियों की संख्या में 75% की कमी आई।

टाको बेल

टैको बेल ने अपने व्यवसाय का पुनर्निर्माण किया, सेवा पहलू पर अधिक ध्यान केंद्रित किया और अपने विनिर्माण क्षेत्र को केंद्रीकृत किया।

के-माइनस कार्यक्रम के निर्माण के साथ, उनके रेस्तरां के लिए मांस, मक्का, सेम, सलाद, पनीर और टमाटर अब रेस्तरां के बाहर तैयार किए गए थे। रेस्तरां में, इन तैयार सामग्रियों को केवल तब इकट्ठा किया जाता था जब कोई ग्राहक उनसे अनुरोध करता था।

काम करने के इस नए तरीके की कुछ सफलताएं कर्मचारी प्रेरणा, बेहतर गुणवत्ता नियंत्रण, कम दुर्घटनाएं, अधिक बचत और ग्राहक सेवा पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय बढ़ाती थीं।

फायदे और नुकसान

-फायदा

लागत और चक्र समय को कम करें

प्रक्रिया पुनरुत्थान अनुत्पादक गतिविधियों और उन्हें प्रदर्शन करने वाले कर्मचारियों को समाप्त करके लागत और चक्र समय को कम करता है।

टीम पुनर्गठन, प्रबंधन के विभिन्न स्तरों की आवश्यकता को कम करता है, सूचना प्रवाह को तेज करता है, त्रुटियों को दूर करता है और कई हस्तांतरणों के कारण पुन: कार्य करता है।

गुणवत्ता सुधारो

प्रक्रिया का पुनरुद्धार कार्य के विखंडन को कम करके और प्रक्रियाओं के स्पष्ट स्वामित्व को स्थापित करके गुणवत्ता में सुधार करता है।

श्रमिक अपने उत्पादन की जिम्मेदारी लेते हैं और त्वरित प्रतिक्रिया के आधार पर अपने प्रदर्शन को माप सकते हैं।

उत्पादकता बढाओ

प्रक्रिया पुनरुद्धार का लक्ष्य पुरानी प्रक्रियाओं को आधुनिक बनाना है और अक्सर समय की बचत के परिणाम पैदा करते हैं। उदाहरण के लिए, संगठन को पता चल सकता है कि चार के बजाय दो कर्मचारियों द्वारा एक निश्चित प्रक्रिया को अंजाम दिया जा सकता है।

ग्राहक उन्मुखीकरण

कार्य-उन्मुख से प्रक्रिया-उन्मुख में स्थानांतरित करके, ग्राहक पर ध्यान केंद्रित किया गया है। इससे यह फायदा होता है कि सभी अप्रासंगिक प्रक्रियाएं जल्दी सामने आ जाती हैं, जिसके बाद उन्हें आसानी से हटाया या संशोधित किया जा सकता है।

प्रतिस्पर्धी स्थिति में सुधार

आमतौर पर, संगठन द्वारा किए जाने वाले परिवर्तन केवल धीरे-धीरे ध्यान देने योग्य होते हैं। हालांकि, प्रतिस्पर्धी बने रहने और ग्राहकों की जरूरतों को पूरा करने के लिए, आपको उचित रूप से कार्य करना चाहिए।

प्रक्रिया की पुनर्रचना के साथ, अपेक्षाकृत कम समय में आमूल-चूल परिवर्तन लागू किए जाते हैं।

-Disadvantages

स्टाफ अनुकूलन

कुछ कार्यकर्ता परिवर्तनों के अनुकूल नहीं हो सकते हैं, और नए प्रबंधक अभिभूत महसूस कर सकते हैं। यदि प्रक्रिया की समीक्षा के हिस्से के रूप में उनकी प्राथमिक भूमिका को हटा दिया जाता है, तो अन्य श्रमिक अप्रचलित हो जाएंगे।

यदि सोमवार की सुबह एक कर्मचारी सुनता है कि उनके पूरे नौकरी विवरण को बदल दिया गया है, तो यह चिंताजनक लग सकता है।

इसलिए यह बहुत महत्वपूर्ण है कि जो बदलाव लागू किए गए हैं, वे कर्मचारी को अच्छी तरह से बताए जाएं।

निवेश की आवश्यकता है

प्रक्रिया पुनर्रचना के लिए आमतौर पर विशेष रूप से प्रौद्योगिकी में निवेश की आवश्यकता होती है। आउटडेटेड विधियाँ, जैसे किसी कार्य को मैन्युअल रूप से करना, कंप्यूटर प्रोग्राम द्वारा प्रतिस्थापित किया जाना।

कार्यक्रम दक्षता में सुधार करते हैं और त्रुटियों को कम करते हैं, लेकिन कंपनी को सॉफ्टवेयर और प्रशिक्षण में निवेश करना चाहिए, कंपनियों के लिए एक महंगा विकल्प जो तुरंत खर्चों में कटौती करना चाहते हैं।

संदर्भ

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